Sí: el titular de una autorización VTC puede autorizar a otras personas o empresas para que comuniquen servicios al Registro VTC en su nombre. Se hace en la aplicación de la sede del Ministerio, opción «Autorizar Comunicaciones», indicando el NIF del autorizado, si es un trabajador, conductor u operario de la empresa o un intermediario o plataforma, y qué autorizaciones y matrículas puede gestionar (una a una o todas). La obligación y la responsabilidad siguen siendo del titular.
Esta guía completa la guía del Registro VTC del hub de normativa. Si cedes servicios a otras empresas, léela junto a subcontratar servicios VTC.
Qué dice la norma
El artículo 1 del Real Decreto 785/2021 pone la obligación en los titulares de las autorizaciones: son ellos quienes deben comunicar, antes de cada servicio, los datos que enumera. El artículo 2 remite a una resolución de la Dirección General para concretar «la forma en que deberán realizarse dichas comunicaciones, así como las personas que podrán enviar los datos al registro».
La resolución de 2021 que decía que podían acceder «los titulares de las autorizaciones y/o los representantes acreditados» la anuló el TSJ de Madrid, y la de 13 de marzo de 2023 que la sustituyó solo declara el registro en funcionamiento. En la práctica, quién puede comunicar lo determina hoy la propia aplicación de la sede, que tiene la opción de autorizar a terceros.
Tres papeles distintos
| Papel | Quién es | Qué hace en el Registro |
|---|---|---|
| Titular | La persona o empresa que tiene la autorización VTC del vehículo. | Está obligado a comunicar. Puede autorizar a otros y retirarles el permiso. |
| Autorizado | Un trabajador, conductor u operario de la empresa, o un intermediario o plataforma, al que el titular da acceso. | Comunica, modifica o anula servicios de las matrículas que el titular le haya asignado. |
| Intermediario | Quien contrata el servicio con el cliente sin prestarlo: una agencia, una plataforma, un operador. | Su nombre y NIF son un dato del servicio (letra b del art. 1 del RD 785/2021). Si además el titular le autoriza, también puede comunicar. |
No hay que confundir las dos cosas: que una agencia figure como intermediaria en tus comunicaciones no le da acceso al registro, y que un empleado tuyo esté autorizado no le convierte en intermediario.
Cómo se autoriza, paso a paso
Así lo describe el manual de usuario de la aplicación (versión 1.5, septiembre de 2021):
- Entra en la aplicación del Registro en la sede del Ministerio con Cl@ve, como titular. La opción solo está disponible para titulares de autorizaciones VTC.
- Elige «Autorizar Comunicaciones» e introduce el NIF del autorizado, sea persona física o jurídica.
- Si el autorizado no existe en el registro, rellena sus datos (nombre, dirección, correo, teléfono). Si ya existe, puedes revisarlos.
- Indica la relación que tiene contigo: trabajador, conductor u operario de la empresa titular, o intermediario o plataforma.
- Verás todas tus autorizaciones con su matrícula. Marca las que podrá gestionar; usa «Todos» o «Ninguno» para ir más rápido.
- Si quieres que gestione también las autorizaciones que tengas en el futuro, marca «Gestionar todas mis autorizaciones».
- Confirma con «Aceptar».
Retirar el permiso
Desde la misma pantalla: quita la marca de las autorizaciones y matrículas que ya no debe gestionar y pulsa «Aceptar». Desde ese momento no podrá comunicar servicios de esas matrículas. Hazlo el mismo día que termina la relación con un conductor, una gestoría o una plataforma.
Casos habituales
Tu gestoría o una persona de oficina comunica por ti
Autorízala con las matrículas que lleva. Pídele que te deje los justificantes accesibles y revisa de vez en cuando que los servicios del día están comunicados.
Tus conductores comunican desde el móvil
Puedes autorizar a cada conductor solo para la matrícula que conduce. Es útil para los servicios que surgen sobre la marcha, pero te obliga a revisar que lo hacen siempre antes de empezar.
Una plataforma comunica los servicios que te asigna
Es lo que hacen algunas plataformas con las flotas que trabajan para ellas: el titular las autoriza como intermediario o plataforma y ellas comunican los servicios que asignan. Los servicios que te entran por otros canales (hoteles, agencias, venta directa) los sigues comunicando tú.
Cedes un servicio a otra empresa
Si el servicio lo hace otra empresa con su vehículo, la titular de ese vehículo es la que comunica. No necesitas autorizarla a nada: cada una comunica los servicios de sus propias matrículas.
Errores frecuentes
- Dar acceso a «todas mis autorizaciones» a alguien que solo debería gestionar un coche.
- No retirar el permiso cuando un conductor deja la empresa.
- Dar por hecho que, como autorizaste a una plataforma, comunica todos tus servicios, incluidos los que no vienen de ella.
- Confundir el intermediario (dato del servicio) con el autorizado (quién comunica).
Si comunicas por fichero, repasa también la carga masiva, campo a campo.
Qué hace WAT aquí, y qué no
Lo que hace hoy
- Guarda el NIF y el nombre del intermediario de cada cliente y lo lleva al servicio cuando es distinto del titular.
- Distingue el titular de cada vehículo cuando tu cuenta gestiona coches con autorizaciones de varios titulares.
- Marca como «No aplica» los servicios que cedes a otra empresa por la bolsa, porque los comunica ella.
Lo que no hace
- No gestiona las autorizaciones de la sede: autorizar o retirar el permiso lo haces tú en la aplicación del Ministerio.
- No comunica servicios en nombre de nadie: hoy no envía nada al Registro.
Preguntas frecuentes
¿Puedo autorizar a mi gestoría a comunicar mis servicios VTC?
Sí. Como titular, desde «Autorizar Comunicaciones» en la aplicación de la sede, con el NIF de la gestoría y las matrículas que llevará. La responsabilidad sigue siendo tuya.
¿Tengo que autorizar a cada conductor?
Solo si quieres que comunique él. Puedes comunicar tú todos los servicios o autorizar a una persona de oficina.
¿El intermediario tiene que estar autorizado?
No necesariamente. El intermediario es un dato del servicio (quién contrató). Solo si quieres que además comunique por ti tienes que autorizarlo.
¿Qué pasa con las autorizaciones nuevas que obtenga?
Si marcaste «Gestionar todas mis autorizaciones», el autorizado podrá gestionarlas sin volver a asignarlas. Si no, tendrás que asignarlas una a una.
¿Un software puede comunicar por mí?
Por el servicio web del Registro, con alta previa y certificado, un programa puede comunicar. Pregunta siempre con qué certificado y a nombre de quién se comunica, y pide ver un justificante del Ministerio.
Fuentes
- Real Decreto 785/2021, de 7 de septiembre, sobre el control de la explotación de las autorizaciones de arrendamiento de vehículos con conductor · BOE · consultado el
- Resolución de 26 de octubre de 2021 (anulada por el TSJ de Madrid el 18 de enero de 2023) · BOE · consultado el
- Resolución de 13 de marzo de 2023, de la Dirección General de Transporte Terrestre, por la que se anuncia la entrada en funcionamiento del Registro de comunicaciones de servicios VTC · BOE · consultado el
- Ley 16/1987, de 30 de julio, de Ordenación de los Transportes Terrestres (texto consolidado, última actualización publicada el 15/04/2026) · BOE · consultado el
- Registro de comunicaciones de los servicios de arrendamiento de vehículos con conductor · Sede electrónica del Ministerio de Transportes · consultado el
- Textos de la aplicación web del Registro VTC (menús, casilla de veracidad, carga masiva) · Sede electrónica del Ministerio de Transportes · consultado el
Cambios en esta guía
- : Publicación de la guía.
Esta guía resume la normativa con fines informativos y cita sus fuentes oficiales. No es asesoramiento jurídico ni fiscal: la norma cambia y cada caso tiene matices. Antes de decidir, confírmalo con tu gestor, tu asesor o el organismo competente.