Una factura VTC se rige por el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Para un particular basta una factura simplificada, que en el transporte de personas y sus equipajes se admite hasta 3.000 € con IVA incluido (art. 4.2.d). Si el cliente es una empresa y lo pide, hay que incluir su NIF, su domicilio y la cuota de IVA por separado (art. 7.2), o emitir una factura completa (art. 6). A un hotel o una agencia se le pueden agrupar los servicios de un mes natural en una factura recapitulativa (art. 13). Y los errores se corrigen con una factura rectificativa (art. 15), nunca editando la original.
Esta guía es parte del hub de normativa. El tipo de IVA está en el IVA del transporte de viajeros y el sistema con el que facturas, en Verifactu para VTC.
Factura simplificada: el pasajero particular
El artículo 4 del Reglamento permite factura simplificada hasta 400 € con IVA incluido en general, y hasta 3.000 € con IVA incluido en una lista de operaciones entre las que está el «transporte de personas y sus equipajes» (art. 4.2.d). Casi cualquier traslado cabe.
Según el artículo 7.1, la factura simplificada lleva como mínimo:
- Número y, en su caso, serie, correlativos.
- Fecha de expedición, y la de la operación si es distinta.
- NIF, nombre y apellidos o razón social de quien la emite.
- Qué servicio se presta.
- Tipo impositivo aplicado y, si quieres, la expresión «IVA incluido».
- Importe total.
Si el cliente es una empresa o un profesional y lo exige, la simplificada debe incluir además su NIF y su domicilio y la cuota de IVA por separado (art. 7.2). Así puede deducirse el IVA sin que tengas que emitir una completa.
Factura completa: empresas, hoteles y agencias
El artículo 6 enumera el contenido de la factura completa. Lo esencial:
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Número y serie | Correlativos. Las rectificativas van en una serie específica. |
| Fecha de expedición | Y la fecha del servicio si es distinta. |
| Emisor y destinatario | Nombre o razón social, NIF y domicilio de ambos. |
| Descripción | Qué servicios, con su base unitaria sin impuesto y cualquier descuento. |
| IVA | Tipo aplicado y cuota, por separado. |
| Menciones especiales | Si procede: exención, inversión del sujeto pasivo, régimen especial de las agencias de viajes, facturación por el destinatario, criterio de caja. |
Para traslados conviene describir cada servicio con su fecha, su trayecto y una referencia que el cliente reconozca (el nombre del huésped o su número de reserva). Es lo que usa su administración para cuadrar.
Factura recapitulativa: el mes de un cliente
El artículo 13 permite incluir en una sola factura distintas operaciones hechas en distintas fechas a un mismo destinatario, siempre que sean del mismo mes natural. Se emite como máximo el último día del mes; si el cliente es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente.
Es la factura natural para un hotel o una agencia con muchos servicios: una al mes, con una línea por traslado. Ojo: no se pueden juntar en la misma recapitulativa servicios de dos meses distintos.
Factura rectificativa: corregir sin borrar
El artículo 15 obliga a emitir una factura rectificativa cuando la original no cumple los requisitos, cuando las cuotas se calcularon mal o cuando cambia la base (un servicio que no se hizo, un descuento posterior). Se puede rectificar mientras no hayan pasado cuatro años desde el devengo del impuesto, y una sola rectificativa puede corregir varias facturas.
- La original no se borra ni se edita: queda con su número.
- La rectificativa lleva su propia serie y referencia a la factura que corrige.
- Indica qué se corrige y el importe de la corrección, o la factura correcta completa.
Cuándo se emite y cuánto tiempo se guarda
| Cliente | Plazo de emisión (art. 11) |
|---|---|
| Particular | En el momento de realizarse el servicio. |
| Empresario o profesional | Antes del día 16 del mes siguiente al del servicio. |
| Recapitulativa | Como máximo el último día del mes, o antes del día 16 del siguiente si el cliente es empresario o profesional. |
Las facturas emitidas (sus copias) y las recibidas se conservan durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria (art. 19 del Reglamento).
- Una vezDatos fiscales
Los tuyos en Configuración; los del cliente en su ficha o por un enlace de alta.
- OperaciónReserva hecha
Con su precio, sus extras y la forma de pago.
- TúEmites
Una reserva o un periodo de un cliente. El número se asigna al emitir.
- WATRegistro y QR
Cada factura genera su registro, encadenado con el anterior, y lleva código QR.
- Tu clienteLa recibe
Por correo desde el panel, o la descarga en su portal.
Lo que no hace Una factura emitida no se modifica: se corrige con una rectificativa. WAT no remite nada a Hacienda; la validez fiscal la confirma tu gestor.
Facturación VTCErrores frecuentes
- Numerar a mano y dejar huecos o repetir números.
- Dar una simplificada sin NIF del cliente a una empresa que lo ha pedido.
- Juntar en una recapitulativa servicios de dos meses.
- Corregir un error editando el PDF en vez de emitir una rectificativa.
- Facturar a un hotel a mes vencido sin plazo de pago pactado por escrito.
- Olvidar la mención especial cuando corresponde (por ejemplo, el régimen de agencias de viajes en servicios que vendes en tu nombre y hace otro).
Qué hace WAT aquí, y qué no
Lo que hace hoy
- Emite facturas simplificadas, completas, recapitulativas y rectificativas con numeración correlativa por año y tipo, asignada al emitir.
- Bloquea la factura emitida: no se puede editar ni borrar, y las correcciones se hacen con rectificativa enlazada.
- Factura en un clic los servicios de un cliente en un periodo, con una línea por traslado.
- Tiene un acuerdo de facturación por el destinatario para emitir facturas en tu nombre.
Lo que no hace
- No decide qué tipo de factura o qué régimen te corresponde: eso lo valida tu gestor.
- No añade menciones de regímenes especiales como el de las agencias de viajes.
- No envía las facturas a la Agencia Tributaria.
Facturación con WAT · Herramientas gratuitas para empresas VTC
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer factura simplificada en un servicio VTC?
Sí, hasta 3.000 € con IVA incluido, porque el transporte de personas y sus equipajes está en la lista del artículo 4.2 del Reglamento de facturación.
¿Qué pongo en la factura de un traslado?
Fecha, trayecto, una referencia del servicio, la base, el tipo de IVA (10 % en transporte de viajeros), la cuota y el total, además de los datos del emisor y, en la completa, del cliente.
¿Puedo facturar al hotel una vez al mes?
Sí, con una factura recapitulativa que agrupe los servicios de un mismo mes natural, emitida antes del día 16 del mes siguiente si el hotel es empresario.
¿Cómo corrijo una factura mal hecha?
Con una factura rectificativa en su propia serie que referencia a la original. La original no se borra ni se modifica.
¿Tengo que dar factura al pasajero aunque no la pida?
Las facturas se expiden en el momento de la operación; para particulares basta la simplificada. Qué documento das en cada caso concreto (factura o justificante) es algo a confirmar con tu gestor según tu régimen fiscal.
Fuentes
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (texto consolidado) · BOE · consultado el
- Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido (texto consolidado) · BOE · consultado el
Cambios en esta guía
- : Publicación de la guía.
Resumen del Reglamento de facturación con fines informativos. No es asesoramiento fiscal: tu régimen (estimación directa, módulos, sociedad) y tu tipo de clientes cambian lo que te corresponde. Confírmalo con tu gestor.