Facturar debería ser lo fácil del negocio y suele ser lo que todos dejan para el final. En WAT cierras el mes de un cliente en un clic, con numeración correlativa y facturas emitidas que no se pueden editar ni borrar.
Qué hace por ti
- Agrupa todos los servicios de un cliente en el periodo que elijas y emite una factura.
- Numeración correlativa automática: nunca un hueco, nunca un número repetido.
- Un registro interno de cada factura emitida, encadenado con el anterior por una huella.
- Rectificativas cuando hagan falta, sin romper la serie.
- El detalle de servicios dentro: fecha, trayecto, pasajero de referencia e importe.
- Una vezDatos fiscales
Los tuyos en Configuración; los del cliente en su ficha o por un enlace de alta.
- OperaciónReserva hecha
Con su precio, sus extras y la forma de pago.
- TúEmites
Una reserva o un periodo de un cliente. El número se asigna al emitir.
- WATRegistro y QR
Cada factura genera su registro, encadenado con el anterior, y lleva código QR.
- Tu clienteLa recibe
Por correo desde el panel, o la descarga en su portal.
Lo que no hace Una factura emitida no se modifica: se corrige con una rectificativa. WAT no remite nada a Hacienda; la validez fiscal la confirma tu gestor.
Facturación VTCPor qué la factura mensual agrupada le gusta al hotel
Porque su administración no quiere cuarenta facturas de un traslado cada una: quiere una con cuarenta líneas. Un proveedor que factura así se cobra antes, se discute menos y se cambia menos.
Y hay una consecuencia comercial que conviene ver: cuando tu factura cuadra sola con el listado de servicios que el hotel tiene en su sistema, dejas de ser el proveedor que da trabajo. Ese detalle pesa más de lo que parece cuando llega el momento de renovar.
Los tres tipos que vas a usar
- Simplificada: la del particular que paga y se va. Lleva menos datos y tiene un límite de importe.
- Completa: la del hotel, la agencia o la empresa, con todos los datos fiscales del destinatario. Es la que permite deducir.
- Rectificativa: la que corrige una anterior. No se borra la original ni se reutiliza su número; se emite una nueva que la referencia.
La regla que ahorra disgustos: si el cliente es una empresa, completa desde el principio. Cambiar una simplificada a completa después es siempre más trabajo que hacerlo bien la primera vez. El detalle de cada tipo de factura está en la guía de la factura VTC.
Qué es el registro encadenado y por qué importa
Cada factura emitida deja en WAT un registro interno con una huella que depende de la anterior. Si alguien tocara una factura ya emitida, la cadena dejaría de cuadrar. Ojo: es un registro propio de WAT, no todavía el registro de facturación del reglamento Verifactu, y WAT no envía nada a la Agencia Tributaria. En qué punto está eso lo contamos en la página de Verifactu.
La serie no se toca
Ni se salta un número porque una factura se anuló, ni se reutiliza el hueco, ni se cambia el orden. Si algo está mal, se rectifica. Esta es la parte que las hojas de cálculo rompen sin que nadie se dé cuenta, normalmente ordenando la tabla por otra columna.
Una serie por año y punto
Hay quien monta una serie por cliente, otra para los particulares y otra para las rectificativas, y acaba con cuatro numeraciones que nadie sabe explicar. Menos series es menos riesgo: si no tienes una razón concreta para separar, no separes.
La parte legal, con red
El sistema te deja la factura lista, con su numeración y un QR con tu NIF, el número, la fecha y el total. La validación fiscal final la hace tu gestor: tú le entregas datos limpios en vez de un cuaderno lleno de tachones.
Lo que tiene que ir dentro de la factura de un hotel
La factura correcta no es solo la que cumple: es la que su administración puede pagar sin preguntarte nada. Eso significa una línea por servicio, y en cada línea:
- La fecha del servicio.
- El trayecto, escrito como lo entiende el hotel, no como lo escribió el motor.
- El nombre del pasajero o la referencia de la reserva del hotel, para que puedan cuadrarlo con lo suyo.
- El importe, y los extras desglosados en vez de escondidos en el total.
Si el hotel tiene su propia referencia de reserva y la puedes guardar en la tuya, ese número es lo que convierte tu factura en algo que se paga sin discusión. Cuando un cliente grande lo pide de forma sistemática, la vía es conectarse por la API.
Cobrado y sin cobrar
Emitir no es cobrar, y la mitad del disgusto del trimestre viene de confundirlos. Lo que hay que poder contestar en cualquier momento es qué está emitido, qué está cobrado y qué lleva demasiado tiempo sin cobrar, por cliente.
Cuando eso sale del mismo sitio donde viven los servicios, la conversación con un cliente que se retrasa deja de ser incómoda: no estás reclamando de memoria, estás enseñando una lista.
El trimestre, sin la tarde perdida
Lo que antes eran dos tardes a final de trimestre ahora es un botón. Y lo que de verdad cambia no es el tiempo: es que el número que sale al final se parece al que tenías en la cabeza, porque no hay servicios sin facturar perdidos en un correo.
Si además trabajas con varios clientes y varios coches, el resto de la operación —quién condujo qué, qué le toca a cada conductor, qué está cobrado y qué no— vive en el CRM y la gestión de flota, con los mismos datos y sin copiar nada de un sitio a otro.