Para elegir un software VTC, pruébalo con tus datos reales y comprueba diez cosas: que las reservas entren solas por un enlace propio, que el precio lo calcule el servidor con tus tarifas, que la agenda de coches y conductores se vea en una pantalla, que la app del conductor enseñe solo lo necesario, cómo te ayuda con el Registro VTC (y si de verdad envía o solo prepara), cómo factura, cómo separa tus datos de los de otras empresas, si tiene API, qué cuesta de verdad y cómo te llevas los datos si te vas.
Esta guía es parte de las guías de negocio de WAT. Si vienes de trabajar con hojas de cálculo, lee también de Excel y WhatsApp a un software VTC.
Cómo hacer la prueba
Pide una prueba sin tarjeta y dedica media hora con tus datos: tres coches, dos conductores, cinco trayectos típicos con su precio y un cliente real. Lo que no puedas comprobar tú en esa media hora, asume que no está o que no es fácil.
La checklist
| Qué comprobar | Cómo se comprueba | Señal de alarma |
|---|---|---|
| Reservas que entran solas | Crea un enlace para un hotel y reserva desde el móvil como si fueras recepción. | Tardas más de un minuto o necesitas llamar. |
| Precio calculado en el servidor | Reserva un trayecto con tarifa fija y otro por km; compara con lo que esperas. | El precio cambia según la pantalla o se puede editar desde el navegador del cliente. |
| Agenda de coches y conductores | Asigna tres servicios a la misma hora y mira cómo lo enseña. | Tienes que abrir cada ficha para saber quién está libre. |
| App del conductor | Entra como conductor y sigue un servicio de principio a fin. | El conductor ve precios de otros, tus márgenes o la agenda de todos. |
| Registro VTC | Pregunta qué hace exactamente: ¿prepara los datos, genera el fichero o envía al Ministerio? | Te dicen «automático» y no te enseñan un justificante del Ministerio. |
| Facturación | Emite una factura, una rectificativa y una del mes de un cliente. | No existe la rectificativa o se puede editar una factura emitida. |
| Aislamiento de datos | Pregunta cómo se separan tus datos de los de otras empresas. | La respuesta es «la pantalla no los enseña». |
| Integraciones | Busca la documentación de la API. | No hay documentación pública. |
| Precio | Calcula lo que pagarías en un mes flojo y en uno fuerte. | Permanencia larga o costes que solo aparecen al contratar. |
| Salida | Pregunta cómo exportas clientes, reservas y facturas. | No hay exportación o es «bajo petición». |
Registro VTC: la pregunta que más confunde
Muchas webs dicen «Registro VTC integrado». Puede significar tres cosas muy distintas:
- Te prepara los datos de cada servicio para que los copies en la sede del Ministerio.
- Te genera el fichero de carga masiva para subirlo de una vez.
- Envía la comunicación al Ministerio por el servicio web oficial, con un certificado, y guarda la respuesta.
Solo la tercera es «automática». Pide que te enseñen un servicio comunicado y el código que devuelve el Ministerio. Y recuerda que, lo haga quien lo haga, la obligación de comunicar es del titular de la autorización. Todo el detalle, en la guía del Registro VTC.
Facturación: lo mínimo en España
- Numeración correlativa sin huecos, asignada al emitir.
- Factura simplificada y completa, y rectificativa que referencia a la original.
- Facturas emitidas que no se pueden editar ni borrar.
- Facturación de un periodo con una línea por servicio.
Sobre Verifactu, pregunta si el programa envía los registros a la Agencia Tributaria y si el fabricante ha presentado la declaración responsable. Un código QR en la factura no significa, por sí solo, que se envíe nada. Las fechas y obligaciones están en Verifactu para VTC y traslados.
Precio: haz la cuenta de un año
Los modelos de precio del sector son muy distintos: cuota por vehículo o por conductor, cuota plana, comisión por reserva o una mezcla. Para comparar, calcula lo que pagarías en tres meses distintos (flojo, medio y fuerte) con tus números reales y suma el año. Mira también la permanencia y lo que cuesta salir.
Errores al elegir
- Elegir por la demo del comercial en vez de por tu propia prueba.
- Pagar por funciones que «llegan pronto» sin fecha.
- No probar la app del conductor con un conductor de verdad.
- No preguntar cómo se exportan los datos.
- Dar por hecho que «integrado con el Ministerio» significa que envía.
Cuando elijas, planifica la migración con la guía para dejar el Excel y empieza a dar enlaces a tus clientes con cómo conseguir hoteles y agencias.
Qué hace WAT aquí, y qué no
Lo que hace hoy
- Enlace de reservas por cliente con precio calculado en el servidor, calendario de asignación y app del conductor en el navegador.
- Registro VTC: valida los 19 datos de cada servicio y genera el fichero TXT de carga masiva.
- Facturación con numeración correlativa, rectificativas, facturas simplificadas, completas y recapitulativas; tus reservas se exportan a Excel.
- API documentada y datos separados por empresa en la base de datos.
Lo que no hace
- No envía todavía las comunicaciones al Registro VTC: lo que genera es el fichero, que subes tú.
- No envía los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
- No asigna conductores de forma automática ni optimiza rutas.
Preguntas frecuentes
¿Qué software usan las empresas VTC en España?
Hay varios programas españoles e internacionales, con enfoques distintos: flotas que trabajan con plataformas o empresas de traslados con hoteles y agencias. Compáralos con esta checklist en una prueba con tus datos.
¿Un software VTC comunica los servicios al Ministerio por mí?
Algunos preparan los datos o el fichero; enviar de forma automática exige el servicio web oficial, un certificado y un alta previa. Pregunta qué hace exactamente y pide ver un justificante del Ministerio.
¿Necesito una app nativa para los conductores?
No necesariamente. Una aplicación web bien hecha funciona en cualquier móvil sin instalar nada. Lo importante es que sea sencilla y que funcione con mala cobertura.
¿Qué pasa con mis datos si dejo el programa?
Pregúntalo antes de contratar. Deberías poder exportar clientes, reservas y facturas en un formato estándar como Excel o CSV.
Guía práctica escrita desde la experiencia del sector. Las cifras orientativas se indican como tales; revisa siempre los números con los de tu propio negocio.