La autofacturación es la posibilidad de que la factura de un servicio no la emita quien lo presta, sino su cliente (facturación por el destinatario) o un tercero, en nombre y por cuenta del prestador. La regula el artículo 5 del Reglamento de facturación (RD 1619/2012): acuerdo previo que diga a qué operaciones se aplica, un procedimiento para que el prestador acepte cada factura, copia al prestador y expedición en su nombre. El artículo 6 añade una serie específica y la mención «facturación por el destinatario» cuando la emite el cliente. La obligación y la responsabilidad de facturar siguen siendo del prestador.
Es una guía del hub de normativa. El contenido de cualquier factura está en la factura VTC; si los conductores son asalariados, lo suyo no es facturar sino el registro de jornada.
Qué dice el Reglamento de facturación
El artículo 5 permite que la obligación de expedir factura se cumpla materialmente por el destinatario de la operación o por un tercero, que la expiden en nombre y por cuenta del empresario o profesional que hizo la operación. Para la facturación por el destinatario, el apartado 2 fija los requisitos:
| Requisito | Qué exige |
|---|---|
| Acuerdo previo | Un acuerdo entre prestador y destinatario, suscrito antes de las operaciones, que especifique a cuáles se refiere. |
| Aceptación | Cada factura expedida así debe pasar por un procedimiento de aceptación del prestador, que fijan las partes. |
| Copia | El destinatario remite una copia de la factura al prestador. |
| En nombre del prestador | La factura se expide en nombre y por cuenta del empresario o profesional que hizo la operación. |
Además, el artículo 6 obliga a usar una serie distinta para las facturas expedidas por el destinatario y a incluir la mención «facturación por el destinatario».
Cuándo tiene sentido en el sector VTC
- Flota con conductores autónomos o empresas colaboradoras: la flota conoce cada servicio y su importe mejor que el colaborador. Facturar por él evita errores y retrasos.
- Plataformas y bolsas de servicios: quien reparte los servicios puede emitir la factura del prestador a la empresa que se los encargó.
- Titular con varios vehículos de distintos propietarios: cuando cada titular factura sus servicios pero la gestión la lleva una sola oficina.
Si el conductor es asalariado, no hay nada que facturar: cobra una nómina. Tratar como autónomo a quien trabaja en las condiciones de un asalariado es un problema laboral, no de facturación.
Cómo montarlo, paso a paso
- Redacta el acuerdo de facturación por el destinatario con cada colaborador, antes del primer servicio, indicando a qué operaciones se aplica.
- Define cómo acepta el colaborador cada factura: por ejemplo, un plazo para revisarla tras recibir la copia, pasado el cual se entiende aceptada, si así lo pactáis.
- Crea una serie de facturas propia para las autofacturas, separada de tus facturas de venta.
- Incluye en cada factura la mención «facturación por el destinatario» y todos los datos del artículo 6: los del colaborador como emisor y los tuyos como destinatario.
- Envía copia de cada factura al colaborador.
- Guarda el acuerdo y las aceptaciones: son tu prueba ante una inspección.
IVA y retenciones
La factura lleva el IVA que corresponda al servicio que presta el colaborador, igual que si la hiciera él. Si te presta un servicio de transporte de viajeros, el tipo general será el 10 %; ver el IVA del transporte de viajeros. Si procede alguna retención a cuenta, depende del régimen del colaborador y del tipo de servicio: es una decisión para el gestor de cada parte.
Errores frecuentes
- Empezar a facturar en nombre del colaborador sin acuerdo previo firmado.
- Mezclar las autofacturas con tus facturas de venta en la misma serie.
- Olvidar la mención «facturación por el destinatario».
- No enviar copia al colaborador ni tener un procedimiento de aceptación.
- Usarla con conductores que en realidad son asalariados.
Qué hace WAT aquí, y qué no
Lo que hace hoy
- Tiene un acuerdo de facturación por el destinatario que la persona titular de la cuenta acepta en Configuración, con su fecha, y que puede retirar.
- Sin ese acuerdo no emite facturas automáticas en su nombre; con él, marca esas facturas y las incluye en el registro de facturación con su indicación.
- Incluye en el PDF de esas facturas la mención de facturación por el destinatario.
Lo que no hace
- No valida que tu acuerdo cubra todas las operaciones ni gestiona la aceptación de cada factura por el colaborador.
- No decide si procede retención ni el régimen fiscal de cada colaborador.
Autofacturación en WAT · Acuerdo de facturación por el destinatario
Preguntas frecuentes
¿Es legal que la flota haga las facturas del conductor?
Sí, con los requisitos del artículo 5 del Reglamento de facturación: acuerdo previo, procedimiento de aceptación, copia al prestador y factura en su nombre, en serie separada y con la mención «facturación por el destinatario».
¿Quién es responsable de la factura?
El prestador del servicio sigue siendo el obligado a facturar; el destinatario o el tercero solo cumple materialmente esa obligación por él.
¿Necesito un acuerdo por cada conductor?
Sí: el acuerdo es entre el prestador y el destinatario, y debe especificar a qué operaciones se aplica.
¿Qué mención lleva la factura?
«Facturación por el destinatario», según el artículo 6 del Reglamento de facturación, cuando la expide el destinatario.
Fuentes
Cambios en esta guía
- : Publicación de la guía.
Esta guía resume la normativa con fines informativos y cita sus fuentes oficiales. No es asesoramiento jurídico ni fiscal: la norma cambia y cada caso tiene matices. Antes de decidir, confírmalo con tu gestor, tu asesor o el organismo competente.