Cobrar por kilómetros está bien para rutas nuevas, pero en tu zona haces siempre los mismos trayectos. Para eso están los precios por zonas: un precio fijo, cerrado, entre dos puntos que conoces de memoria.
Cómo funciona
- Dibujas tus zonas en un mapa: el aeropuerto, el casco antiguo, la zona hotelera de playa, el pueblo de al lado.
- Pones el precio entre cada par de zonas, con ida y vuelta distintas si quieres.
- El cliente elige origen y destino y ve ese importe exacto. Sin sorpresas y sin regateo.
Suena simple porque lo es. Lo que cambia no es la aritmética: es que el precio deja de depender de quién coja el teléfono y de qué día tenga.
Por qué una zona no es un código postal
La tentación es calcar la división administrativa. Mal negocio: los códigos postales no tienen nada que ver con lo que te cuesta llegar. Una zona buena se dibuja por tiempo de conducción y por tipo de cliente, no por el mapa del ayuntamiento.
Tres reglas que funcionan al dibujarlas:
- Que dentro de una zona el trayecto hasta el aeropuerto no cambie mucho. Si de un extremo a otro hay veinte minutos de diferencia, son dos zonas.
- Que el cliente reconozca el nombre. «Zona 4» no la entiende nadie; el nombre del pueblo o del barrio, sí.
- Pocas y grandes antes que muchas y pequeñas. Cada zona nueva multiplica los pares de precios que tienes que mantener.
La cuenta que se le olvida a todo el mundo
Con N zonas tienes N × (N − 1) pares de precios si distingues ida y vuelta. Con cuatro zonas son doce importes: llevadero. Con diez zonas son noventa: ya no lo mantiene nadie a mano. Empieza por las zonas que de verdad te dan trabajo y añade solo cuando una ruta se repita.
Zonas y kilómetros no se pelean
Lo razonable es tener las dos cosas. Las zonas cubren lo que haces todos los días; el precio por kilómetro cubre lo que no habías previsto, para que el motor no se quede mudo cuando alguien pide un destino raro.
El orden de resolución importa: si hay precio de zona a zona, manda ese. Si no lo hay, se calcula por distancia. Así nunca te encuentras con que una ruta que tienes cerrada se cobra por kilómetros porque alguien escribió el destino de otra manera. Cómo poner los números de la parte de kilómetros está en cómo fijar el precio de un traslado al aeropuerto.
Lo mejor: se hereda solo
Defines tus tarifas una sola vez y todos tus clientes las usan por defecto. Si un hotel concreto necesita un ajuste —un porcentaje arriba, un precio especial para una ruta— lo cambias solo para ese cliente. El resto sigue con tu tarifa global.
Esto es lo que evita el desastre clásico: tres hojas de cálculo distintas, una por hotel, que llevan meses sin cuadrar entre sí. Aquí hay una tarifa tuya y excepciones declaradas. Cuando subes precios, subes uno y bajan a todos los clientes que no tengan excepción.
Los extras que se cobran aparte
La silla infantil, el tiempo de espera cuando el vuelo se retrasa, la parada intermedia o el vehículo de categoría superior no son tarifa: son extras. Tenerlos declarados evita la conversación incómoda del final del viaje, porque el cliente los ha visto y los ha aceptado al reservar.
Precio con impuestos o sin ellos
Decide una vez y que sea la misma decisión en todas partes. Si tu cliente es un hotel o una agencia, normalmente quiere la base imponible; si es un particular, quiere el importe final que va a pagar. Enseñar un número y facturar otro es la forma más rápida de perder un cliente empresa.
Qué se gana de verdad
Configuras el precio una vez y cobras exactamente eso durante meses. Ni un euro de menos por improvisar al teléfono, ni una discusión con un recepcionista que te pide «lo de la última vez» y no se acuerda de cuánto era.
Y hay un efecto secundario que no se ve al principio: con el precio cerrado puedes dar un enlace de reservas a cada cliente y dejar de estar en medio de cada reserva. Eso es lo que te devuelve las tardes.
Los tres errores de la primera configuración
- Dibujar una zona por pueblo. Quince zonas son doscientos diez precios con ida y vuelta, y nadie los mantiene. Empieza por las cuatro o cinco que te dan el trabajo de verdad.
- Poner el mismo precio a la ida y a la vuelta cuando no valen lo mismo. Una llegada con espera y riesgo de retraso no es una salida.
- Copiar la tarifa del de al lado. No conoces su coste, ni su coche, ni si está ganando dinero con ese precio.
Cada cuánto se revisan
Dos veces al año, y una de ellas antes de tu temporada alta. Lo que se revisa no es solo el importe: es si las zonas siguen teniendo sentido, si algún destino nuevo se ha vuelto habitual y si los extras cubren lo que dicen cubrir.
Cuando la revisión se hace desde una hoja de cálculo, se aplaza. Cuando se hace desde el mismo sitio donde entran las reservas, se hace, porque el número que estás mirando es el que el cliente va a ver esta tarde.