Para no teclear las reservas que te manda un hotel en Excel, dale una plantilla fija con una reserva por fila y columnas con nombre claro (recogida con su municipio, destino, fecha, hora, pasajero, vehículo, vuelo). Pide que la suba él mismo a tu sistema de reservas, que el precio de cada fila lo calcule el sistema con las tarifas pactadas con ese hotel y que tú revises el envío antes de aceptarlo. Así nadie copia datos y el precio no se discute.
Es una de las guías de negocio de WAT. Si todavía no trabajas con hoteles, empieza por cómo conseguir hoteles y agencias como clientes; si tu problema es que todo tu negocio vive en una hoja de cálculo, lee cómo dejar el Excel y el WhatsApp.
Por qué el Excel libre de cada hotel no funciona
Cada hotel hace su hoja a su manera. Uno pone la fecha y la hora en la misma celda, otro escribe «T1» en lugar del aeropuerto, otro junta a tres pasajeros en una fila y a otro lo separa en dos. Cada hoja nueva hay que interpretarla antes de copiarla.
- Direcciones sin municipio: «Hotel Sol» puede estar en cinco localidades.
- Horas escritas como texto, con formatos distintos o sin decir si es la llegada del vuelo o la recogida.
- Sin número de pasajeros ni maletas, y descubres en el aeropuerto que no caben en un turismo.
- Sin precio, o con un precio que el hotel se ha inventado a partir de un correo antiguo.
- Filas repetidas porque la hoja se ha copiado de la semana anterior.
La plantilla: qué columnas pedir
La solución es una sola plantilla para todos tus clientes, con una reserva por fila y una columna para cada dato. Estas son las columnas que usa la plantilla de WAT; sirven de referencia aunque uses otra herramienta.
| Columna | ¿Obligatoria? | Qué poner |
|---|---|---|
| Tipo | Sí | «transfer» (de un sitio a otro) o «disposicion» (por horas). |
| Origen (recogida) | Sí | El lugar con su municipio: «Aeropuerto de Alicante, Elche», no «Aeropuerto». |
| Destino | Sí en transfer | A dónde va el pasajero. |
| Fecha y Hora | Sí | Fecha como 12/10/2026 y hora de recogida en 24 h, como 09:30. |
| Pasajero | Sí | Nombre de quien viaja o del responsable del grupo. |
| Teléfono | No | Contacto del pasajero para el conductor. |
| Pax y Maletas | No | Cuántas personas y cuántas maletas. Decide el vehículo. |
| Vehículo | No | Turismo, turismo vip, minivan o minivan vip. |
| Horas | Sí en disposición | Horas completas del servicio por horas. |
| Vuelo/Tren | No | El número, si la recogida es en aeropuerto o estación. |
| Notas | No | Silla de bebé, cartel, cualquier cosa del servicio. |
En la plantilla que el hotel descarga desde su portal no hay columna de precio: el precio lo pone el sistema con las tarifas de ese cliente.
Dos reglas que ahorran casi todos los errores: la dirección siempre con su municipio, y la hora siempre como hora de recogida. Díselo al hotel el primer día.
Quién sube el Excel y quién pone el precio
Hay dos maneras de meter el Excel de un hotel en tu sistema, y no son iguales:
| Lo sube el hotel | Lo subes tú | |
|---|---|---|
| Quién teclea | Nadie: el hotel rellena la plantilla y la sube. | Nadie, pero tienes que recibir el fichero y subirlo. |
| Precio | Las tarifas pactadas con ese hotel. | Tus tarifas generales, o el precio que pongas en la hoja. |
| A quién se atribuye | A ese hotel, como cualquier reserva suya. | A ti; el cliente a facturar se cambia después, reserva a reserva. |
| Control | Llega como un envío pendiente que aceptas o rechazas. | Lo que importas entra directamente. |
Para un cliente habitual, lo que más compensa es que lo suba el hotel: su Excel queda ligado a su cuenta, con sus precios, y tú solo revisas.
Revisar el envío antes de aceptarlo
Que el hotel suba el Excel no quiere decir que todo entre sin mirar. El paso de revisión es el que evita el servicio fantasma.
- El hotel descarga la plantilla, la rellena y la sube. El sistema comprueba cada fila: dirección, ruta, fecha, hora, vehículo y precio.
- Te llega el envío como pendiente, con cuántos servicios trae, cuántos están listos y el total.
- Miras las filas con problemas: dirección que no se encuentra, fila repetida, fila sin precio. Las corriges, pones el precio a mano o las dejas fuera.
- Aceptas el envío. Solo entonces se crean las reservas, a nombre de ese hotel.
- Asignas coche y conductor a cada servicio, como con cualquier otra reserva.
Cómo pedírselo al hotel
- Mándale la plantilla, no un ejemplo en el cuerpo del correo. Mejor aún: que la descargue desde su portal, así siempre usa la última.
- Explícale en persona las dos reglas: municipio en la dirección y hora de recogida, no de llegada del vuelo.
- Pactad el plazo: por ejemplo, las llegadas de la semana, el jueves anterior. Los cambios de última hora, reserva a reserva.
- Acordad qué pasa con las filas sin precio o con un trayecto fuera de tarifa: se consultan antes de aceptar.
- Revisad juntos el primer envío. A partir del segundo, casi no hay errores.
Si el hotel prefiere reservar de una en una, dale su enlace de reservas; y para la web de tu propia empresa, mira reservas online en tu web. Si todavía no tienes tarifas pactadas por trayecto, empieza por cómo fijar tarifas de traslados.
Qué hace WAT aquí, y qué no
Lo que hace hoy
- Da al hotel o agencia una plantilla Excel que descarga desde su portal y sube allí mismo, si le activas la carga masiva en su ficha.
- Comprueba cada fila y le pone precio en el servidor con las tarifas de ese cliente.
- Te deja corregir, poner precio a mano o excluir filas, y aceptar o rechazar el envío.
- Crea las reservas a nombre de ese cliente, confirmadas o pendientes según la confirmación que tenga.
- También puedes subir tú un Excel desde tu panel; entonces el precio sale de tus tarifas generales.
Lo que no hace
- No lee Excel con cualquier formato: las columnas tienen que llamarse como en la plantilla.
- No lee correos ni PDF para sacar reservas.
- No asigna coche ni conductor a las reservas importadas: lo haces tú.
- No crea reservas mientras tu cuenta no esté verificada.
- No avisa al pasajero de las reservas que entran por Excel.
El portal para hoteles y agencias · Lo que ve el hotel al subir su Excel · Aceptar o rechazar el lote de un hotel
Preguntas frecuentes
¿Tiene que usar el hotel mi plantilla?
Es lo más seguro. En WAT el sistema busca las columnas por su nombre, así que el orden da igual, pero tienen que estar al menos recogida, fecha, hora y pasajero. Las columnas, una a una, en preparar el Excel.
¿Cuántas reservas se pueden subir de una vez?
En WAT, hasta 300 filas por archivo y 5 MB. Si el Excel trae más, se leen las 300 primeras y el sistema dice cuántas se quedaron fuera para subirlas en otra carga.
¿Puede el hotel poner su propio precio en el Excel?
En la plantilla del portal de WAT no hay columna de precio: cada fila se calcula con las tarifas que tienes con ese cliente. Si una fila sale sin precio, lo pones tú al revisar el envío.
¿Se avisa al pasajero cuando entra la reserva?
En WAT, no: al aceptar un envío no se manda nada al pasajero. Si el hotel dejó un correo al subirlo, a él sí le llega el aviso de que se ha aceptado o rechazado.
¿Qué pasa si rechazo el envío?
En WAT no se crea ninguna reserva y el envío queda cerrado; no se puede reabrir. El hotel tiene que subir el Excel otra vez. Lo tienes explicado en aceptar o rechazar el lote de un hotel.
Guía práctica escrita desde la experiencia del sector. Las cifras orientativas se indican como tales; revisa siempre los números con los de tu propio negocio.