Fotos con ubicación y registro de jornada de tus conductores: cómo usarlos dentro de la ley

Es una guía del hub de normativa. Las reglas del tiempo de trabajo en el transporte (jornada máxima, tiempo de presencia, pausas) están en control horario de conductores. Cómo escribir tu política de espera y de no-show, en política de no-show y espera.

Qué dice la norma, artículo por artículo

El registro de jornada: cómo llevarlo bien

• Es una obligación legal. No pidas al conductor que «consienta» que se le fiche: según la AEPD, la base del registro es la ley, no el consentimiento.
• Organízalo por escrito: por convenio, por acuerdo de empresa o, si no hay, por decisión tuya tras consultar a los representantes de los trabajadores (art. 34.9). Deja dicho qué sistema usas, cómo se ficha y cómo se corrige un error.
• Fiable y sin retoques. La guía del Ministerio de Trabajo admite cualquier sistema, en papel o digital, si da información fiable, inmodificable y que no se pueda manipular después, ni por la empresa ni por el trabajador.
• Solo los datos imprescindibles. El registro no puede ser público ni estar a la vista de otros trabajadores, clientes o proveedores.
• Siempre disponible. El trabajador, sus representantes y la Inspección tienen que poder consultarlo cuando lo pidan. La guía del Ministerio entiende que no obliga a entregar copias, pero sí a facilitar la consulta personal.
• Cuatro años de conservación (art. 34.9). En el transporte por carretera, el RD 1561/1995 añade su propio registro del tiempo de trabajo de los trabajadores móviles: está en control horario de conductores.
• Para nada más. La AEPD pone el ejemplo de un trabajador que ficha con geolocalización: el dato sirve para saber cuándo empieza y termina, no dónde está en cada momento.

La ubicación del conductor: cuándo y cuánto

La LOPDGDD permite usar la geolocalización para el control laboral (art. 90), y la guía de la AEPD recuerda que en el transporte de personas puede estar justificada. Pero exige proporción: un fin concreto, ningún medio menos invasivo que sirva igual y nunca una observación continua de la persona.

• Fuera de la jornada, nada. La guía de la AEPD recoge una sentencia que obliga a que el sistema deje de funcionar al acabar la jornada laboral.
• Cuidado con el móvil personal. Según la guía de la AEPD, no se puede imponer al trabajador que ponga sus propios medios, como su teléfono, para geolocalizarle (cita la sentencia SAN 136/2019 de la Audiencia Nacional). Si tus conductores usan la app en su móvil, háblalo con tu asesor. Un móvil de empresa evita el problema.
• Solo quien lo necesita. Decide quién de tu empresa ve la ubicación y para qué.
• Un plazo corto. Guarda las ubicaciones el tiempo que necesites para su fin, no «por si acaso».
• La información va antes. Qué se registra, cuándo, quién lo ve, cuánto se guarda y cómo ejercer los derechos. Tienes un modelo más abajo.

Fotos con hora y ubicación: el no-show y los gastos

Una foto del punto de recogida con la hora y la posición es la prueba más clara de un no-show ante tu cliente, y la foto de un ticket justifica un gasto. Pero es un dato personal del conductor (dónde estaba y cuándo) y, a veces, de quien sale en la imagen. La base suele ser el contrato de trabajo o el interés legítimo de la empresa en poder probar el servicio (art. 6 del RGPD); confírmalo con tu asesor. Para usarlas de forma proporcionada:

• Para qué: escríbelo. Por ejemplo, acreditar ante el cliente que el conductor estuvo en el punto de recogida y el pasajero no apareció, o justificar un gasto del servicio. No para vigilar al conductor.
• Qué se fotografía: el punto de encuentro, el cartel con el nombre, el panel de llegadas o el ticket. No hace falta que salgan personas: evita caras reconocibles, matrículas de otros o documentos ajenos.
• Cuándo: durante el servicio y solo cuando hay algo que acreditar.
• Quién la ve: tu empresa. Al cliente, solo si reclama y solo la foto de ese servicio.
• Cuánto se guarda: fija un plazo en tu política. Para un no-show, un criterio habitual es el tiempo que tu cliente tiene para reclamar o para pagar la factura; revisa el plazo con tu asesor.
• Qué no es: la foto prueba que el conductor estuvo allí, no que puedas cobrar. Para cobrar un no-show necesitas una política de espera y no-show que el cliente haya aceptado antes.

Qué hace WAT y qué te toca a ti

Checklist antes de empezar

1. Escribe para qué usas cada cosa: el registro de jornada (obligación legal), las fotos del no-show y de los gastos (prueba del servicio) y la ubicación durante el servicio (organizar los servicios e informar al pasajero).
2. Revisa tu convenio colectivo: puede regular el registro, el tiempo de presencia y los medios de control.
3. Si tienes representantes de los trabajadores, consúltales el sistema de registro y cuenta con su informe sobre los medios de control antes de implantarlos.
4. Decide con qué móvil se trabaja. Si es el personal del conductor, háblalo antes con tu asesor.
5. Entrega a cada conductor el texto informativo antes de que use la app y guarda la prueba de la entrega (firma o acuse de recibo).
6. Añade estos tratamientos a tu registro de actividades de tratamiento y revisa el contrato de encargo del tratamiento con el proveedor del programa (art. 28 del RGPD).
7. Da los permisos de jornada y de reservas solo a quien los necesite.
8. Apunta los plazos y dilos en el texto informativo: cuatro años el registro de jornada, 30 días las fotos del trayecto y el recorrido, y lo que decidas para la foto del no-show, que hoy WAT no borra sola.
9. Revísalo una vez al año, o antes si cambia tu convenio o tu forma de trabajar.

Modelo de texto informativo para tus conductores

1. Quién trata tus datos. [Razón social], con NIF [NIF] y domicilio en [dirección], es responsable de los datos que se describen aquí. Contacto: [correo para protección de datos].
2. Registro de jornada. Registramos cada día la hora de inicio, las pausas y la hora de fin de tu jornada, como exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Fichas desde la app de conductores de WAT en [el móvil de empresa / tu móvil]. La hora la pone el sistema, no el móvil. Si te equivocas u olvidas fichar, avisa a [persona o cargo]: la corrección se hace con un motivo y queda constancia del fichaje original. Conservamos el registro cuatro años. Puedes consultarlo cuando quieras pidiéndoselo a [persona o cargo]; también pueden consultarlo tus representantes y la Inspección de Trabajo.
3. Ubicación al fichar. Si has dado permiso de ubicación a la app, al fichar se guarda tu posición en ese instante, sin recorrido. Si no lo das, el fichaje se registra igual. Solo la usamos para [finalidad concreta, por ejemplo: aclarar una incidencia en un fichaje], nunca para saber dónde estás durante la jornada.
4. Ubicación durante el servicio. Desde que marcas «Voy de camino» hasta que finalizas el servicio, y con la app abierta, se registra tu posición (latitud, longitud, hora, precisión y, si el móvil los da, velocidad y rumbo). La ven [la empresa] y el pasajero de ese servicio mientras dura. Sirve para [organizar los servicios y que el pasajero sepa dónde estás]. El recorrido se borra a los 30 días.
5. Fotos del servicio. Si el pasajero no se presenta, harás una foto del punto de recogida con la app. Se guarda con la fecha, la hora, tu posición, el número de reserva y tu nombre. También puedes añadir fotos del servicio y de tickets de gastos. Sirven para acreditar el servicio ante el cliente y justificar los gastos. Fotografía el lugar o el ticket, no a personas. Las fotos del servicio y los tickets se borran a los 30 días. La del no-show se conserva con el servicio, como prueba [indica el plazo que fijes con tu asesor; hoy WAT no la borra automáticamente].
6. Por qué podemos hacerlo. El registro de jornada, por obligación legal (artículo 6.1.c del RGPD y 34.9 del Estatuto). La ubicación y las fotos, por la ejecución de tu contrato de trabajo y las facultades de control de la empresa (artículos 6.1.b del RGPD, 20.3 del Estatuto y 90 de la LOPDGDD) [base jurídica a confirmar con el asesor].
7. Quién más accede. We Are Transfers, proveedor del programa, que trata estos datos por nuestra cuenta [con el contrato de encargo del tratamiento que corresponda]. [Otros, si los hay.] No los cedemos a nadie más salvo obligación legal, por ejemplo a la Inspección de Trabajo.
8. Tus derechos. Puedes pedir el acceso, la rectificación, la supresión, la limitación o la oposición escribiendo a [correo]. Si no estás conforme con la respuesta, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).
9. Recibí. Nombre, DNI, fecha y firma del conductor.

Errores frecuentes

• Pedir al conductor que «consienta» la geolocalización en vez de informarle: en una relación laboral el consentimiento no es libre, y la base es la ley y el contrato.
• Usar el registro de jornada o las fotos para saber dónde está el conductor.
• Empezar a usar la app sin haber entregado el texto informativo.
• Fotografiar a personas en el punto de recogida cuando basta con el lugar.
• Guardar fotos y ubicaciones sin plazo.
• Dar acceso al registro de jornada a todo el equipo.
• Corregir fichajes sin motivo o sin decírselo al conductor.

Esta guía resume la normativa con fines informativos y cita sus fuentes oficiales. No es asesoramiento jurídico ni fiscal: la norma cambia y cada caso tiene matices. Antes de decidir, confírmalo con tu gestor, tu asesor o el organismo competente.