Para una agencia de viajes, el traslado es una parte pequeña del viaje que vende, pero de las que más se recuerdan cuando fallan. El cliente no distingue entre la agencia y la empresa de transporte: si nadie le espera en el aeropuerto, el viaje empezó mal por culpa de la agencia. Gestionar bien los traslados es, sobre todo, una cuestión de orden.
Los datos de cada traslado
Un traslado necesita siempre los mismos datos, y conviene pedirlos al cliente cuando cierra el viaje, no la víspera:
- Nombre de quien viaja y teléfono con prefijo internacional.
- Origen y destino: aeropuerto, estación, hotel o dirección exacta.
- Fecha y hora de recogida; si es una llegada, el número de vuelo o tren.
- Número de pasajeros y de maletas.
- Vehículo: estándar o de gama alta, y si hace falta más espacio.
- Necesidades especiales: sillas para niños, movilidad reducida, mascota.
Si el formulario de reserva de la agencia ya pide estos datos, el traslado se pide sin volver a llamar al cliente. Si no, cada traslado exige un correo de ida y vuelta, y ahí es donde se pierden datos.
Pedir, confirmar y seguir
Pedir con el precio cerrado
La agencia necesita saber el precio del traslado antes de cerrar el viaje con su cliente. Un proveedor que da el precio al momento, o una cuenta en la que el precio sale antes de pedir, ahorra presupuestos por correo que llegan cuando el cliente ya ha decidido.
Saber qué está confirmado
Cada traslado tiene que tener un estado claro: pedido, buscando quién lo haga, confirmado, en curso, terminado. Lo peligroso es el traslado que alguien cree confirmado y no lo está. Si hay que llamar para saberlo, tarde o temprano alguno se quedará sin coche.
Los cambios, en el mismo sitio
El cliente cambia de vuelo, añade una persona o retrasa la vuelta. Cada cambio tiene que quedar escrito junto al traslado, no en un mensaje suelto. Si el cambio llega a menos de un día, confirma con el proveedor que lo ha visto.
Un solo sitio para todos los traslados
Cuando una agencia trabaja con varios proveedores, cada uno con su forma de pedir, los traslados acaban repartidos entre correos, hojas de cálculo y mensajes. Tenerlos en un solo sitio, con su fecha, su estado y su pasajero, permite contestar al cliente sin llamar a nadie y ver de un vistazo qué falta por confirmar.
WAT Connect está pensado para eso. La agencia tiene una cuenta de empresa, y en cada traslado pone el trayecto, la fecha, los pasajeros, las maletas y el vehículo, más el vuelo y las observaciones si los tiene. Ve el precio de WAT, con el IVA incluido, antes de pedir; con 24 horas o más de antelación el traslado queda confirmado al pedir, y con menos, cuando una empresa verificada lo acepta. Todos los traslados están en la misma lista, con su estado. Abre por provincias, según hay empresas verificadas en cada una.
Si la agencia organiza grupos o congresos, WAT Agency añade a la misma cuenta los eventos: cada uno con sus traslados, su agenda e importar desde un Excel. Si la agencia trabaja también como turoperador o DMC, tiene su página en WAT Connect para turoperadores.
El día antes, una revisión
Una costumbre sencilla evita muchos sustos: cada tarde, revisar los traslados del día siguiente. Que todos estén confirmados, que los números de vuelo coincidan con el billete del cliente y que nadie haya cambiado de hotel. Lo que no esté en orden se resuelve con un día de margen, no a la puerta de la terminal.
El equipo de la agencia
En una agencia no pide traslados solo una persona. Conviene que cada una tenga su acceso y que se sepa quién pidió qué. Quien solo consulta no debería poder cancelar, y quien lleva la contabilidad necesita ver lo que le toca. En WAT Connect, cada persona entra con su papel: Dirección, Reservas, Consulta o Facturación.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo hay que pedir los datos del traslado al cliente?
Cuando cierra el viaje. Pedirlos la víspera multiplica los errores y deja poco margen si falta algo.
¿Qué hago si el cliente cambia de vuelo?
Apunta el cambio junto al traslado y avisa al proveedor por escrito. Si falta menos de un día, confirma que lo ha visto.
¿Puede la agencia ver todos sus traslados juntos?
Sí, si los pide desde un mismo sitio. En WAT Connect todos los traslados de la agencia están en una lista, con su estado y un buscador por pasajero.
¿Quién hace el traslado si lo pido con WAT Connect?
Una empresa de transporte VTC verificada por WAT, con su coche y su conductor. WAT no es transportista ni agencia de viajes: pone la cuenta, el precio y la red de empresas verificadas.
