Para el huésped, el traslado es lo primero y lo último de su estancia. Si el coche no está en la terminal o llega tarde a la salida, la queja no la recibe la empresa de transporte: la recibe recepción. Por eso elegir quién hace los traslados de tu hotel no es una compra menor, aunque lo parezca. Este artículo reúne lo que conviene preguntar y comprobar antes de confiarle tus huéspedes a nadie.
Lo primero: que sea una empresa que puede hacerlo
Un traslado privado reservado con antelación, con coche y conductor, lo hace en España una empresa de alquiler de vehículos con conductor (VTC) o un taxi. Una empresa VTC trabaja con autorización VTC para cada vehículo, y el coche lleva su distintivo. Pide el nombre fiscal y el NIF de la empresa, y que te diga con qué vehículos va a trabajar. Un proveedor serio no se molesta por esa pregunta: está acostumbrado a que se la hagan.
Las preguntas que separan a un proveedor serio
Casi todos los proveedores dicen que son puntuales. Lo que los diferencia es cómo trabajan cuando algo cambia. Estas son las preguntas que conviene hacer en la primera conversación:
- ¿Cómo se pide un traslado: por teléfono, por correo, con un enlace o desde una cuenta?
- ¿Cuándo está confirmado un traslado y cómo me entero?
- ¿El precio se cierra antes de pedir o se calcula al llegar?
- ¿Qué vehículos hay y cuántas plazas reales tienen con maletas?
- ¿Qué pasa si el vuelo del huésped se retrasa?
- ¿Quién contesta si hay un problema de madrugada?
- ¿Cómo se paga y quién emite la factura?
Cómo se pide
Un traslado pedido por mensaje a un móvil depende de que esa persona lo lea, lo apunte y no se le olvide. Si recepción tiene varios turnos, cada uno lo apunta en un sitio distinto. Pedir por escrito, desde un mismo sitio y con los datos completos (nombre, teléfono, vuelo, hora, personas y maletas) evita la mitad de los fallos.
Cuándo está confirmado
La palabra «confirmado» tiene que significar que hay una empresa que va a hacer ese traslado, con su coche y su conductor. Desconfía de un «OK» que solo quiere decir «lo he leído». Lo ideal es poder ver el estado de cada traslado en cualquier momento sin tener que llamar.
Qué pasa cuando algo cambia
Los vuelos se retrasan, los huéspedes cambian la hora de salida y alguien cancela a última hora. Pregunta cómo se avisa un cambio, hasta cuándo se puede cancelar y qué pasa si el huésped no aparece. Si la respuesta es «llámame», piensa en quién llamará a las cinco de la mañana.
Señales de alarma
- El precio cambia cuando el coche ya ha llegado.
- No confirma nada por escrito.
- No te pide el nombre del huésped ni el número de vuelo.
- Todo depende de un solo número de móvil.
- No sabe decirte quién emite la factura.
Ninguna de estas señales demuestra por sí sola que un proveedor sea malo, pero dos o tres juntas suelen acabar en un huésped esperando en la terminal.
Un conductor de confianza, una empresa o una red
Muchos hoteles empiezan con un conductor de confianza. Funciona mientras hay pocos traslados y él está disponible; deja de funcionar en temporada alta o cuando coinciden tres salidas a la misma hora. Una empresa con flota tiene más coches, pero también sus propios picos.
La tercera opción es pedir los traslados a través de una plataforma que trabaja con varias empresas verificadas. WAT Connect funciona así: el hotel pide el traslado, ve el precio de WAT antes de pedir y lo hace una de las empresas de transporte VTC verificadas por WAT. Abre por provincias, según hay empresas verificadas en cada una. Si tu hotel ya trabaja con una empresa VTC que usa WAT, esa empresa puede darte su propio portal de reservas para que le pidas a ella, con sus precios.
Cómo probar antes de comprometerte
No hace falta pasarle a un proveedor nuevo todos los traslados de la temporada el primer día. Empieza con unos pocos, mejor si alguno es una salida de madrugada, y mira cómo responde: si confirma por escrito, si el precio es el que te dijo, si el conductor encuentra al huésped y si te avisa cuando algo cambia. Después de unas semanas sabrás más que con cualquier presentación comercial.
Preguntas frecuentes
¿Puede un hotel tener su propio coche para hacer traslados?
Hacer traslados de pago con coche y conductor exige la autorización correspondiente. Antes de montar nada así, consúltalo con tu gestor o tu asesor de transporte.
¿Es mejor un taxi o un VTC para los traslados del hotel?
Depende del traslado. Un VTC se reserva con antelación y con precio cerrado; un taxi se coge en la parada o se pide en el momento. Para salidas programadas, lo habitual es reservar con antelación.
¿Qué datos necesita el proveedor de cada huésped?
Nombre, teléfono con prefijo, número de vuelo o tren, hora, número de personas y maletas, y cualquier necesidad especial, como sillas para niños.
