Toda empresa con conductores asalariados debe llevar un registro diario de jornada con la hora concreta de inicio y de fin de cada trabajador, y conservarlo cuatro años a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). En el transporte por carretera se suman las reglas del Real Decreto 1561/1995: jornada total diaria de doce horas como máximo, tiempo de presencia de hasta veinte horas semanales de media, pausas de al menos treinta minutos tras seis horas seguidas y un registro del tiempo de trabajo de los trabajadores móviles que se conserva al menos tres años. Los autónomos que conducen su propio vehículo no tienen registro de jornada laboral.
Es una guía del hub de normativa. Si trabajas con conductores autónomos, lee también autofacturación de conductores; si vas a contratar a tu primer conductor, cómo montar una empresa VTC.
El registro diario de jornada
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar «el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora». Se organiza por negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario tras consultar a los representantes, y los registros se conservan cuatro años.
No llevarlo sale caro: la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social califica como grave la transgresión de las normas de registro de jornada (art. 7.5), con multa de 751 a 7.500 euros (art. 40.1).
Cómo organizarlo y qué pide la protección de datos
La ley no fija un sistema concreto. La guía del Ministerio de Trabajo admite papel, una aplicación o un sistema mixto, siempre que la información sea fiable, inmodificable y no se pueda manipular después, ni por la empresa ni por el trabajador. Y como el registro identifica a personas, la guía de la AEPD añade sus reglas:
- Se organiza por convenio, por acuerdo de empresa o, si no hay, por decisión del empresario tras consultar a los representantes de los trabajadores. Déjalo por escrito.
- La base del tratamiento es la obligación legal, no el consentimiento del trabajador.
- El trabajador tiene derecho a que se le informe y a ejercer sus derechos de acceso, rectificación, oposición y supresión.
- Solo los datos imprescindibles. El registro no puede ser público ni estar a la vista de compañeros, clientes o proveedores.
- Solo para controlar la jornada. Si se ficha con geolocalización, la ubicación sirve para saber cuándo empieza y acaba la jornada, no dónde está el conductor en cada momento.
- Tiene que estar en tu registro de actividades de tratamiento, y quien te da el programa actúa como encargado del tratamiento.
- A disposición del trabajador, sus representantes y la Inspección en cualquier momento. La guía del Ministerio entiende que no obliga a entregar copias, pero sí a facilitar la consulta personal.
Si tu sistema guarda la ubicación al fichar, o si además pides fotos con hora y posición (un no-show, un ticket), la LOPDGDD exige informar antes a cada conductor de forma expresa, clara e inequívoca (art. 90). Lo explicamos, con un modelo de texto para tus conductores, en fotos geolocalizadas y registro de jornada.
Las reglas especiales del transporte
El Real Decreto 1561/1995, de jornadas especiales de trabajo, considera trabajadores móviles del transporte por carretera a los conductores y demás personal que viaja, en empresas de transporte urbano o interurbano, de viajeros o de mercancías (art. 10.2). Para ellos:
| Regla | Qué dice | Artículo |
|---|---|---|
| Tiempo de trabajo efectivo | Conducir y los trabajos relacionados con el vehículo, los pasajeros o su carga. | 8.1 |
| Tiempo de presencia | Estar a disposición sin trabajar: esperas, guardias, viajes sin servicio, averías. Lo concretan los convenios. | 8.1 |
| Jornada total diaria | No más de doce horas, incluidas las horas extraordinarias. | 8.2 |
| Tiempo de presencia máximo | No más de veinte horas semanales de promedio en un mes. | 8.3 |
| Máximo semanal con distribución irregular | 48 horas de promedio en cuatro meses y nunca más de 60 en una semana. | 10 bis.1 |
| Pausas | Al menos 30 minutos si la jornada continuada pasa de 6 horas; 45 minutos si el total pasa de 9. | 10 bis.4 |
| Registro del tiempo de trabajo | Lo lleva el empresario y lo conserva al menos tres años; el trabajador puede pedir copia. | 10 bis.5 |
| Tiempos de conducción | Los conductores de transportes interurbanos respetan los límites de conducción y descanso del Reglamento (CE) 561/2006. | 11 |
El tiempo que un conductor espera en el aeropuerto a un vuelo retrasado es, según cómo lo defina tu convenio, tiempo de presencia o de trabajo efectivo. Es la parte más discutida del sector: revisa tu convenio colectivo con tu asesor laboral.
Qué debe registrar tu empresa
- La hora de inicio y de fin de cada jornada de cada conductor, cada día.
- Las pausas, si tu convenio o tu organización las computa aparte.
- El tiempo de presencia, separado del de trabajo efectivo, si tu convenio lo distingue.
- Las horas trabajadas para otros empresarios, que el trabajador debe comunicarte por escrito cuando se lo pidas (art. 10 bis.3).
Autónomos y conductores de plataformas
El registro de jornada es una obligación laboral: se aplica a trabajadores por cuenta ajena. Un titular autónomo que conduce su propio vehículo no se registra jornada a sí mismo. Si trabajas con conductores que figuran como autónomos pero en la práctica dependen de tu empresa, el problema no es el registro: es la relación laboral. Consulta a tu asesor.
Errores frecuentes
- Apuntar solo las horas de servicio con pasajero y no la jornada completa.
- Registrar la jornada a mano a final de mes, «de memoria».
- No distinguir tiempo de presencia y de trabajo efectivo cuando el convenio lo hace.
- Borrar o corregir registros sin dejar rastro de quién y por qué.
- No guardar los registros cuatro años.
- Usar el registro, o la ubicación del fichaje, para saber dónde está el conductor.
- Empezar a fichar con una app sin haber informado antes a los conductores ni consultado a sus representantes.
Qué hace WAT aquí, y qué no
Lo que hace hoy
- Tus conductores de flota fichan inicio, pausa, reanudación y fin desde su app. La hora la pone el servidor, no el móvil.
- Ningún fichaje se edita ni se borra: tu empresa corrige con un motivo obligatorio y queda el original tachado, con quién lo corrigió y cuándo.
- La pantalla de Jornada laboral lo enseña por conductor, por día y por semana, avisa si un día pasa de los límites del RD 1561/1995 (sin impedir fichar) y lo exporta a CSV, Excel o PDF.
- No borra el registro: se conserva como mínimo los cuatro años del artículo 34.9.
- Leer y exportar el registro exige un permiso propio, y corregirlo, otro.
- Calcula también las horas de servicio de cada conductor a partir de sus reservas, aparte de los fichajes.
Lo que no hace
- No interpreta tu convenio: no separa tiempo de presencia y de trabajo efectivo por ti, y el convenio sale como «POR DEFINIR».
- No calcula horas extra, nocturnidad ni festivos.
- En la app, el conductor ve solo los fichajes del día; el histórico se lo facilitas tú desde el panel.
- No redacta el texto informativo para tus conductores ni consulta por ti a sus representantes.
- No calcula tiempos de conducción y descanso del reglamento europeo.
- No valida que tu sistema de registro cumpla lo que exija una futura norma de registro digital.
Jornada laboral en WAT · Fichar desde la app del conductor · Uso legal de la ubicación y las fotos
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el registro de jornada para conductores VTC?
Sí, para los asalariados: el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar cada día la hora de inicio y de fin de su jornada y a conservar el registro cuatro años.
¿Cuántas horas puede trabajar al día un conductor?
La jornada total diaria no puede pasar de doce horas, incluidas las extraordinarias (art. 8.2 del RD 1561/1995), además de los límites de jornada ordinaria del Estatuto y de tu convenio.
¿La espera en el aeropuerto cuenta como jornada?
Depende de cómo la califique tu convenio: puede ser tiempo de presencia o de trabajo efectivo. En ambos casos se registra y tiene límites.
¿Los autónomos tienen que fichar?
No como obligación laboral: el registro de jornada se aplica a trabajadores por cuenta ajena.
¿Cuánto tiempo guardo los registros?
Cuatro años el registro diario del Estatuto (art. 34.9) y al menos tres años el registro de tiempo de trabajo de los trabajadores móviles (art. 10 bis.5 del RD 1561/1995).
¿Necesito el consentimiento del conductor para ficharle con una app?
No. Según la AEPD, la base del registro de jornada es la obligación legal, no el consentimiento. Lo que sí debes hacer es informarle y, si la app guarda su ubicación al fichar, hacerlo antes y de forma expresa, clara e inequívoca (art. 90 de la LOPDGDD).
Fuentes
- Real Decreto Legislativo 2/2015, texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores (art. 34.9) · BOE · consultado el
- Real Decreto 1561/1995, sobre jornadas especiales de trabajo (texto consolidado) · BOE · consultado el
- Reglamento (CE) n.º 561/2006, tiempos de conducción y descanso (DOUE, copia en el BOE) · Diario Oficial de la Unión Europea · BOE · consultado el
- Guía sobre el registro de jornada · Ministerio de Trabajo y Economía Social · consultado el
- La protección de datos en las relaciones laborales (guía actualizada en diciembre de 2025), apartado «Registro de jornada» · Agencia Española de Protección de Datos · consultado el
- Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (art. 90, geolocalización) · BOE · consultado el
- Real Decreto Legislativo 5/2000, texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (arts. 7.5 y 40.1) · BOE · consultado el
Cambios en esta guía
- : Publicación de la guía.
- : Añadidos cómo organizar el registro, lo que pide la protección de datos según la guía de la AEPD, la sanción por no llevarlo y lo que hace WAT con más detalle.
Esta guía resume la normativa con fines informativos y cita sus fuentes oficiales. No es asesoramiento jurídico ni fiscal: la norma cambia y cada caso tiene matices. Antes de decidir, confírmalo con tu gestor, tu asesor o el organismo competente.