Hay una idea muy extendida de que las obligaciones cambian según si eres autónomo o tienes una sociedad. En el registro de servicios VTC, no. La norma habla de una sola figura y no le importa cómo tributes.
El obligado es el titular de la autorización
El RD 785/2021 lo dice sin rodeos: quien debe comunicar cada servicio es el titular de la autorización VTC. Seas persona física con tu licencia a tu nombre o una sociedad con veinte, la obligación es exactamente la misma y el trámite también.
Lo que cambia es qué pones en la casilla. El nombre y NIF del arrendador serán los tuyos si eres autónomo, o los de la sociedad si la autorización está a nombre de la empresa. Mismo campo, distinto contenido.
Lo que cambia de verdad es el volumen
La diferencia práctica entre un autónomo y una flota no es legal, es operativa:
- Con una licencia, la matrícula del servicio es siempre la misma y comunicar es cuestión de minutos.
- Con varios coches, cada servicio tiene que llevar la matrícula del vehículo que realmente lo va a hacer. Y esa matrícula la sabes cuando asignas, no cuando entra la reserva.
- Con conductores por medio, alguien tiene que ser responsable de que la comunicación se mande. Si es responsabilidad de todos, no es de nadie.
Por eso las flotas necesitan un momento fijo del día para revisar el registro, y los autónomos suelen apañarse comunicando sobre la marcha. Si estás en el salto de uno a varios coches, el cambio de método está contado en cómo llevar una flota VTC de 2 a 20 coches.
Cuando el servicio lo acaba prestando otro
Este es el caso que más dudas genera, y en la bolsa de servicios pasa a diario: captas un viaje, no puedes hacerlo, se lo cedes a un compañero. ¿Quién comunica?
Comunica quien presta el servicio, no quien lo captó. El servicio lo hace su autorización y su vehículo, así que los datos del arrendador y la matrícula son los suyos. El que captó el viaje no tiene un servicio que comunicar, porque no lo va a prestar.
De ahí sale una consecuencia práctica importante: cuando cedes un servicio, el compañero necesita saber que le toca a él comunicarlo. Y cuando aceptas un servicio de otro, das por hecho que es tuyo también a estos efectos. No es un trámite que viaje con la reserva; viaja con quien pone el coche.
Si en tu operativa hay intermediación de por medio, ahí es donde entra el campo de nombre y NIF del intermediario que prevé la norma. Cómo encaja tu esquema concreto es justo el tipo de pregunta para tu gestor.
El caso del conductor asalariado
Un conductor en nómina no es titular de nada: conduce un vehículo de la empresa al amparo de la autorización de la empresa. No comunica, no factura al cliente y no responde del trámite. Lo que sí tiene que pasar es que la empresa sepa qué coche llevaba y a qué hora empezó, y eso vuelve al mismo sitio: que la asignación quede registrada antes de salir.
Por qué te interesa que quede rastro
Al margen de la obligación, tener registrado cada servicio te sirve a ti:
- Sabes qué coche hizo qué viaje y qué día, sin depender de la memoria de nadie.
- Cuando cedes o aceptas servicios, queda claro quién prestó cada uno.
- Tu gestor recibe datos ordenados en vez de una reconstrucción a final de trimestre.
- Si alguien pregunta por un servicio de hace cuatro meses, lo encuentras.
- Cuando un cliente discute una factura, el histórico contesta por ti.
La página de Registro VTC del panel te deja anotar el justificante de cada comunicación y te prepara el fichero de carga masiva precisamente por esto. No comunicamos por ti, pero sí te dejamos el histórico ordenado. Y la parte de facturar ese histórico vive en el CRM y la facturación.
Tres situaciones reales, resueltas
Tienes una licencia y te sale un servicio el día que estás fuera
Se lo pasas a un compañero. Él lo presta con su autorización y su vehículo, y él lo comunica. Tú no tienes nada que comunicar porque no vas a prestar ningún servicio: lo que tienes es un cliente al que no le has fallado.
Tienes una sociedad con tres coches y uno se queda en el taller
Reasignas el servicio a otro de tus vehículos antes de que empiece y lo comunicas con esa matrícula; si ya lo habías comunicado, modificas la matrícula en la sede antes de salir. El dato que manda es el coche que de verdad va a hacerlo, no el que estaba previsto ayer.
Trabajas para una agencia que te manda clientes
El servicio lo prestas tú, así que comunicas tú, y en el campo de intermediario van el nombre y el NIF de la agencia. Es exactamente para eso que ese campo existe en el artículo 1. Cómo encaje tu contrato concreto con la agencia es materia de gestor.
Resumen para llevar
El titular comunica. El que pone el coche comunica. El intermediario se declara. Y el rastro te lo guardas tú, porque es tuyo y porque el día que te haga falta no habrá tiempo de reconstruirlo. Si ahora mismo llevas esto en una libreta, prueba el panel unos días: que te cueste menos cumplir es lo único que te podemos prometer.