Qué es un DMC y cómo organiza los traslados

DMC son las siglas de Destination Management Company: empresa de gestión de destino. Es la empresa que, en una ciudad o una región, organiza todo lo que necesita un grupo que llega de fuera: alojamiento, traslados, excursiones, cenas, actividades y, a veces, el evento entero. Su cliente suele ser otra empresa —un turoperador, una agencia, un organizador de congresos o una empresa que lleva a sus empleados de viaje— que vende o encarga el viaje, pero no está en el destino.

DMC, agencia de viajes y OPC: en qué se diferencian

• La agencia de viajes vende el viaje al cliente final y suele trabajar desde el origen.
• El turoperador diseña paquetes que venden las agencias.
• El OPC (organizador profesional de congresos) organiza el congreso de principio a fin.
• La DMC es la que conoce el destino y contrata allí a los proveedores locales.

En la práctica, muchas empresas hacen varias de estas cosas a la vez. Lo que define a una DMC es estar en el destino y responder ante su cliente por todo lo que pasa allí, transporte incluido.

Por qué el transporte es lo más delicado

De todo lo que organiza una DMC, el transporte es lo que más depende de las horas. Una cena puede empezar diez minutos tarde sin que pase nada; un grupo que pierde un vuelo de vuelta es un problema serio. Además, el transporte de un grupo no es un servicio: son muchos, que cambian cuando cambian los vuelos.

Los traslados típicos de un programa

• Llegadas: del aeropuerto o la estación al hotel, a horas distintas.
• Del hotel a las actividades, la sede o los restaurantes.
• Excursiones de un día, con el vehículo a disposición.
• Salidas: del hotel al aeropuerto, también a horas distintas.

Cómo organiza una DMC los traslados

Primero, la lista

Todo empieza con la lista de pasajeros y sus vuelos. La DMC agrupa las llegadas por hora y decide qué vehículo necesita cada grupo. Una pareja con dos maletas va en un turismo; seis personas con equipaje, en una minivan; un grupo grande, en varios vehículos o en un autocar. Cuántos vehículos hacen falta se explica en traslados de grupos: cuántos vehículos reservar.

Después, los proveedores

Con la lista agrupada, la DMC pide el transporte a sus proveedores locales. Cuantos más proveedores, más llamadas y más formatos distintos. Lo que busca es saber el precio antes, que cada traslado quede confirmado por escrito y poder ver en todo momento qué falta.

Y el día del viaje

El día de las llegadas, la DMC tiene a alguien pendiente de los vuelos, de los conductores y de los imprevistos. Un vuelo que se adelanta, una maleta perdida, un pasajero que no aparece. Lo que más ayuda ese día es tener todos los traslados en una sola pantalla, con su estado.

Lo que una DMC pide a su proveedor de transporte

• El precio de cada traslado antes de confirmarlo a su cliente.
• Confirmación por escrito de cada servicio, no de la lista entera.
• Vehículos a la altura del cliente: no es lo mismo un grupo de estudiantes que un consejo de dirección.
• Un contacto que conteste el día de las llegadas.
• Un listado al final que cuadre con lo pedido.

La DMC responde ante su cliente por el transporte aunque no lo preste. Por eso le importa tanto poder demostrar qué pidió, cuándo y qué le confirmaron: si algo falla, es lo primero que le van a preguntar. Todo lo que quede por escrito y con su hora es tranquilidad para la DMC y para su cliente.

Herramientas para una DMC

Para los traslados sueltos, WAT Connect da a la DMC una cuenta desde la que pedir cada traslado con el precio de WAT antes de pedir; lo hace una empresa de transporte VTC verificada y la DMC ve el estado de cada uno. Abre por provincias. Para programas y eventos con muchos traslados, WAT Agency para congresos y eventos añade la ficha de cada evento, la planificación de las llegadas por día y hora, la importación desde Excel y una Torre de control con lo urgente arriba.

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