Para ser proveedor de traslados de una agencia, una DMC o un touroperador necesitas: autorización VTC (o la que corresponda a tus vehículos), seguro en vigor, una tarifa cerrada por trayecto y tipo de vehículo, capacidad para recibir listas de llegadas en Excel, un procedimiento para retrasos y no-shows, y facturación mensual con el detalle de cada servicio. Se entra con una tarifa y un servicio de prueba, y se mantiene no fallando.
Esta guía es una de las guías de negocio de WAT. Si tu cliente es un hotel, empieza por cómo conseguir hoteles y agencias como clientes; si trabajas con plataformas online, mira los marketplaces de transfers.
Quién es quién: agencia, DMC y touroperador
| Tipo de cliente | Qué vende | Qué te pedirá |
|---|---|---|
| Agencia de viajes | Viajes y paquetes a particulares o empresas. | Traslados sueltos o en grupo, a menudo con poca antelación. |
| DMC (receptivo) | Servicios en destino para agencias extranjeras: traslados, excursiones, eventos. | Volumen estable, grupos, incentivos y congresos; mucho detalle operativo. |
| Touroperador | Paquetes de vacaciones en temporada. | Listas diarias de llegadas y salidas, precios cerrados por temporada, puntualidad extrema. |
| Agencia de eventos | Congresos, bodas, rodajes. | Servicios por horas, varios coches coordinados y un responsable localizable. |
Qué te van a pedir antes de darte trabajo
- Documentación: autorizaciones de tus vehículos, seguro y datos fiscales. Algunas agencias piden copia de cada autorización por matrícula. Puedes adelantarte explicando cómo comprobar una licencia VTC.
- Tarifa: una tabla de trayectos por tipo de vehículo, con el IVA indicado y una vigencia (por temporada o por año).
- Capacidad: cuántos vehículos puedes poner a la misma hora y de qué tipo. Un touroperador con un vuelo chárter necesita saber si puedes cubrir diez llegadas a la vez.
- Procedimientos: qué pasa si el vuelo se retrasa, si el cliente no aparece, si el coche se avería.
- Contacto operativo: un teléfono que contesta a las cuatro de la mañana.
Las listas de llegadas
El trabajo diario con una agencia es la lista: una hoja con nombre, vuelo, hora, número de pasajeros, hotel de destino y observaciones. Llega el día antes y cambia varias veces. Tres reglas para no perder servicios:
- No copies a mano. Cada línea que tecleas es una oportunidad de equivocarte en una hora o en un nombre. Importa la hoja tal como llega.
- Controla las versiones. Si la agencia manda una segunda lista, compara: qué servicios son nuevos, cuáles han cambiado y cuáles han desaparecido.
- Confirma por escrito lo que has recibido. Un correo con el número de servicios aceptados evita la discusión de «yo te lo mandé».
La hora que manda en una llegada es la del vuelo, pero la reserva necesita una hora de recogida. Acordad con la agencia cuál de las dos pone en la lista y cuánto margen hay entre aterrizaje y recogida.
Retrasos, no-shows y cambios
Aquí se gana o se pierde una agencia. Deja por escrito, antes del primer servicio:
- Cuánto tiempo espera el conductor tras el aterrizaje y a partir de cuándo se cobra la espera.
- Qué se considera no-show y qué prueba aportas (foto del punto de recogida, hora, llamadas).
- Hasta cuándo se puede cancelar sin coste.
- A quién se avisa, y por qué canal, si hay una incidencia.
Tienes una plantilla y criterios en la guía de no-show y espera.
Facturar a una agencia
Las agencias quieren una factura por periodo con una línea por servicio: fecha, trayecto, nombre del pasajero o referencia de la agencia, e importe. Si su sistema trabaja con referencias propias (el localizador del cliente final), inclúyelas: es lo que usa su administración para cuadrar.
Si la agencia está fuera de España, el tratamiento del IVA puede ser distinto al de un cliente español. Consulta el IVA del transporte de viajeros y, sobre todo, a tu gestor.
Cómo no depender de un solo cliente
Un touroperador puede darte la mitad de tu volumen en verano y nada en invierno, o cambiar de proveedor por una diferencia pequeña de precio. Tres ideas para protegerte:
- Combina agencias con hoteles y con tu venta directa.
- Pacta la tarifa por temporada, con fecha, y revisa tus costes antes de renovarla.
- Ten una red de colaboradores para los picos: es preferible ceder un servicio a un compañero que decir que no. Ver subcontratar servicios VTC.
Qué hace WAT aquí, y qué no
Lo que hace hoy
- Convierte un Excel de llegadas en reservas, con el precio calculado con la tarifa de ese cliente.
- Deja que la agencia suba su Excel y consulte sus reservas desde su propio portal.
- Guarda el número de vuelo de cada reserva y la prueba del no-show (foto con hora y posición desde la app del conductor).
- Emite la factura del periodo con una línea por servicio.
Lo que no hace
- No sigue vuelos en tiempo real todavía: el seguimiento de vuelos no está activo.
- No calcula ni cobra esperas de forma automática.
- No está conectado con los sistemas de reservas de las agencias (GDS, extranets).
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer traslados de grupos grandes con autorización VTC?
La autorización VTC es para turismos de hasta nueve plazas incluido el conductor. Un grupo mayor necesita otro tipo de vehículo y de autorización, que no cubrimos en estas guías. Qué autorización necesitas para trabajar con turismos está en cómo abrir una empresa de transfers.
¿Qué hago si la agencia me manda la lista por correo con cambios cada hora?
Pide un único formato de hoja y un único canal. Importa siempre la última versión y confirma por escrito lo que has recibido. Si el cliente puede subir él mismo el Excel a tu sistema, te ahorras el paso intermedio.
¿Cómo cobro las esperas por retraso de vuelo?
Solo si está pactado. Define minutos de espera incluidos y precio por tramo adicional, y guarda la prueba (hora de aterrizaje real y hora de recogida).
¿Quién comunica el servicio al Registro VTC cuando trabajo para una agencia?
El titular de la autorización del vehículo que hace el servicio. La agencia puede figurar como intermediaria si contrata en nombre del cliente. Lo tienes en la guía del Registro VTC.
Guía práctica escrita desde la experiencia del sector. Las cifras orientativas se indican como tales; revisa siempre los números con los de tu propio negocio.