Paso a paso

Aceptar o rechazar el lote que envía un hotel

Cuando un hotel o agencia sube un Excel desde su portal, te llega un lote. Revísalo, corrige lo que haga falta y acéptalo o recházalo.

Dónde está: Panel → Notificaciones → la fila del lote
Disponible para: Titulares de la cuenta · Miembros del equipo con permiso (permiso «Reservas · Crear»)
Se usa en: Ordenador y móvil

Para qué sirve

Para decidir qué reservas del Excel de tu cliente entran en tu agenda, con el precio de sus tarifas, sin tener que escribirlas tú.

Antes de empezar

El cliente tiene activado Permitir que el hotel suba reservas por carga masiva en su ficha, pestaña Motor, apartado Comportamiento. Ver La ficha de un cliente.
Para ver el lote: permiso «Reservas · Ver». Para corregirlo, aceptarlo o rechazarlo: «Reservas · Crear». Sin ese permiso verás «Solo quien puede crear reservas decide este lote.».

Cómo te enteras

En Notificaciones aparece una fila del lote con el nombre del cliente y el número de servicios.
Te llega un correo «{cliente} ha enviado una carga de N servicios» con el botón Revisar la carga.

Abre la fila del lote en Notificaciones (o el botón Revisar la carga del correo).
Arriba verás «Carga masiva · {cliente}», el estado Pendiente y el resumen: cuántos servicios, cuántos listos, cuántos sin precio o por revisar y el total en euros.
Usa los filtros (Todos, Listos, Con errores, Precio pendiente, Revisar, Consultas, Excluidos) o el buscador para ir a las filas que necesitan algo.
Resuelve cada fila pendiente:
Corregir abre el editor de la fila (origen, destino, fecha, hora, tipo, horas, pasajero, teléfono, pax, maletas, vehículo, PMR, vuelo/tren, notas y grupo). Pulsa Guardar y comprobar: WAT la vuelve a comprobar y le pone precio con las tarifas de ese cliente. En la casilla de Precio puedes escribir o cambiar el importe. No es repetida quita el aviso de fila repetida (también «Ya existe la reserva #…» y «Ya se envió el … en otra carga», ver abajo). Consulta resuelta cierra una duda que dejó el cliente. Excluir deja la fila fuera (y Recuperar la vuelve a meter).
Cuando no quede nada pendiente, pulsa Aceptar N · X € y confirma en ¿Aceptar N servicios?.
Mientras quede alguna fila sin resolver, el botón está apagado y debajo dice «Resolver N pendientes para aceptar.». Excluir una fila también cuenta como resolverla.

Si no quieres ninguna de esas reservas, pulsa Rechazar lote y confirma.

Si el hotel ya había enviado ese servicio

Cada fila se compara con las reservas de ese cliente (misma fecha, hora y pasajero) y con sus otras cargas que todavía no has aceptado (mismo tipo, recorrido, fecha, hora y pasajero). Si coincide, la fila sale en Revisar y no se crea hasta que lo decidas. Cada servicio anterior cuenta para una sola fila: si antes llegó uno y ahora vienen dos iguales, solo el primero sale repetido.

Si además la fila trae algo distinto —pasajeros, maletas, vehículo, vuelo, teléfono, correo, notas, horas o PMR—, el aviso termina en «…, con cambios: vuelo (antes IB123, ahora IB124)». Es una corrección del hotel, no una copia. El precio no cuenta: lo ponen las tarifas o tú.

«Ya existe la reserva #… para … el … a las …»: Ese servicio ya es una reserva (por ejemplo, de un lote que ya aceptaste). Abrir la reserva te lleva a ella. Si trae cambios, ponlos en esa reserva y excluye la fila. Si es otro servicio, pulsa No es repetida; si no, Excluir.
«Ya se envió el … a las … en otra carga que todavía no se ha aceptado»: El hotel volvió a subir el Excel (o lo subió con una fila corregida). Ver la otra carga abre ese lote. Quédate con uno de los dos: si alguna fila de este trae cambios, el bueno es este, así que rechaza el otro. Al rechazarlo (o al excluir allí esa fila), el aviso desaparece solo de este. Si aceptas el otro, aquí pasa a «Ya existe la reserva #…» y queda pulsar Excluir (corrigiendo antes la reserva si traía cambios). Si son dos servicios distintos, pulsa No es repetida.

Al pulsar Aceptar, WAT vuelve a mirar las reservas del cliente. Si desde que llegó el lote se ha creado alguna igual, no crea nada, marca esas filas y avisa: «N servicios de este lote ya existen como reserva. Revísalos («No es repetida» si son otro servicio, o «Excluir») y vuelve a aceptar.» También mira las filas en las que pulsaste No es repetida frente a otra carga: si esa carga ya se aceptó y una de sus reservas es la misma, la fila vuelve a «Ya existe la reserva #…» y hay que confirmarla otra vez.

Si algunas filas fallan al aceptar

Cada fila se crea por separado. Si alguna falla (por ejemplo, «La recogida ya ha pasado» o «El cliente está pausado o ya no existe»), el lote queda Con incidencias (o Fallido si no entró ninguna) y los errores salen arriba, agrupados por motivo.

Corrige esas filas y pulsa Reintentar N pendientes · X €. Solo se crean las que faltan; las ya creadas no se tocan. Si la aceptación se cortó a mitad, una fila que llegó a crearse no se crea otra vez: WAT la reconoce y la marca Creada. Si esa reserva tenía otro importe, la fila dice «ya existía con X €: revisa el precio en Reservas».
Si una fila dice «Su reserva ya existía con otros datos» («Esta fila ya se creó como la reserva #… y esa reserva tiene ahora otra fecha o pasajero»), la fila se creó en una aceptación que se cortó y después alguien cambió esa reserva en Reservas. Desde el lote ya no se puede volver a crear: revisa la reserva y pulsa Excluir en la fila.
O pulsa Descartar las pendientes: el lote se cierra con las reservas que ya se crearon y las demás no se crearán.

Qué ocurre después

Las reservas entran como cualquier reserva de ese cliente: confirmadas si el cliente tiene la confirmación automática, o Solicitadas (pendientes de que las confirmes) si la tiene manual. Ver Confirmación automática o manual.
Cada fila creada muestra «Creada · #número»: púlsalo para abrir la reserva. También tienes el botón Ver en Reservas.
Si el cliente dejó un correo al subir el lote, recibe «Carga masiva aceptada» con cuántas reservas se crearon, sin importes. Tú recibes un correo con las reservas que ha subido tu cliente. Al pasajero no se le envía nada.
Las reservas no llevan vehículo ni conductor: asígnalos desde el Calendario.
Si el lote trae un grupo que no existe, sale «Este grupo no existe todavía» con cada nombre una vez y cuántos servicios lo llevan. Crear el grupo y asignarlo lo crea con ese nombre (uno solo aunque venga en muchas filas) y se lo pone a sus filas.
Rechazar lote pide el motivo. Lo recibe el cliente por correo y lo ve en su portal, en Cargas masivas, para corregirlo.

Problemas habituales

Borré el precio de una fila y ahora sale 0 €

Si vacías la casilla de precio, la fila se guarda con 0 €, no «sin precio». Escribe el importe correcto antes de aceptar.

Excluí una fila y el lote se queda «Con incidencias» aunque todo lo demás entró

Es normal: el lote no pasa a «Completado» si alguna fila quedó fuera. Las reservas que aceptaste están creadas; compruébalo con Ver en Reservas.

Me sale «este lote ha cambiado; vuelve a cargar la página»

Otra persona de tu equipo lo ha tocado a la vez. Recarga la página y sigue.

Al aceptar dice «N servicios de este lote ya existen como reserva»

Desde que llegó el lote se ha creado alguna reserva igual (otro lote aceptado o una reserva a mano). Esas filas quedan en Revisar con «Ya existe la reserva #…»: pulsa No es repetida si son otro servicio o Excluir, y vuelve a aceptar.

Me han llegado dos lotes con los mismos servicios

El segundo llega con esas filas marcadas «Ya se envió el … en otra carga». Si alguna dice «con cambios», el hotel corrigió algo: el bueno es el segundo, así que rechaza el primero; el segundo se queda sin esos avisos y lo puedes aceptar sin tocar fila a fila. Si ninguna trae cambios, rechaza el que sobra. Si ya aceptaste el primero, en el segundo esas filas pasan a «Ya existe la reserva #…»: pon los cambios en esas reservas y excluye las filas, o rechaza el segundo entero.

Pulsé «No es repetida» y al aceptar la fila vuelve a salir repetida

La pulsaste frente a otra carga que después se aceptó, y una de las reservas de esa carga es el mismo servicio. WAT no lo crea dos veces sin que lo vuelvas a confirmar: si de verdad son dos servicios, pulsa otra vez No es repetida; si no, Excluir.

Al aceptar dice «No hemos podido comprobar si estos servicios ya existen como reserva»

WAT no acepta un lote sin mirar antes si sus servicios ya son reservas, y esa comprobación ha fallado. No se ha creado nada: vuelve a pulsar Aceptar en un momento.

Mi cliente no ve la opción de subir un Excel

Actívale Permitir que el hotel suba reservas por carga masiva en su ficha, pestaña Motor. Lo que ve él: Enviar muchas reservas con un Excel.

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