La rentabilidad de una empresa VTC se calcula restando a lo que facturas (sin IVA) todos tus costes: los variables de cada servicio (combustible, peajes, comisiones del canal, conductor por horas) y los fijos del periodo (vehículo, seguro, autorizaciones, gestoría, software). Para decidir, mídela por servicio, por vehículo, por conductor y por canal de venta: la media de la empresa esconde qué clientes y qué coches te hacen perder dinero.
Esta guía forma parte de las guías de negocio de WAT. Para calcular el precio de un servicio concreto, usa cómo fijar las tarifas de tus traslados. Todas las cifras de los ejemplos son inventadas para explicar el cálculo.
Los tres números que tienes que conocer
| Indicador | Fórmula | Qué te dice |
|---|---|---|
| Margen de contribución por servicio | Precio sin IVA − costes variables del servicio | Cuánto aporta cada servicio a pagar los costes fijos. |
| Punto de equilibrio | Costes fijos del mes / margen medio por servicio | Cuántos servicios necesitas al mes para no perder dinero. |
| Beneficio del periodo | Suma de márgenes de contribución − costes fijos | Lo que gana la empresa antes de impuestos. |
Ejemplo de método: si tus costes fijos son 3.000 € al mes y cada servicio te deja de media 30 € de margen de contribución, necesitas 100 servicios al mes para cubrir costes. El servicio 101 es el primero que te da beneficio.
Costes variables y costes fijos
Separar bien los costes es la mitad del trabajo.
- Variables (dependen de cada servicio): combustible, peajes, aparcamiento, comisión del canal (marketplace, plataforma, recepción), coste del conductor si le pagas por servicio o por hora.
- Fijos (los pagas aunque no hagas servicios): cuota o amortización del vehículo, seguro, autorizaciones y visados, gestoría, software, teléfono, sueldo fijo del conductor.
Un error típico es tratar el sueldo del conductor asalariado como variable. Si cobra lo mismo haga diez servicios o veinte, es fijo, y eso cambia tu punto de equilibrio.
La rentabilidad de un transfer, partida a partida
La cuenta del mes dice si la empresa gana dinero. No dice si este traslado concreto lo gana. Para saberlo se baja al servicio y se resta en este orden:
| Partida | Qué entra | De dónde sale el dato |
|---|---|---|
| Ingreso | Lo que cobras por el servicio, sin IVA. | La reserva. |
| Menos: el canal | La comisión de la plataforma, del marketplace o de quien te cedió el servicio, si la hay. | Las condiciones de ese canal. |
| Menos: los kilómetros | Todos los que hace el coche por ese servicio (hasta la recogida, con el pasajero y de vuelta si regresa vacío) por tu coste variable por kilómetro: combustible o energía, neumáticos y mantenimiento. | Tus gastos y tus kilómetros del año. |
| Menos: los gastos directos | Peajes, aparcamiento del aeropuerto, tasas de acceso. | Los tiques del servicio. |
| Menos: el conductor | Solo si le pagas por servicio o por hora. Si tiene sueldo fijo, va más abajo. | Lo que hayas pactado con él. |
| Igual: margen de contribución | Lo que ese traslado aporta a pagar los costes fijos. | La resta de todo lo anterior. |
| Menos: su parte de costes fijos | Las horas que el servicio ocupa de verdad (desplazamiento, espera, trayecto y regreso) por tu coste fijo por hora vendida. | Tus costes fijos del mes entre las horas que facturas. |
| Igual: resultado a coste completo | Lo que queda de ese traslado cuando ya ha pagado su parte de todo. | La última resta. |
El desgaste del vehículo se cuenta una vez: por kilómetro, si lo calculas así, o dentro de la cuota fija. En los dos sitios, no. Cómo sacar tu coste por kilómetro y por hora está en cómo fijar las tarifas de tus traslados.
Ejemplo ilustrativo. Las cifras son inventadas y redondas, puestas solo para seguir la cuenta: no son precios ni costes de mercado ni de ninguna empresa. Un traslado se cobra a 100 € sin IVA. El canal se queda 10 €. El coche hace 100 km en total, a un coste variable de 0,30 € por km: 30 €. Hay 5 € de aparcamiento. El conductor tiene sueldo fijo. Margen de contribución: 100 − 10 − 30 − 5 = 55 €. El servicio ocupa 3 horas, a 15 € de coste fijo por hora vendida: 45 €. Resultado a coste completo: 10 €. Haz la misma cuenta con tus números.
Dos resultados, dos decisiones
- Margen de contribución negativo: pierdes dinero por hacerlo, aunque el coche estuviera parado. No se acepta.
- Margen de contribución positivo y resultado a coste completo negativo: el servicio ayuda a pagar los fijos, pero no llega a cubrir su parte. Sirve para llenar una hora en la que el coche no iba a facturar nada; no sirve como servicio habitual ni como precio de tarifa.
- Los dos positivos: es el servicio que quieres repetir. Mira de qué cliente y de qué canal viene.
Por eso un precio de tarifa se calcula a coste completo, y una oferta suelta para una hora muerta se decide con el margen de contribución. Confundir las dos cuentas es como se acaba trabajando mucho y ganando poco.
Tres transfers que se cobran igual y no dejan lo mismo
| Caso | Qué cambia en la cuenta | Qué mirar |
|---|---|---|
| Ida con regreso en vacío | Los kilómetros y las horas se duplican y el ingreso no. | Si puedes vender la vuelta, o encadenar otro servicio cerca del destino. |
| Ida con la vuelta ocupada | El regreso deja de ser un coste de este servicio: lo paga el siguiente. | Que el segundo servicio no te obligue a esperar más de lo que ahorras. |
| Recogida con espera larga | Los kilómetros son los mismos, pero las horas ocupadas suben. | Qué espera está incluida en el precio y cuál se cobra aparte. |
Las reglas de espera se escriben antes del primer servicio: política de no-show y espera.
Antes de aceptar un servicio dudoso
- ¿Cuántos kilómetros hace el coche en total, y no solo con el pasajero dentro?
- ¿Cuántas horas ocupa de verdad, con el desplazamiento, la espera y el regreso?
- ¿Cuánto se queda el canal y cuándo cobras tú?
- ¿Ocupa una hora buena o una hora en la que el coche iba a estar parado? Si es buena, ¿qué servicio dejas de hacer?
- ¿El margen de contribución es positivo? Si no lo es, la respuesta es no.
- ¿Trae algo más que este viaje: un cliente que repite, una vuelta que puedes vender?
Rentabilidad por vehículo y por conductor
Con más de un coche, mira cada uno por separado. Dos preguntas:
- Ocupación: horas facturadas / horas disponibles. Un coche disponible doce horas que factura cuatro es un coste fijo esperando.
- Ingreso por hora facturada: lo que factura el coche / horas de servicio. Compara coches y conductores con el mismo tipo de trabajo.
Si un vehículo está siempre por debajo del resto, antes de venderlo mira por qué: puede ser el tipo de vehículo, el turno o el conductor.
Rentabilidad por canal de venta
El mismo trayecto no deja el mismo dinero según de dónde venga la reserva. Compara los canales con esta tabla, rellenada con tus datos:
| Canal | Precio medio sin IVA | Comisión o coste del canal | Plazo de cobro | Margen de contribución |
|---|---|---|---|---|
| Cliente directo (web, enlace propio) | tu dato | tu dato | tu dato | tu dato |
| Hotel o agencia a cuenta | tu dato | tu dato | tu dato | tu dato |
| Marketplace de traslados | tu dato | tu dato | tu dato | tu dato |
| Servicio cedido por un compañero | tu dato | tu dato | tu dato | tu dato |
Incluye el plazo de cobro: 100 € cobrados a 60 días no valen lo mismo que 100 € cobrados hoy si tienes que pagar el combustible ahora.
Si un canal te deja poco margen pero te llena horas muertas, puede merecer la pena. Si te ocupa horas buenas, no. Sobre los canales, lee marketplaces de transfers y vender traslados sin marketplaces.
Qué medir cada mes
- Servicios hechos, cancelados y no-shows.
- Facturación sin IVA por cliente y por canal.
- Horas facturadas por vehículo y por conductor.
- Kilómetros en vacío frente a kilómetros con pasajero.
- Facturas pendientes de cobro y antigüedad de la deuda.
- Costes fijos del mes, sin olvidar los anuales repartidos (seguro, visados).
Errores frecuentes
- Calcular con la facturación con IVA: el IVA no es tuyo.
- Olvidar los costes anuales (seguro, ITV, visado) y llevarte un susto en el mes que tocan.
- Fiarte de cifras de facturación de foros o de brókers de licencias: no conocen tus costes.
- Mirar solo la media de la empresa y no por cliente o por coche.
- No contar tu propio sueldo si eres autónomo y conduces tú.
Qué hace WAT aquí
Lo que hace hoy
- Guarda precio, cliente, canal, vehículo y conductor de cada servicio, y lo exporta a Excel.
- Muestra informes de facturación y de servicios por cliente y por conductor.
- Registra los gastos de cada vehículo.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto factura una VTC al mes?
No hay una cifra fiable general: depende de la ciudad, de los clientes, de cuántas horas trabaja el coche y del canal. Desconfía de las cifras sin fuente. Mide la tuya con las fórmulas de esta guía.
¿Qué es más rentable, plataforma o cliente directo?
Depende de la comisión de la plataforma, de cuántas horas muertas te llena y de lo que te cuesta conseguir clientes directos. Compara el margen de contribución de cada canal con tus datos.
¿Cuántos servicios necesito para cubrir costes?
Divide tus costes fijos del mes entre el margen medio que te deja cada servicio. Ese es tu punto de equilibrio.
¿Merece la pena añadir un segundo coche?
Si el primero está ocupado casi todas las horas buenas y rechazas servicios, probablemente sí. Calcula cuántos servicios necesita el segundo coche para cubrir sus propios costes fijos antes de comprarlo.
Cambios en esta guía
- : Publicación de la guía.
- : Nuevos apartados: la cuenta de un transfer partida a partida, con el margen de contribución y el resultado a coste completo, tres casos que se cobran igual y no dejan lo mismo, y la lista para decidir un servicio dudoso.
Guía práctica escrita desde la experiencia del sector. Las cifras orientativas se indican como tales; revisa siempre los números con los de tu propio negocio.