Esta es una lista de comprobación para quien organiza un congreso, una convención o unas jornadas y tiene que mover a los asistentes. No sustituye a la guía larga —la tienes en transporte para congresos y eventos—: es lo que conviene tener a mano para no olvidar nada. Imprímela, cópiala o úsala como plantilla.
Meses antes
- Sede, hoteles y fechas cerrados: sin ellos no se puede calcular nada.
- Una idea de cuántos asistentes vienen de fuera y por dónde llegan.
- Los trayectos del evento: llegadas, hotel a sede, cenas, excursiones y salidas.
- El proveedor o los proveedores de transporte elegidos.
- Las condiciones por escrito: confirmación, espera, cambios y cancelaciones.
Si el congreso coincide con una feria o un gran evento en la misma ciudad, adelanta todo: los coches se reservan antes y escasean en los días grandes.
Con la inscripción
El formulario de inscripción es el mejor momento para pedir los datos del transporte, porque el asistente ya está rellenando algo:
- Si necesita traslado de llegada, de salida o los dos.
- Vuelo o tren, con su número, fecha y hora.
- Hotel en el que se aloja.
- Teléfono con prefijo internacional.
- Acompañantes, maletas y necesidades especiales.
La semana antes
- La lista de llegadas agrupada por día y hora.
- Los vehículos de cada franja, calculados con pasajeros y maletas.
- Cada traslado pedido y confirmado; lo que no lo está, a la vista.
- El punto de encuentro de cada aeropuerto o estación, comunicado a los asistentes.
- Un teléfono de contacto para el día de las llegadas.
Para calcular los vehículos de cada franja, la guía de cuántos vehículos necesita un evento explica el método con un ejemplo.
El día de las llegadas
- Una persona pendiente de los vuelos y de los conductores.
- Los cambios de última hora apuntados junto a su traslado.
- Lo que sigue sin confirmar, revisado a primera hora.
- Un plan para el asistente que no aparece o el vuelo que se retrasa mucho.
Qué decirle a cada asistente
Unos días antes, cada asistente con traslado debería recibir un mensaje corto: que tiene un traslado privado reservado, a qué hora, dónde le espera el conductor y cómo le reconocerá, y a qué teléfono llamar si su vuelo cambia. Cuanto más sencillo, mejor: es lo que leerá con prisa al aterrizar. Si el asistente sabe qué esperar, la mayoría de los imprevistos se arreglan con una llamada.
Durante el congreso
- Las idas y vueltas entre hotel y sede, a las horas del programa.
- Las cenas y actividades, con su hora de salida y de vuelta.
- Los cambios de salida de los asistentes que se van antes o después.
Al terminar
- Las salidas al aeropuerto, con margen para todos.
- Lo pedido cuadrado con lo hecho, traslado a traslado.
- Las incidencias anotadas, para el próximo evento.
- Las facturas revisadas antes de cerrar el presupuesto del evento.
La revisión final no es un trámite. Comparar lo que se pidió con lo que se hizo permite detectar traslados duplicados, servicios que se cancelaron tarde o recogidas en las que el asistente no se presentó. Y las incidencias anotadas son la mejor guía para el siguiente evento: qué aeropuerto dio más problemas, qué franja se quedó corta, qué dato faltó en la inscripción.
Dónde llevar todo esto
Una hoja de cálculo sirve para un congreso pequeño. Cuando hay muchos traslados, varios días y cambios constantes, ayuda tener todo en un panel. WAT Agency es el panel de WAT para quien organiza: cada evento con su ficha, la planificación de las llegadas por día y hora, la importación desde Excel, una Torre de control con lo urgente arriba y un enlace de solo lectura para tu cliente. El transporte se pide con WAT Connect, con el precio de WAT antes de pedir, y lo hacen empresas de transporte VTC verificadas. WAT Connect abre por provincias. El seguimiento automático de vuelos llegará próximamente.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo hay que empezar a organizar el transporte de un congreso?
En cuanto están cerrados la sede, los hoteles y las fechas. Si coincide con una feria en la misma ciudad, cuanto antes.
¿Qué datos de transporte hay que pedir en la inscripción?
Si necesita traslado, vuelo o tren con su número y hora, hotel, teléfono con prefijo, acompañantes, maletas y necesidades especiales.
¿Qué hago con los asistentes que cambian de vuelo?
Apunta el cambio junto a su traslado y avísalo al proveedor por escrito. El día antes, revisa todo lo que ha cambiado.
¿Puede mi cliente ver cómo va el transporte del congreso?
Si lo llevas en WAT Agency, sí: creas un enlace de solo lectura, eliges qué se comparte y cuándo caduca, y lo revocas cuando quieras. No enseña nombres, teléfonos ni importes.
