Un organizador que pide presupuesto de transporte para un congreso necesita dos cosas: un número que pueda meter en el presupuesto del evento y la tranquilidad de que no va a cambiar. Una empresa VTC que lo prepara necesita no perder dinero en ninguno de los trayectos. Este artículo sirve a los dos. Si todavía no sabes cuántos trayectos tiene tu evento, empieza por la guía del transporte para congresos y eventos.
De qué se compone el precio
No hay un precio «por congreso». Hay un precio por cada trayecto, y el total es la suma. Lo que hace que cada uno valga lo que vale:
- La distancia o la zona: del aeropuerto al centro no cuesta lo mismo que a un hotel de las afueras.
- El vehículo: turismo o monovolumen, gama estándar o superior, y si hace falta un vehículo adaptado.
- La hora: muchas empresas aplican un suplemento nocturno a los servicios de madrugada.
- Las esperas: el tiempo que el conductor espera incluido en el servicio y cuánto cuesta el que pase de ahí.
- Los extras: sillas infantiles, equipaje voluminoso, una parada intermedia.
- Los servicios por horas: un coche a disposición para un ponente durante una tarde se presupuesta por tiempo, no por trayecto.
Por eso un precio «por hora» o «por día» para todo el evento casi nunca sirve: mezcla trayectos que no tienen nada que ver. Cómo fijar las tarifas de base está en cómo fijar el precio de un traslado al aeropuerto.
Qué tiene que llevar el presupuesto
- Una línea por trayecto, con fecha, hora, origen, destino, vehículo y pasajeros.
- El precio de cada línea y el total, diciendo si llevan impuestos incluidos.
- Qué incluye cada precio: cuánto tiempo de espera, cuánto equipaje, qué extras.
- Qué pasa si cambia un dato: más pasajeros, otra hora, un vuelo que se retrasa.
- Las condiciones de cancelación y de cambio, por escrito.
- Cómo se paga y cuándo: a cuenta con factura, por transferencia, por adelantado.
| Lo que cambia | Por qué cambia el precio | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Número de pasajeros | Puede pedir otro vehículo o uno más | Presupuestar por vehículo y fijar hasta cuándo se puede cambiar |
| Hora del servicio | Un servicio que pasa a la madrugada puede llevar suplemento | Pedir las horas definitivas antes de aceptar |
| Vuelos con retraso | Alarga la espera del conductor | Pactar desde cuándo cuenta la espera y su precio |
| Trayectos nuevos | Son servicios que no estaban | Presupuestarlos aparte, con las mismas tarifas |
| Cambio de tarifas | Si pasa tiempo entre el presupuesto y la aceptación | Indicar hasta cuándo vale el precio |
Del presupuesto aceptado a las reservas
El problema de casi todos los presupuestos de eventos es lo que pasa después del «sí». El presupuesto vive en un PDF o en una hoja de cálculo, y alguien tiene que teclear cada trayecto otra vez como reserva. Es ahí donde aparece la hora mal copiada.
En WAT, el presupuesto de traslados se arma con los trayectos ya como reservas. Así funciona hoy:
- Cada trayecto es una reserva completa: pasajero, teléfono, vuelo, equipaje, sillas, extras, grupo, cartel y notas para el conductor.
- El precio de cada uno lo calcula WAT con las tarifas de ese cliente. Si todavía no sabes a qué cliente va, con tus tarifas generales; al asignárselo, WAT lo recalcula con las suyas.
- Se lo enseñas en su portal, donde lo ve como nuevo. WAT no le manda ningún correo: se lo dices tú.
- Al aceptarlo se crean todas las reservas a la vez, o ninguna si falta algún dato; pulsar dos veces no duplica nada.
- Si tus tarifas han cambiado desde que lo preparaste, enseña el precio original y el actual y pide confirmarlo.
- El presupuesto vale hasta el primer servicio. Y si te piden un documento para tramitar el pago, puedes emitir una factura proforma, que no es una factura.
El hotel o la agencia también pueden preparar sus propios presupuestos desde su portal, con los mismos trayectos y tus tarifas.
La factura del evento
Al acabar, el organizador quiere una factura que cuadre con su listado. Con los grupos de WAT, el cliente marca las reservas de un congreso o de una delegación y tú las facturas juntas, con el detalle de cada servicio dentro. Hay un límite que conviene conocer: una factura con varios servicios solo puede juntar los de un mismo mes natural (artículo 13 del Real Decreto 1619/2012, el reglamento de facturación). Un congreso del 30 de septiembre al 2 de octubre son dos facturas. Cómo se cierra el mes está en facturación en un clic.
Cómo se cobra
Como se acuerde con el cliente: en efectivo al conductor, por transferencia o a cuenta con factura. El pago con tarjeta al reservar todavía no está disponible en WAT: lo estamos activando.
Si eres quien organiza
Pide el presupuesto con la tabla de planificación ya rellena y pregunta siempre lo mismo: qué incluye cada precio, qué pasa si cambia un dato y hasta cuándo vale. Un presupuesto que responde a esas tres preguntas no te va a dar sorpresas. Si además quieres coordinar los traslados del evento en un panel, está WAT Agency.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta el transporte de un congreso?
Es la suma de sus trayectos, y cada uno depende de la distancia, el vehículo, la hora, las esperas y los extras. Por eso no hay un precio por congreso: pide un presupuesto por trayecto con tu listado.
¿Qué tiene que incluir un presupuesto de traslados para un evento?
Una línea por trayecto con fecha, hora, origen, destino, vehículo, pasajeros y precio; qué incluye cada precio; qué pasa si cambia un dato; las condiciones de cancelación y cómo se paga.
¿Se puede cambiar el presupuesto después de aceptarlo?
Depende de lo pactado. Lo sensato es fijar hasta cuándo se pueden cambiar pasajeros y horas, y presupuestar aparte los trayectos nuevos con las mismas tarifas.
¿Por qué un congreso a caballo entre dos meses lleva dos facturas?
Porque una factura que agrupa varios servicios solo puede juntar los de un mismo mes natural, según el reglamento de facturación (RD 1619/2012). Tu gestor te confirma cómo te afecta.
