La pregunta parece sencilla: si viajan veinte personas, ¿cuántos coches hacen falta? La respuesta casi nunca es dividir entre las plazas de cada vehículo. Hay que contar las maletas, las horas de llegada y lo que pasa si un vuelo se retrasa. Este artículo explica cómo hacerlo para un viaje de grupo, una boda, un viaje de empresa o una excursión. Si lo que organizas es un congreso, tienes una guía específica en cuántos vehículos necesita un evento.
Plazas con maletas, no asientos
Un vehículo con siete asientos no lleva siete personas con siete maletas grandes. Lo que cuenta es cuántas personas caben con su equipaje. Un turismo suele ir bien para dos o tres personas con maletas; una minivan, para un grupo algo mayor. Un VTC lleva como mucho ocho pasajeros: la normativa limita estos vehículos a nueve plazas contando la del conductor. Para grupos mayores en un solo vehículo hace falta un microbús o un autocar.
Antes de reservar, pide a cada grupo cuántas maletas lleva y si hay algo especial: sillas para niños, una silla de ruedas, tablas de surf, palos de golf, instrumentos. Cualquiera de esas cosas puede pedir un vehículo más grande.
Las horas: un grupo que llega en varios vuelos
Un grupo de veinte personas que llega en el mismo vuelo es un traslado grande. El mismo grupo repartido en cuatro vuelos son cuatro traslados pequeños, a horas distintas. Antes de calcular vehículos, agrupa las llegadas por hora:
- Los que llegan en el mismo vuelo van juntos.
- Vuelos con poca diferencia pueden compartir vehículo si nadie espera demasiado.
- Si un vuelo suele retrasarse, no hagas esperar a los de otro vuelo por él.
- Las salidas se agrupan por hora de vuelo, con margen para todos.
Un ejemplo
Un ejemplo con números inventados, solo para ver el método. Un grupo de catorce personas va a una boda. Llegan en tres vuelos: seis en el primero, cinco en el segundo y tres en el último, con una maleta grande por persona.
| Vuelo | Personas | Maletas | Vehículo | Comentario |
|---|---|---|---|---|
| Primero | 6 | 6 | Una minivan | Cabe justo; si hay equipaje extra, dos turismos |
| Segundo | 5 | 5 | Una minivan | Holgado |
| Tercero | 3 | 3 | Un turismo | Con maletas grandes, comprobar el maletero |
En total, tres vehículos para las llegadas. Si se hubiera dividido catorce entre las plazas de una minivan, saldrían dos, y la mitad del grupo habría esperado horas en el aeropuerto.
Las salidas, con más margen
En las llegadas, si un vehículo se queda corto, el peor caso es una espera. En las salidas, el peor caso es un vuelo perdido. Por eso las salidas se planifican con más margen: agrupando por hora de vuelo, con la recogida pensada para el que sale antes y, si el grupo es grande, con un vehículo de reserva o con la posibilidad de pedir otro si falta sitio. Pregunta también a qué hora deja cada uno la habitación: no todos se van a la vez aunque el vuelo sea el mismo.
Excursiones y vehículos a disposición
Para una excursión de un día, el cálculo cambia: ya no importan las maletas, sino las plazas cómodas para varias horas de viaje y si el vehículo tiene que esperar al grupo. Dilo al pedir, porque no es lo mismo un traslado de ida y vuelta que un vehículo con conductor a disposición durante el día.
Los errores que más se repiten
- Contar asientos y olvidar las maletas.
- Juntar vuelos con mucha diferencia para ahorrar un vehículo.
- No pedir las sillas para niños con antelación.
- Reservar justo para las salidas, cuando todos tienen que llegar a tiempo.
- No tener el teléfono de cada pasajero principal.
Cómo pedirlo
Con WAT Connect, cada vehículo se pide como un traslado, con sus pasajeros, sus maletas y la gama: Turismo o Minivan, Standard o VIP. El precio de WAT, con el IVA incluido, sale antes de pedir, y el traslado lo hace una empresa de transporte VTC verificada. Abre por provincias. Si el grupo es parte de un evento con muchos traslados, WAT Agency los agrupa en el evento y los planifica por día y hora.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas personas caben en un VTC?
Como mucho ocho pasajeros: la normativa limita estos vehículos a nueve plazas contando la del conductor. En la práctica depende del vehículo y del equipaje.
¿Qué hago con un grupo de más de ocho personas?
Repartirlo en varios vehículos, agrupando por vuelo y por equipaje, o contratar un microbús o un autocar si van todos a la vez.
¿Conviene reservar un vehículo de más?
En las salidas hacia el aeropuerto, a menudo sí: un pasajero sin sitio puede perder su vuelo. En las llegadas, ajusta por vuelo.
¿Qué datos hay que dar al pedir cada vehículo?
Origen y destino, fecha y hora, cuántas personas y cuántas maletas, la gama del vehículo y, si es una llegada, el número de vuelo. Y el nombre y el teléfono de quien encabeza cada grupo.
