Un congreso es, para una empresa VTC, el cliente que más trabajo concentra en pocos días. También es el que menos perdona: un traslado fallido no es una queja, es un ponente que no llega a su sesión. Este artículo es para la empresa de transporte que quiere entrar en ese trabajo. Si quieres ver el evento desde el lado de quien organiza, empieza por la guía del transporte para congresos y eventos.
Quién decide el transporte de un evento
Casi nunca el asistente. El transporte se contrata en bloque, y quien lo contrata depende del evento:
- El organizador profesional de congresos (OPC): lleva el congreso entero, a menudo de una asociación médica o científica, y contrata a los proveedores.
- La agencia de eventos o de viajes de empresa: organiza convenciones, lanzamientos y viajes de incentivo para sus clientes corporativos.
- La DMC, la empresa de servicios en destino: conoce la ciudad y contrata lo local por cuenta de una agencia de otro país.
- El hotel con salones de congresos: muchas veces es quien recomienda, o quien contrata directamente los traslados de sus huéspedes.
- La propia empresa: el departamento que organiza su convención anual o su reunión de ventas.
Los cinco tienen algo en común: no compran el precio más bajo, compran no tener problemas. El que te contrata responde ante su cliente de cada traslado que falla.
Lo que te van a pedir
- Tu autorización, tu seguro y tus datos fiscales, para darte de alta como proveedor.
- Un presupuesto con todos los trayectos del evento, no «tanto la hora».
- Qué capacidad tienes de verdad en los días del evento, y qué haces si un pico la supera.
- Cómo se identifica al pasajero en la llegada: el cartel, el punto de encuentro, el teléfono.
- Cuánto se espera si alguien no aparece, y cómo se avisa.
- Una factura que puedan cuadrar con su listado, a ser posible agrupada por evento.
La tercera es la que decide. Un OPC que ha sufrido a un proveedor que no llegó al pico prefiere pagar más a quien le explica cómo lo va a cubrir.
Cómo entrar
Igual que con los hoteles, lo que no funciona es mandar tarifas a un correo genérico. Lo que sí:
- Empieza por los hoteles con salones de tu ciudad: ya los conoces o puedes conocerlos, y son quienes recomiendan proveedor. Cómo presentarte está en cómo conseguir hoteles y agencias como clientes.
- Busca a las DMC y agencias que trabajan en tu destino y ofrécete para los traslados individuales, que son los que el autocar no cubre.
- Pide hacer un evento pequeño primero: una reunión de directivos, una cena. Es la prueba que necesitan antes de darte un congreso.
- Llega con el trabajo hecho: el cálculo de cuántos vehículos hacen falta por hotel y franja, aunque sea aproximado.
Si vas a ser proveedor de agencias de forma estable, la guía de proveedor de agencias y turoperadores cuenta qué condiciones suelen pedir y cómo se trabaja con ellas.
Cómo preparar la operación
Un congreso son decenas de reservas que entran a la vez y que cambian hasta el último día. Teclearlas una a una desde un Excel es donde se cuelan los errores: una hora mal copiada, un vuelo que no se actualizó. Así se trabaja con WAT, con lo que la herramienta hace hoy:
El presupuesto, con todos los trayectos
Un presupuesto de traslados lleva tantos trayectos como el evento necesite, y cada uno es una reserva completa —pasajero, vuelo, equipaje, extras, cartel, notas— con el precio calculado por WAT con las tarifas de ese cliente. Se lo enseñas en su portal y, cuando lo acepta, se crean todas las reservas a la vez, o ninguna si falta algún dato. Cómo armarlo está en presupuesto de transporte para un evento.
El listado, por Excel
Si el organizador te manda un listado, la carga masiva lo convierte en reservas con su plantilla: hasta 300 por archivo, con el precio de cada fila calculado por el servidor y sin duplicar las que ya tienes. Y si el que sube el Excel es el hotel o la agencia desde su portal, te llega como un envío que tú aceptas o rechazas.
El reparto y el día del evento
Las reservas se reparten en el calendario y el asignador: cada coche con sus servicios en orden y con sus horas. El asignador solo ofrece vehículos con plazas para esos pasajeros (y adaptados, si hace falta) y marca los que no son de la gama pedida; los solapes no los avisa, los compruebas tú en el calendario. Cada conductor tiene sus servicios en la app, con el pasajero, el vuelo y el cartel de bienvenida, y en la torre de control ves quién está en servicio y qué falta por asignar.
El pico que no cubres
Si el pico supera tu flota, puedes pasar el servicio a un compañero concreto o publicarlo en la bolsa para otras empresas VTC verificadas. Lo que sale a la bolsa general o a una categoría lleva un 5 % de comisión de WAT; el envío privado a un compañero, no. La reserva y el cliente siguen siendo tuyos.
La factura del evento
El organizador quiere una factura que pueda cuadrar con su listado. En WAT, el cliente puede agrupar sus reservas por grupos —un congreso, una delegación— y tú facturas esas reservas juntas. Una factura solo puede juntar servicios de un mismo mes natural: si el evento cruza de mes, salen dos.
Y lo que llega sin que lo busques
WAT Connect es la cuenta de WAT para que hoteles, agencias y empresas pidan traslados privados con un precio de WAT, y esos servicios llegan por la bolsa, donde los coge una empresa de transporte VTC verificada. Abre por provincias, y sus precios y comisiones están por definir: no son los de la bolsa. Para recibirlos, el titular de tu cuenta activa WAT Connect desde el panel. En su página ves cómo lo pide el cliente.
Preguntas frecuentes
¿Quién contrata el transporte de un congreso?
Quien lo organiza: el OPC, la agencia de eventos, la DMC que trabaja en destino, el hotel donde se celebra o el departamento de la empresa que lo monta. Casi nunca el asistente.
¿Puede una empresa VTC hacer el transporte de un grupo grande?
Con varios vehículos, sí, porque cada VTC lleva como mucho ocho pasajeros. Para movimientos en bloque de muchas personas a la vez, el organizador suele contratar además un autocar, que es otra autorización y otra empresa.
¿Qué hago si el evento necesita más coches de los que tengo?
Decide antes de aceptar cómo lo vas a cubrir: con compañeros de confianza o publicando en la bolsa los servicios que no puedas hacer. Lo que no puedes es descubrirlo el día del evento.
¿Cómo se factura un congreso?
Normalmente con una factura agrupada por evento con el detalle de cada servicio. Si el evento cruza de un mes a otro, una por mes. Lo fiscal lo confirma tu gestor.
