Un turoperador vende paquetes que incluyen, casi siempre, el traslado entre el aeropuerto y el hotel. Multiplicado por todos los clientes de una temporada, ese traslado deja de ser un detalle y se convierte en una operación. Elegir bien a quién se le confía, y pedirle las cosas bien, es lo que separa una temporada tranquila de una temporada de reclamaciones.
Antes de empezar: lo que hay que comprobar
- Que es una empresa que puede hacer traslados privados, con sus vehículos y conductores en regla.
- Cuántos vehículos puede poner en los días pico, no en un día normal.
- Qué gamas de vehículo tiene y cuántas plazas reales con maletas.
- Cómo se piden los traslados y cómo confirma cada uno.
- Quién contesta fuera de horario, y por qué canal.
La pregunta de la capacidad es la más importante y la que menos se hace. Un proveedor con pocos coches puede ser excelente en un martes de noviembre y no llegar en un sábado de agosto con varias llegadas a la vez. Pregúntale cómo cubre los picos: si tiene más coches, si trabaja con otras empresas o si, sencillamente, no los cubre.
Cómo pedir para que no haya que preguntar
Un proveedor que tiene que preguntar algo de cada traslado pierde tiempo y comete errores. Cada petición debería llevar, sin falta: nombre del pasajero principal y teléfono con prefijo, número de vuelo o tren, fecha y hora, origen y destino exactos, número de personas y de maletas y cualquier necesidad especial.
Si el turoperador maneja muchos traslados, conviene enviarlos todos con el mismo formato, por ejemplo desde una hoja con las mismas columnas o desde una cuenta en la que cada campo es obligatorio. Lo que no funciona es mezclar correos, mensajes y llamadas.
Las condiciones que hay que dejar por escrito
Confirmación
Qué significa «confirmado» y cuándo se da. El turoperador necesita saber, para cada traslado, si hay una empresa con coche y conductor comprometida a hacerlo.
Espera y retrasos
Cuánto espera el conductor si el vuelo llega tarde, qué pasa si el retraso es grande y qué pasa si el pasajero no aparece. Son las situaciones que más discusiones generan, y conviene tenerlas pactadas antes de que ocurran.
Cambios y cancelaciones
Hasta cuándo se puede cambiar o cancelar un traslado sin coste, y cómo se avisa. Con muchos clientes, los cambios son diarios.
Factura
Quién factura, a quién, con qué periodicidad y con qué detalle por traslado. Un listado que se pueda cuadrar con las reservas del turoperador ahorra horas al cerrar el mes.
Cómo medir si el proveedor cumple
Al final de cada mes, o de cada temporada, conviene revisar unas pocas cosas: cuántos traslados se pidieron y cuántos se hicieron, cuántos tuvieron incidencias y de qué tipo, y cuánto tardó el proveedor en confirmar los pedidos con poca antelación. No hace falta un informe complicado; basta con anotar las incidencias junto a cada traslado y mirarlas juntas. Es la mejor base para renovar, ampliar o cambiar de proveedor.
Un proveedor por destino o una sola cuenta
Muchos turoperadores trabajan con un proveedor distinto en cada destino. Tiene sentido cuando el volumen es grande y estable. Para lo demás, una sola cuenta desde la que pedir en varios destinos simplifica mucho. WAT Connect funciona así: cada traslado con su precio de WAT antes de pedir, hecho por una empresa de transporte VTC verificada, y todos en la misma lista con su estado. Abre por provincias, según hay empresas verificadas en cada una, así que conviene comprobar los destinos que te interesan. Para programas con muchos traslados, WAT Agency permite importar desde un Excel.
Preguntas frecuentes
¿Qué es lo más importante al elegir proveedor de transporte?
Que pueda cubrir los días pico y que confirme cada traslado por escrito. El precio de un día normal dice poco de cómo responderá en temporada alta.
¿Qué datos debe llevar cada traslado?
Nombre y teléfono con prefijo del pasajero principal, vuelo o tren, fecha y hora, origen y destino exactos, personas, maletas y necesidades especiales.
¿Conviene tener un proveedor por destino?
Cuando el volumen es grande y estable, sí. Si no, una sola cuenta desde la que pedir en varios destinos simplifica la operación.
¿Qué hago si un destino no tiene proveedor?
Búscalo con tiempo, antes de vender el paquete. Si usas WAT Connect y la provincia aún no está abierta, te lo dice al pedir y la petición queda guardada.
