Un traslado al aeropuerto bien organizado tiene cinco piezas: el número de vuelo guardado en la reserva, una hora de recogida calculada con margen (a la llegada, sobre el aterrizaje real; a la salida, con tiempo para facturar), un punto de encuentro claro con cartel con el nombre del pasajero, unas reglas de espera pactadas antes y una prueba si el pasajero no aparece. Todo lo demás es ejecutar sin improvisar.
Esta guía forma parte de las guías de negocio de WAT. El precio de estos servicios lo tienes en cómo fijar tarifas de traslados, y la parte de esperas y ausencias en política de no-show y espera.
Llegadas: recoger a alguien que aterriza
La recogida en llegadas es la más delicada, porque la hora real depende del avión.
- Pide el número de vuelo al reservar. Con él sabes la terminal y puedes comprobar la hora real de aterrizaje antes de salir.
- Decide sobre qué hora trabajas. Lo habitual es fijar la recogida un tiempo después del aterrizaje, para dar margen al desembarque y a las maletas. Cuánto, depende del aeropuerto y de si el vuelo es nacional o internacional: pactadlo con el cliente.
- Comprueba el vuelo antes de salir y, si se retrasa, ajusta la salida del conductor.
- Espera con cartel en el punto de encuentro acordado, con el nombre del pasajero bien legible.
- Contacta con el pasajero si no aparece en el tiempo pactado: llamada y mensaje.
Salidas: llevar a alguien a tiempo
En las salidas el riesgo cambia: llegar tarde al aeropuerto puede hacer perder el vuelo. Calcula la hora de recogida hacia atrás:
| Tramo | Qué tener en cuenta |
|---|---|
| Hora del vuelo | La que figura en la reserva del pasajero. |
| Antelación en el aeropuerto | La que recomiende la aerolínea para facturar y pasar controles; más en vuelos internacionales y en temporada alta. |
| Tiempo de trayecto | El de la hora punta de ese día, no el de un domingo de madrugada. |
| Margen | Para un atasco, un accidente o un pasajero que baja tarde del hotel. |
Cuando la reserva la hace un hotel, confirma con recepción la hora de recogida, no la del vuelo: el huésped a veces da una y el hotel apunta la otra.
El punto de encuentro y el cartel
La mitad de los «no-shows» en llegadas son pasajeros que no encontraron al conductor. Para evitarlo:
- Explica en la confirmación dónde espera el conductor: la salida de llegadas de la terminal, un punto de encuentro concreto, o dónde está el coche si el conductor no puede entrar.
- Usa un cartel con el nombre del pasajero (y el logo del hotel o la agencia si reserva un cliente profesional). Grande, legible y sin abreviaturas.
- Da al pasajero un teléfono de contacto que conteste.
- Respeta las normas del aeropuerto sobre dónde pueden parar y esperar los vehículos: cambian de un aeropuerto a otro y algunas comunidades autónomas regulan zonas cercanas a aeropuertos y estaciones. Consulta la normativa de tu comunidad.
Retrasos, cambios y no-shows
Deja por escrito, antes del primer servicio con cada cliente, qué pasa en cada caso:
- Vuelo retrasado: el conductor espera sin coste desde la hora real de aterrizaje durante el tiempo pactado.
- Vuelo cancelado o desviado: cómo se reprograma y si hay algún coste.
- Pasajero que no aparece: cuánto espera el conductor, cómo intenta contactarle y qué prueba se guarda.
- Cambio de hora o de terminal: hasta cuándo se acepta sin coste.
Para el no-show, la mejor prueba es una foto del punto de recogida con hora y lugar, y el registro de las llamadas. Con eso, la discusión con el cliente dura un minuto.
Qué debe saber el conductor antes de salir
- Nombre del pasajero, número de personas y maletas.
- Vuelo, terminal y hora real prevista.
- Punto de encuentro y dónde aparcar.
- Teléfono del pasajero y observaciones (silla de niño, movilidad reducida, idioma).
- Qué hacer si no aparece y a quién avisar.
Errores frecuentes
- Recoger a la hora programada del vuelo sin comprobar el retraso.
- No saber en qué terminal aterriza el vuelo.
- Cartel con el nombre mal escrito o sin nombre.
- No calcular el aparcamiento del aeropuerto en el precio.
- Olvidar comunicar el servicio al Registro VTC antes de empezar: el paso a paso está en la guía del Registro VTC.
Qué hace WAT aquí, y qué no
Lo que hace hoy
- Guarda el número de vuelo en cada reserva y marca las que lo tienen pendiente.
- Genera el cartel de bienvenida de cada reserva, con el logo del cliente si lo tiene.
- Da al conductor la ficha del servicio en su app, con el botón para abrir la ruta.
- Registra el no-show con foto, hora y posición desde la app del conductor.
Lo que no hace
- No sigue los vuelos en tiempo real ni recalcula la hora de recogida: el seguimiento de vuelos todavía no está activo.
- No cuenta ni cobra el tiempo de espera de forma automática.
- No envía avisos push al conductor todavía.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo debe esperar el conductor en el aeropuerto?
No hay una regla general para los servicios VTC: se pacta con el cliente. Lo importante es que esté escrito antes, que se cuente desde el aterrizaje real y que se sepa cuánto cuesta la espera adicional.
¿Tengo que cobrar el aparcamiento del aeropuerto?
Es un coste del servicio. Puedes incluirlo en el precio cerrado o cobrarlo aparte si así lo pactas; lo que no conviene es olvidarlo.
¿Qué hago si el vuelo se cancela?
Aplica lo que hayas pactado con el cliente. Si la reserva vino de un hotel o una agencia, avísales cuanto antes y acordad la nueva recogida.
¿Puedo esperar al pasajero en la zona de llegadas?
Depende de las normas de cada aeropuerto y de la normativa de tu comunidad autónoma sobre zonas cercanas a aeropuertos. Infórmate antes de prometerlo.
Guía práctica escrita desde la experiencia del sector. Las cifras orientativas se indican como tales; revisa siempre los números con los de tu propio negocio.