Un evento con asistentes que vienen de fuera tiene tres movimientos que se repiten siempre: llegar, ir a la sede y volver a casa. Parecen el mismo problema y no lo son. Las llegadas dependen de vuelos que no controlas; la ida a la sede, de un programa que sí controlas; y las salidas, de que nadie pierda el avión. Este artículo es la parte práctica de la guía del transporte para congresos y eventos.
Las llegadas: se agrupan por vuelo, no por hora
La tentación es juntar a todo el que llega «por la mañana» en un mismo vehículo. Funciona hasta que uno de los vuelos se retrasa y los demás esperan en la terminal. La regla es más simple: un vuelo, una recogida. Si en un vuelo llegan doce asistentes, son doce pasajeros de la misma recogida; si a la misma hora aterrizan dos vuelos, son dos recogidas, aunque vayan al mismo hotel.
- Pide a cada asistente el número de vuelo o de tren, no la hora. El número es lo que permite saber si llega tarde.
- Agrupa por vuelo y hotel de destino. Si un vuelo trae gente para dos hoteles, decide si es una ruta con dos paradas o dos coches.
- Para un pasajero suelto, un turismo; para varios del mismo vuelo, un monovolumen; para muchos, un autocar con un coordinador en la salida.
- Fija dónde se encuentran: la salida de llegadas de cada terminal es distinta, y en los aeropuertos grandes hay varias.
El cartel y el teléfono
El conductor espera en la salida de llegadas con un cartel con el nombre del pasajero o del evento. El asistente, que acaba de bajar de un avión y quizá no habla el idioma, busca ese cartel. Que el nombre esté bien escrito y que el teléfono del asistente lleve el prefijo de su país evita la mitad de los problemas. Las empresas VTC que trabajan con WAT imprimen el cartel de bienvenida con el nombre del pasajero y el logo del hotel o del cliente.
Cuánto se espera si el pasajero no aparece
Hay que decidirlo antes, por escrito, y que lo sepan el organizador y el conductor: cuánto tiempo de espera incluye el servicio desde que el vuelo aterriza, a quién llama el conductor y qué pasa si después de esperar no aparece nadie. Sin esa regla, cada recogida no realizada es una discusión. Tienes un modelo en la política de espera y recogida no realizada.
La ida a la sede: el pico del día
Si la primera sesión empieza a las nueve, todos los asistentes de todos los hoteles quieren estar en la sede a las ocho y media. Es el momento del evento que más vehículos pide a la vez, y donde se decide si hace falta un autocar.
- Cuenta los asistentes por hotel, no el total: la ruta sale de cada hotel.
- Si un hotel aloja a pocos, varios coches con conductor salen más flexibles que un autocar medio vacío.
- Si los hoteles están cerca entre sí, una lanzadera con varias paradas funciona; si están lejos, una salida por hotel.
- Confirma con la sede dónde pueden parar los vehículos para dejar pasajeros. En los recintos grandes hay accesos distintos para autocares, taxis y VTC.
La vuelta es al revés: más escalonada, porque cada uno se va cuando acaba lo suyo. Se suele resolver con salidas por franjas y algunos coches bajo petición para quien se queda a una reunión.
Las salidas: se calculan hacia atrás desde el vuelo
El último día todo el mundo tiene prisa y el error ya no tiene arreglo: un asistente que pierde el vuelo de vuelta es el recuerdo que se lleva del congreso. La hora de recogida en el hotel se calcula hacia atrás:
- Hora de salida del vuelo.
- Menos el tiempo que la aerolínea pide para dejar el equipaje y pasar el control de seguridad, que depende del vuelo y del aeropuerto.
- Menos el trayecto del hotel al aeropuerto a esa hora del día, con tráfico.
- Menos un margen para que el pasajero baje con su maleta y salde la cuenta del hotel.
Con muchos asistentes saliendo el mismo día, conviene repartirlos en salidas por franjas y avisar a recepción para que la salida del hotel no se convierta en una cola.
Los aeropuertos grandes tienen sus reglas
Cada aeropuerto tiene sus terminales, sus zonas de espera y sus horas punta. Si el evento es en Madrid o en Barcelona, merece la pena leer antes los traslados desde Barajas y los traslados desde El Prat: qué terminal es cuál y cuánto se tarda a cada zona de la ciudad.
Si eres la empresa VTC que hace los traslados
Un evento así son decenas de reservas con fecha, hora, vuelo y pasajero. Teclearlas una a una es donde se cuelan los errores. Lo que funciona:
- Recibir el listado en Excel, pasarlo a tu plantilla y convertirlo en reservas de una vez. En WAT, la carga masiva admite hasta 300 reservas por archivo y no duplica una reserva que ya tienes.
- Repartir el día en el calendario por vehículo y por conductor, con los servicios de cada coche en orden y con sus horas.
- Que cada conductor tenga sus servicios en la app, con el nombre del pasajero, el vuelo y las notas.
- Si un pico no lo cubres con tu flota, pasarlo a otra empresa de confianza o a la bolsa sin perder al cliente.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se organizan las llegadas de un congreso al aeropuerto?
Agrupando por vuelo y hotel de destino: un vuelo, una recogida. El conductor espera en la salida de llegadas con un cartel y con el número de vuelo, que le dice si el avión llega tarde.
¿Cuánto tiempo espera el conductor si el vuelo se retrasa?
El que se haya pactado por escrito antes del evento. Lo habitual es que la espera cuente desde que el vuelo aterriza y no desde la hora prevista, pero cada empresa tiene su política: pídela antes de contratar.
¿Es mejor un autocar o varios coches para ir a la sede?
Depende de cuántos asistentes salen de cada hotel. Para muchos en el mismo hotel, autocar; para pocos o para hoteles dispersos, coches con conductor, que no esperan a llenarse.
¿Con cuánto margen se recoge a alguien para su vuelo de vuelta?
Se calcula hacia atrás: hora del vuelo, menos lo que pide la aerolínea para dejar el equipaje y pasar el control de seguridad, menos el trayecto con tráfico, menos un margen para la salida del hotel.
