Para conseguir hoteles y agencias como clientes, preséntate con una propuesta cerrada: precios fijos por trayecto, una forma de reservar que no exija llamarte, confirmación por escrito, un conductor que espera con cartel y una factura mensual limpia. Empieza por un solo establecimiento, cumple sin fallos un mes y usa ese mes como referencia para el siguiente.
Esta guía forma parte de las guías de negocio de WAT. Si todavía estás montando la empresa, empieza por cómo montar una empresa VTC; si ya trabajas con agencias grandes, sigue con cómo ser proveedor de agencias y touroperadores.
Qué quiere de verdad un hotel
La recepción tiene poco tiempo y mucha gente delante. Cada traslado que te pide es un riesgo para ella: si el coche no llega, el huésped se queja a recepción, no a ti. Por eso lo que compra un hotel no es el precio más bajo. Compra tranquilidad.
- Reservar en un minuto, sin llamar ni escribir por WhatsApp a las once de la noche.
- Precio cerrado antes de reservar. El huésped pregunta «¿cuánto es?» y recepción tiene que contestar al momento.
- Confirmación por escrito con hora, trayecto y nombre del pasajero, que pueda reenviar al huésped.
- Saber qué pasa el día del servicio sin llamarte: si el conductor ha salido, si ha recogido.
- Una sola factura al mes, con el detalle de cada servicio para que administración la cuadre.
Una agencia de viajes o una DMC quiere lo mismo con dos matices: te mandará listas de llegadas (a menudo en Excel) y le importa mucho la puntualidad en el aeropuerto y qué haces cuando un vuelo se retrasa.
Antes de visitar a nadie: prepara tu oferta
Llegar a un hotel diciendo «hago traslados» no sirve. Llega con una hoja que conteste a todo antes de que te lo pregunten.
- Tus cinco o seis trayectos típicos con precio fijo: aeropuerto, estación, centro, el hotel hermano de la cadena. Precio por vehículo, no por persona, y con el IVA incluido si el que paga es el huésped. Si no sabes cómo calcularlos, lee cómo fijar tarifas de traslados.
- Qué vehículos tienes y para cuántas personas y maletas. Un matrimonio con dos maletas grandes y un grupo de seis no caben en el mismo coche.
- Qué incluye el precio: espera en el aeropuerto, cartel con el nombre, sillas de niño, parada extra. Y qué cuesta aparte.
- Cómo se reserva: un enlace propio para ese hotel, con tus precios dentro.
- Cómo se factura: al huésped en el momento o al hotel a mes vencido.
- Tu política de cancelación y no-show, por escrito. Está explicado en cómo escribir tu política de no-show y espera.
Cómo abordar la recepción
La decisión la toma casi siempre el jefe de recepción o el director del hotel; quien la usa a diario es el recepcionista de turno. Necesitas a los dos.
- Ve en horas tranquilas: a media mañana entre semana, nunca a la hora de salida de huéspedes.
- Pide cinco minutos con el jefe de recepción y deja la hoja impresa. Habla de su problema («¿qué hacéis hoy cuando un huésped pide un traslado a las 5 de la mañana?»), no de tu coche.
- Ofrece una prueba sin compromiso: el próximo traslado que necesiten, lo haces tú.
- Enseña cómo reservar desde el móvil del recepcionista, delante de él. Si tarda más de un minuto, no lo va a usar.
- Deja claro quién presta el servicio: tu empresa, con su autorización VTC. El hotel solo reserva por su huésped.
El primer mes decide si te quedas
Un hotel te da uno o dos servicios de prueba y observa. Si fallas uno, vuelve con el proveedor de antes. Estas son las reglas que no se rompen el primer mes:
- Confirma cada reserva por escrito en cuanto entre.
- El conductor llega antes de la hora y espera con cartel con el nombre del huésped.
- Si un vuelo se retrasa, el conductor lo sabe antes de salir. No dejes que recepción te lo tenga que avisar.
- Si algo va mal, avisa tú primero, antes de que llame el hotel.
- La primera factura, sin un solo error. Revisa nombres, fechas e importes dos veces.
Cuando acabe el mes, pide una reunión corta y enseña los números: cuántos servicios, ninguno tarde, cero incidencias. Es el mejor argumento para pedir más volumen o para presentarte en el hotel de al lado.
Precio, facturación y cobro
Hay dos formas habituales de cobrar a un hotel, y conviene elegir una por cliente para no mezclar:
| Modelo | Cómo funciona | A tener en cuenta |
|---|---|---|
| Paga el huésped | El pasajero paga al conductor o por enlace; tú emites la factura o el justificante al pasajero. | El hotel no asume riesgo de cobro. Necesitas cobrar en el momento. |
| Paga el hotel (a cuenta) | El hotel acumula los servicios del mes y tú le emites una factura (completa o recapitulativa). | Necesitas sus datos fiscales y un plazo de pago pactado por escrito. |
Qué tipo de factura corresponde en cada caso lo explica la guía de la factura VTC.
Errores que hacen perder un hotel
- Depender del WhatsApp del jefe. Si las reservas llegan a tu móvil personal, el día que estás conduciendo no contesta nadie.
- Cambiar el precio sin avisar. El recepcionista ya le ha dicho una cifra al huésped.
- Mandar a un conductor que no sabe dónde esperar en la terminal.
- Facturar tarde o con errores. Administración recuerda más una factura mal hecha que un traslado bien hecho.
- Prometer lo que no tienes: una furgoneta de nueve plazas que no existe o una silla de bebé que no llevas.
Qué hace WAT aquí, y qué no
Lo que hace hoy
- Da a cada hotel o agencia su propio enlace de reservas con tus precios, protegido con código.
- Le da un portal donde consulta sus reservas, sube un Excel de llegadas y descarga sus facturas.
- Genera el cartel de bienvenida de cada reserva y un enlace de seguimiento para el pasajero.
- Factura al cliente a mes vencido o al pasajero, con numeración correlativa.
Lo que no hace
- No busca clientes por ti ni te pone en contacto con hoteles.
- No gestiona ni paga comisiones a recepcionistas.
- No cobra con tarjeta todavía: el cobro con tarjeta está en preparación.
El portal para hoteles y agencias · Qué es un cliente en WAT
Preguntas frecuentes
¿Tengo que tener una flota grande para trabajar con hoteles?
No. Muchos hoteles trabajan con autónomos o empresas pequeñas. Lo que importa es no fallar. Si un día no puedes cubrir un servicio, necesitas un compañero de confianza que lo haga por ti; en WAT se hace pasándolo a tu bolsa de servicios.
¿Qué precio ofrezco a un hotel?
Un precio cerrado por trayecto y vehículo, calculado con tus costes reales y tu margen. No copies el del taxi ni el del marketplace sin hacer números. El método está en cómo fijar tarifas de traslados.
¿Firmo un contrato con el hotel?
Es recomendable dejar por escrito precios, forma de reserva, cancelación, no-show, facturación y plazo de pago. Un correo aceptado por ambas partes ya es mejor que nada; un acuerdo firmado, mejor. Revísalo con tu asesor.
¿Quién comunica el servicio al Registro VTC si reserva el hotel?
El titular de la autorización VTC que presta el servicio, es decir, tu empresa. El hotel no tiene que comunicar nada. Está explicado en la guía del Registro VTC.
¿Cómo reservan las agencias que mandan listas en Excel?
Lo más práctico es que suban el Excel tal cual y el sistema cree las reservas. En WAT el cliente lo sube desde su portal: subir un Excel desde el portal.
Guía práctica escrita desde la experiencia del sector. Las cifras orientativas se indican como tales; revisa siempre los números con los de tu propio negocio.