El Ministerio de Transportes no publica una lista oficial de códigos de rechazo del Registro VTC. Los errores que se ven en la aplicación son avisos genéricos: campos obligatorios vacíos, casilla de veracidad sin marcar, NIF con formato o letra incorrectos, fechas fuera de rango o un fichero que no se puede procesar. Casi todos se evitan revisando cinco cosas antes de comunicar: matrícula con guion y autorizada, NIF del titular válido, fechas en dd/mm/aaaa hh:mi con el inicio posterior al contrato y a la hora actual, municipios con código INE y la veracidad marcada.
Esta guía completa la guía del Registro VTC del hub de normativa. El formato del fichero, campo a campo, está en la carga masiva en TXT.
Los avisos que muestra la aplicación
Estos son textos de la aplicación del Registro en la sede del Ministerio, tal como están escritos:
| Aviso | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| «Debe rellenar los campos requeridos.» | Falta algún dato obligatorio del servicio. | Revisa contrato, origen, fecha de inicio y destino (salvo destino libre). |
| «Es necesario marcar la casilla de verificación.» | No has marcado la declaración de veracidad. | Márcala: sin ella no se comunica nada. |
| «Formato no válido (DNI: 12345678-A, NIE: X-1234567-A)» | El NIF introducido no tiene un formato reconocible. | Revisa que no haya espacios ni caracteres de más. |
| «Letra de DNI no válida» | La letra de control no corresponde al número. | Comprueba el NIF con el documento original. |
| «Fecha fuera del rango válido» | Una fecha no cumple las reglas de orden (ver abajo). | Revisa que el inicio sea posterior al contrato y a la hora actual. |
| «Longitud máxima» | Un texto supera la longitud del campo. | Acorta la dirección (máximo 100 caracteres). |
| «Se ha producido un error procesando el fichero» | La carga masiva ha fallado: formato o alguna validación. | No se ha registrado ningún servicio del fichero. Revisa todas las líneas. |
| «Debe especificar una matrícula» | Consulta o comunicación sin matrícula. | Selecciona una de las matrículas que puedes gestionar. |
Para incidencias técnicas, la aplicación da un correo de soporte: registrovtc@mitma.es.
Las reglas que aplica al comunicar
Según el manual de usuario de la aplicación (versión 1.5, septiembre de 2021):
- La matrícula tiene que ser una de las que puedes gestionar: las de tus autorizaciones como titular o las que un titular te haya asignado como autorizado.
- La fecha y hora prevista de inicio debe ser igual o posterior a la del contrato y posterior a la fecha y hora actuales. No se puede comunicar un servicio que ya ha empezado.
- El punto más alejado se pide cuando origen y destino coinciden.
- La veracidad es obligatoria.
- En la carga masiva, si una línea falla no se registra ninguna del fichero.
Por qué falla una carga masiva
| Síntoma | Causa probable |
|---|---|
| Falla el fichero entero | Una sola línea con un error: número de campos distinto de 19, fecha mal escrita o un servicio ya empezado. |
| Los campos «se desplazan» | Un punto y coma dentro de una dirección, o una línea que termina en punto y coma. |
| Matrícula no reconocida | Sin guion (1234BBB), o de una autorización que no puedes gestionar. |
| Municipio no válido | Código INE sin ceros a la izquierda o que no pertenece a esa provincia. |
| Fechas rechazadas | Formato de hoja de cálculo (2026-10-01) en vez de dd/mm/aaaa hh:mi, o el inicio ya ha pasado. |
| Caracteres raros en las direcciones | Codificación del fichero distinta de la que espera la sede. El manual no la especifica. |
Revisión previa en cinco minutos
- Cada servicio tiene coche asignado y su matrícula está bien escrita, con guion.
- El NIF del titular es correcto (letra de control incluida).
- La fecha del contrato es anterior o igual a la de inicio, y el inicio todavía no ha llegado.
- Origen, destino y lugar del contrato tienen provincia y municipio con su código INE.
- Si origen y destino son el mismo lugar, está el punto más alejado.
- Has marcado la veracidad, y la has revisado de verdad.
Qué hacer si te rechazan un servicio a punto de empezar
Si el servicio empieza en minutos y la carga masiva falla, no esperes a encontrar el error del fichero: comunica ese servicio suelto desde «Comunicar Servicio» y guarda el justificante. Después corrige el fichero con el resto. Recuerda que empezar un servicio sin comunicarlo es una infracción muy grave: está en multas VTC.
Errores que no da la aplicación, pero cuestan caros
- Comunicar un servicio con un coche y hacerlo con otro sin modificar la matrícula.
- No anular los servicios cancelados.
- Comunicar con el NIF de la empresa equivocada cuando gestionas coches de varios titulares.
- Declarar un intermediario que no lo es, o no declarar al que sí lo es.
Qué hace WAT aquí, y qué no
Lo que hace hoy
- Valida cada servicio antes de meterlo en el fichero y te dice todo lo que falta a la vez, con la pantalla donde se arregla cada cosa.
- Comprueba la letra de control del NIF del titular.
- Genera siempre 19 campos por línea, sin punto y coma final, y cambia los puntos y coma de las direcciones por comas.
- Avisa de los servicios urgentes y de los ya empezados sin comunicar.
Lo que no hace
- No recibe respuestas del Ministerio: no sabe si la sede aceptó o rechazó tu fichero.
- No conoce códigos de error oficiales, porque no están publicados.
Preguntas frecuentes
¿Dónde está la lista de códigos de error del Registro VTC?
No hay una lista oficial publicada por el Ministerio. La aplicación muestra avisos genéricos, que recogemos en esta guía. Para casos concretos, el soporte técnico del Registro atiende en registrovtc@mitma.es.
¿Por qué me dice «Se ha producido un error procesando el fichero»?
Porque alguna línea del TXT no cumple el formato o una validación. En ese caso no se registra ningún servicio del fichero. Revisa el número de campos, las fechas, las matrículas y los códigos INE.
¿Puedo comunicar un servicio que ya ha empezado?
No: la aplicación exige que el inicio previsto sea posterior a la hora actual, y la norma exige comunicar antes del inicio.
¿Qué hago si la sede no funciona y el servicio empieza ya?
Guarda prueba de la incidencia (captura con hora) y avisa al soporte del Registro. Qué efecto tiene ante una inspección es una cuestión para tu asesor.
Fuentes
- Real Decreto 785/2021, de 7 de septiembre, sobre el control de la explotación de las autorizaciones de arrendamiento de vehículos con conductor · BOE · consultado el
- Textos de la aplicación web del Registro VTC (menús, casilla de veracidad, carga masiva) · Sede electrónica del Ministerio de Transportes · consultado el
- Registro de comunicaciones de los servicios de arrendamiento de vehículos con conductor · Sede electrónica del Ministerio de Transportes · consultado el
- Ley 16/1987, de 30 de julio, de Ordenación de los Transportes Terrestres (texto consolidado, última actualización publicada el 15/04/2026) · BOE · consultado el
Cambios en esta guía
- : Publicación de la guía.
Esta guía resume la normativa con fines informativos y cita sus fuentes oficiales. No es asesoramiento jurídico ni fiscal: la norma cambia y cada caso tiene matices. Antes de decidir, confírmalo con tu gestor, tu asesor o el organismo competente.