La pregunta llega siempre igual: «somos doscientos, ¿cuántos coches necesitamos?». Y la respuesta honesta es que el número de asistentes no lo dice. Doscientas personas que llegan en treinta vuelos a lo largo de dos días se mueven con muy pocos coches; doscientas personas que salen a la vez del mismo hotel a las ocho y media necesitan muchos, o un autocar. Lo que dimensiona el transporte es el pico. Si estás empezando a planificar, la visión completa está en la guía del transporte para congresos y eventos.
Los tres números que necesitas
- Pasajeros en el pico: cuántas personas tienen que moverse en la misma franja de tiempo, por trayecto.
- Capacidad útil por vehículo: cuántos pasajeros caben de verdad con su equipaje, no cuántos asientos tiene.
- Rotaciones: cuántas veces puede hacer el trayecto un mismo vehículo dentro de esa franja.
Con eso, la cuenta es una división: vehículos en el pico = pasajeros en el pico ÷ (capacidad útil × rotaciones), redondeando siempre hacia arriba. Y después se suma la capacidad de guardia.
La capacidad útil: el equipaje manda
Un VTC no puede pasar de nueve plazas contando al conductor: lo fija la normativa estatal de transportes (Ley 16/1987 y su reglamento). Eso deja como mucho ocho pasajeros, y solo en un vehículo de esa capacidad. Pero en un traslado con maletas el límite no son los asientos, es el maletero.
- Una llegada al aeropuerto con maleta grande ocupa más que una ida a la sede con un bolso.
- Un asistente con silla de ruedas o carrito necesita un vehículo adaptado o con espacio, y se cuenta aparte.
- Los ponentes y los VIP viajan solos o en pareja, aunque haya sitio: se cuentan por servicio, no por plaza.
- La capacidad la dice la ficha técnica de cada vehículo y lo que cabe en su maletero; pregúntala a la empresa de transporte.
Para las franjas con más gente que la que cabe en unos pocos coches, la comparación hay que hacerla con un autocar o un microbús, que es otra empresa con otra autorización. Lo habitual en un congreso mediano es combinar los dos.
Las rotaciones: cuántas vueltas da un coche
Si el hotel está a diez minutos de la sede y la franja es de una hora, un coche puede ir, dejar a sus pasajeros, volver y repetir. Si el hotel está a cuarenta minutos o la franja es corta, no da tiempo: cada vehículo hace un viaje. Para calcularlo:
- Tiempo de ida con el tráfico de esa hora, no el de un domingo de madrugada.
- Tiempo de carga y descarga: subir maletas lleva más que subir personas.
- Tiempo de vuelta en vacío hasta el punto de recogida.
- Si la suma cabe dos veces en la franja, son dos rotaciones; si no, una.
En las llegadas al aeropuerto casi nunca hay rotaciones, porque los vuelos se reparten durante el día y cada coche espera a su pasajero. En la ida a la sede sí puede haberlas, si las distancias son cortas.
Un ejemplo resuelto
Los números de este ejemplo son inventados para enseñar la cuenta: cámbialos por los de tu evento.
Supón un evento con 90 asistentes alojados en tres hoteles, que deben estar en la sede antes de las nueve. En el hotel A duermen 54, en el B 24 y en el C 12. Para la cuenta se toma como hipótesis una capacidad útil de 3 pasajeros por turismo y 6 por monovolumen, porque a la sede se va con poco equipaje. Del hotel B y del C a la sede hay quince minutos y da tiempo a dos rotaciones; del A hay cuarenta y solo a una.
| Hotel | Asistentes | Rotaciones | Monovolúmenes de 6 plazas útiles | Comentario |
|---|---|---|---|---|
| Hotel A | 54 | 1 | 9 | Con este volumen y una sola rotación, comparar con un autocar |
| Hotel B | 24 | 2 | 2 | 24 ÷ (6 × 2) = 2 |
| Hotel C | 12 | 2 | 1 | 12 ÷ (6 × 2) = 1 |
| Total | 90 | — | 12 | Más la capacidad de guardia |
La conclusión del ejemplo no es «doce monovolúmenes». Es que el hotel A pide un autocar y los otros dos se resuelven con tres vehículos que dan dos vueltas. Esa es la decisión que el número total de asistentes nunca te habría dado.
La capacidad de guardia
Ningún listado está completo. Siempre hay un ponente que llega antes, un asistente que se encuentra mal o una sesión que acaba tarde. En las franjas de más movimiento conviene tener al menos un vehículo de guardia, localizable y sin servicio asignado, y una persona con autoridad para pedirlo.
Si eres la empresa de transporte
Este cálculo es exactamente lo que el organizador espera que tú le hagas. Si llegas a la reunión con la tabla por hotel y franja, ya no estás compitiendo solo por precio. Y si el pico supera tu flota, decide antes de aceptar cómo lo vas a cubrir: con un compañero de confianza o a través de la bolsa de servicios, donde la reserva y el cliente siguen siendo tuyos.
Para repartir el día después, el calendario por vehículo y por conductor enseña los servicios de cada coche en orden y con sus horas: ahí compruebas, antes de que pase, que dos servicios no se pisan, porque WAT no lo avisa solo. Cómo se organiza una flota que crece está en flota VTC de 2 a 20 coches.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos coches necesito para 100 asistentes?
Depende de cuántos se mueven a la vez, de cuántos caben con su equipaje en cada vehículo y de cuántas vueltas puede dar cada coche en la franja. El total de asistentes, solo, no lo dice: calcula el pico de cada trayecto.
¿Cuántos pasajeros lleva un VTC como máximo?
Ocho: la normativa limita el vehículo a nueve plazas con la del conductor. Con equipaje, menos. La capacidad real la dice la ficha técnica del vehículo.
¿Cuándo compensa un autocar en lugar de varios coches?
Cuando muchas personas salen del mismo sitio a la misma hora hacia el mismo destino y no da tiempo a que los coches den varias vueltas. Para grupos pequeños, hoteles dispersos o llegadas por vuelo, los coches con conductor son más flexibles.
¿Hace falta un vehículo de reserva?
Sí, en las franjas de más movimiento. Siempre hay algo que no está en el listado: un cambio de vuelo, una sesión que se alarga o un asistente que se encuentra mal.
