Autónomo VTC: trabajar con hoteles sin perder reservas

Con una licencia VTC y un coche, tu problema no es la demanda: es que la demanda llega toda a la vez y tú solo puedes estar en un sitio. Trabajar bien con hoteles es la forma de tener trabajo estable; perder reservas por no poder cubrirlas es la forma de perder el hotel. Cómo presentarte a un hotel y qué te va a pedir está en cómo conseguir hoteles y agencias como clientes.

Por qué un hotel merece la pena

Porque repite. Un cliente particular es un viaje; un hotel de sesenta habitaciones es un goteo todos los días del año y con temporadas muy marcadas. Y porque no regatea: le importa más que el coche esté a que el precio sea el más bajo de la ciudad.

Lo que un hotel compra de verdad es tranquilidad. El recepcionista que reserva a las once de la noche quiere colgar sabiendo que a las cinco habrá un coche. Todo lo demás es secundario.

Cómo entrar: lo que funciona y lo que no

Lo que no funciona

• Dejar tarjetas en el mostrador. Acaban en un cajón con otras quince.
• Mandar un correo con tarifas a info@. No lo lee nadie con capacidad de decidir.
• Ofrecer el precio más bajo. Si entras por precio, sales por precio.

Lo que funciona

• Presentarte en persona a primera hora de la tarde, que es cuando recepción respira.
• Preguntar por el jefe de recepción o por el director, y saber su nombre antes de entrar.
• Llevar una respuesta a la pregunta que te van a hacer: «¿y si un día no puedes?».
• Dejar algo que se pueda usar hoy mismo: un enlace donde reservar, no un PDF de tarifas.

Esa última es la que cambia la conversación. Si le das al hotel un enlace de reservas con su logo y tus precios, recepción reserva sin llamarte, ve el precio al instante y recibe la confirmación por correo. Y tú dejas de estar en medio de cada reserva.

Lo que recepción te va a pedir

Prepáralo antes de la primera visita, porque te lo van a pedir en la segunda:

• Tu autorización VTC y tu seguro en vigor.
• Tus datos fiscales completos, para poder darte de alta como proveedor.
• Tarifas claras por trayecto, no «depende».
• Cómo se factura: casi siempre quieren una factura mensual con el detalle de los servicios dentro.
• Un teléfono que conteste de noche.

Ese último punto vale más que los otros cuatro juntos, y es también el que más quema. Por eso conviene que el hotel pueda reservar sin llamar: el teléfono se reserva para los problemas de verdad.

El momento en el que se pierde un hotel

No se pierde por el precio. Se pierde el día que dices «hoy no puedo». La primera vez te lo perdonan; la segunda, recepción llama a otro; la tercera, el otro ya es el proveedor y tú eres el suplente.

Con un solo coche esto es inevitable por aritmética: dos recogidas a la misma hora no las haces. La única salida es tener a quién pasárselo sin perder al cliente, y que el hotel no note la diferencia.

Cómo se pasa un servicio sin perder el cliente

La reserva entra por tu enlace y sigue siendo tuya. Si no la confirmas, se ofrece a otras empresas VTC de tu red: primero a tu gente de confianza, después a un compañero concreto, y si nadie responde a la bolsa general, donde de ti solo sale un número. La coge otra empresa, el hotel recibe su confirmación y tú cobras tu comisión.

El cliente sigue siendo tuyo. Eso es lo que hay que entender: no estás regalando un hotel, estás cubriendo un hueco. Está contado en detalle en el salto automático a la bolsa.

Cómo facturarle

Un hotel es una empresa: quiere factura completa, con sus datos fiscales, y casi siempre agrupada por mes con el detalle de cada servicio. Emitirle una factura por traslado es darle trabajo a su administración, y eso se nota cuando toca renovar.

Lo que tiene que cuadrar es simple: que la lista de servicios de tu factura sea la misma que la que ellos tienen en su sistema. Si cuadra sola, cobras antes. Cómo se cierra el mes sin hoja de cálculo está en facturación en un clic.

Los tres errores del primer año

• Aceptar todo. Un hotel que te llena las mañanas y te deja sin las tardes buenas puede ser un mal negocio aunque parezca mucho trabajo.
• No poner por escrito qué pasa con las esperas y las cancelaciones. Se arregla en dos líneas al principio y no se arregla nunca después.
• Depender de un solo hotel. El día que cambien de director, cambias de vida.

Qué hacer esta semana

Elige tres hoteles de tu zona que encajen con tu coche y tu horario. Monta tus zonas y tus precios, crea un enlace para el primero y preséntate con él abierto en el móvil. No lleves un folleto: lleva algo que se pueda usar delante de ti.

Preguntas frecuentes