Un huésped que aterriza en una ciudad que no conoce quiere saber una cosa: quién le espera y dónde. Ofrecer el traslado del aeropuerto al hotel es una forma sencilla de empezar bien la estancia, pero solo si está bien contado y bien organizado. Aquí tienes lo que hace falta para que el traslado funcione, desde que el huésped reserva hasta que deja la maleta en la habitación.
Qué ofrecer y cómo llamarlo
Lo que se ofrece es un traslado privado: un coche con conductor reservado con antelación para ese huésped, con su nombre y su hora. No es un taxi que se coge en la parada ni una lanzadera con horario fijo. Conviene decirlo con esas palabras, porque el huésped no siempre sabe la diferencia y es lo que justifica que lo reserve antes de viajar.
En WAT llamamos a esto un WAT: transporte privado reservado con antelación. «Tu WAT está confirmado» quiere decir que tu traslado privado está reservado, con fecha y hora. Puedes usar tus propias palabras; lo importante es que el huésped entienda qué ha reservado.
Los datos que hay que pedir antes de que viaje
- Nombre y apellido de quien viaja, tal como lo dirá el cartel.
- Teléfono con prefijo internacional, que funcione al aterrizar.
- Número de vuelo o de tren, y fecha de llegada.
- Número de personas y de maletas, y si alguna es grande o especial.
- Sillas para niños, mascota, material deportivo o cualquier necesidad.
Con el número de vuelo, el conductor puede saber a qué hora llega de verdad el avión, no solo a qué hora estaba previsto. Con el teléfono con prefijo, puede llamar si no encuentra al viajero. Sin estos dos datos, cualquier retraso se convierte en un problema.
El encuentro en la terminal
El momento más delicado es el encuentro. El huésped sale cansado, con maletas y entre mucha gente. Lo habitual es que el conductor espere en la zona de llegadas con un cartel con el nombre del viajero. Díselo al huésped antes, con palabras sencillas: «Al salir de la zona de recogida de equipaje, el conductor te espera con un cartel con tu nombre».
Cada aeropuerto tiene sus terminales y sus salidas, y en los grandes cambia mucho de una a otra. Si trabajas con un aeropuerto concreto, conviene conocerlo: en el blog tienes, por ejemplo, la guía de Madrid-Barajas.
Cómo contarlo en la reserva
El traslado empieza en el correo de confirmación de la reserva del hotel, no en la terminal. Si el huésped lo ha contratado, la confirmación debería decir:
- Que tiene un traslado privado reservado, con fecha y hora.
- Dónde le espera el conductor y cómo le reconocerá.
- A qué teléfono llamar si su vuelo cambia o si no encuentra al conductor.
- Qué pasa si llega con mucho retraso.
La vuelta al aeropuerto
La salida es más fácil de organizar, porque el huésped está en el hotel. La hora de recogida se fija con él, según la hora de su vuelo, la distancia al aeropuerto y el tráfico a esa hora. Si la salida es de madrugada, pídela el día antes como muy tarde: es cuando más cuesta encontrar un coche libre.
Cómo lo pide un hotel con WAT Connect
Con WAT Connect, el hotel tiene una cuenta de empresa. Al pedir, el establecimiento ya está puesto: recepción elige si el traslado sale del hotel o va hacia él y pone el otro punto, la fecha, la hora, los pasajeros, las maletas y el vehículo. Puede añadir el número de vuelo, quién viaja, los extras y las observaciones. Ve el precio de WAT, con el IVA incluido, antes de pedir, y lo hace una empresa de transporte VTC verificada.
Si el traslado se pide con 24 horas o más de antelación, queda confirmado al pedir; con menos, cuando una empresa verificada lo acepta. El seguimiento automático de los vuelos llegará próximamente; hoy el número de vuelo queda anotado en el traslado. WAT Connect abre por provincias, según hay empresas verificadas en cada una.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si el vuelo del huésped llega tarde?
Depende de cada proveedor: pregunta cuánto tiempo de espera incluye y qué pasa si se supera. Con el número de vuelo y un teléfono con prefijo, el retraso se gestiona mucho mejor.
¿Hay que pagar el traslado por adelantado?
Depende de cómo lo acuerdes con tu proveedor y con el huésped. Lo importante es que el precio esté cerrado antes de pedir y que el huésped sepa si lo tiene pagado o no.
¿Cómo reconoce el huésped al conductor?
Lo habitual es un cartel con su nombre en la zona de llegadas. Díselo en la confirmación de la reserva, con el punto de encuentro.
