Para pasar del Excel y el WhatsApp a un software VTC sin perder servicios: elige una fecha de corte, carga en el programa las reservas futuras de tu hoja, da de alta coches, conductores y tarifas, y desde ese día toda reserva nueva entra solo por el programa. Mantén el Excel antiguo como consulta, no como segunda agenda. Las dos primeras semanas revisa cada mañana que no falte nada.
Es una de las guías de negocio de WAT. Si aún estás eligiendo programa, lee antes cómo elegir un software VTC.
Señales de que el Excel ya no te sirve
- Un servicio se ha quedado sin conductor porque cada uno miraba una versión distinta de la hoja.
- Tienes que llamar o escribir a cada conductor para decirle su servicio de mañana.
- Un hotel te pregunta «¿está confirmado?» y tienes que buscarlo en tres sitios.
- La factura de fin de mes te lleva una tarde y siempre falta algún servicio.
- Comunicar los servicios al Registro VTC es copiar y pegar a mano, uno a uno.
- Si te pones enfermo, nadie más sabe qué hay mañana.
Si te reconoces en dos o más, el coste de seguir así ya es mayor que el de cambiar, aunque no lo veas en una factura.
Lo que no hay que cambiar
Un programa no arregla un mal proceso: lo hace más rápido. Antes de migrar, deja claro por escrito:
- Quién confirma las reservas y en cuánto tiempo.
- Quién asigna coche y conductor, y hasta qué hora del día anterior.
- Qué hace el conductor al llegar, al recoger y si el pasajero no aparece.
- Cómo y cuándo se factura a cada cliente.
Esas reglas se mantienen. Lo que cambia es dónde se apuntan.
La migración en cinco pasos
- Fecha de corte. Elige un día tranquilo. A partir de ese día, las reservas nuevas solo entran por el programa.
- Datos maestros. Da de alta tus vehículos (con matrícula y plazas), tus conductores y tus tarifas. Sin matrícula no podrás preparar la comunicación al Registro VTC.
- Clientes. Crea cada hotel, agencia o empresa con su tarifa y su forma de pago.
- Reservas futuras. Sube las reservas pendientes desde tu Excel. Revisa después fechas y horas: el error típico es una columna de hora con formato de texto.
- Conductores. Dales acceso a la app y enséñales a ver su servicio, marcar la llegada y cerrar el viaje. Diez minutos con cada uno, en persona.
El primer mes
| Semana | Qué hacer | Señal de que va bien |
|---|---|---|
| 1 | Revisar cada mañana la agenda del día contra lo que esperabas. | Ningún servicio sorpresa. |
| 2 | Dejar de mandar servicios por WhatsApp: el conductor los ve en su app. | Los conductores ya no preguntan «¿qué tengo mañana?». |
| 3 | Dar a los clientes principales su enlace para reservar. | Las primeras reservas entran sin llamarte. |
| 4 | Facturar el mes desde el programa. | La factura sale en minutos y cuadra. |
Errores frecuentes al migrar
- Mantener dos agendas. Si el Excel y el programa conviven como fuente de verdad, en una semana no coinciden.
- Migrar el histórico entero. No hace falta: sube lo futuro y guarda el Excel antiguo para consultar.
- No formar a los conductores. Si no saben usar la app, vuelven al WhatsApp.
- Esperar a tenerlo todo perfecto. Empieza con lo básico (reservas, asignación, app) y añade facturación y portales después.
- Cambiar en temporada alta. Hazlo en un mes flojo.
Y el WhatsApp, ¿desaparece?
No del todo, y no hace falta. Sigue siendo útil para hablar. Lo que no debe ser es el sitio donde vive la información: la reserva, la hora, el conductor asignado y la dirección tienen que estar en un único lugar que todos consulten. Cuando algo cambia, se cambia allí.
Si tu siguiente paso es crecer con hoteles, sigue con cómo conseguir hoteles y agencias; si te faltan coches en los picos, con subcontratar servicios VTC.
Qué hace WAT aquí, y qué no
Lo que hace hoy
- Importa reservas desde Excel y avisa de las filas con errores.
- Da a cada conductor una app (en el navegador del móvil) con sus servicios del día.
- Enseña el calendario de coches y conductores en una sola pantalla y deja asignar a mano.
- Da a cada cliente su enlace para reservar y su portal.
Lo que no hace
- No importa conversaciones de WhatsApp ni lee correos para crear reservas.
- No asigna conductores de forma automática: la asignación la haces tú.
- No migra por ti tu histórico de facturas antiguas.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto se tarda en migrar?
Con los datos a mano, dar de alta vehículos, conductores, tarifas y subir las reservas futuras es cuestión de uno o dos días. Lo que lleva más es que el equipo se acostumbre: cuenta con dos semanas.
¿Puedo subir mi Excel tal como lo tengo?
Normalmente hay que ajustar las columnas al formato que pide el programa. En WAT tienes el formato explicado en preparar el Excel.
¿Qué pasa con los conductores mayores que no usan apps?
Una buena app de conductor enseña solo lo necesario: hora, recogida, pasajero, teléfono. Dedica diez minutos a enseñársela en persona y revisa con ellos la primera semana.
¿Tengo que dejar de usar WhatsApp con mis clientes?
No. Pero la reserva tiene que quedar en el programa. Si un cliente reserva por WhatsApp, pásala al programa en el momento o, mejor, dale su propio enlace.
Guía práctica escrita desde la experiencia del sector. Las cifras orientativas se indican como tales; revisa siempre los números con los de tu propio negocio.