Antes de cada servicio VTC comprueba seis cosas, por este orden: que el contrato existe y está completo antes de empezar; que el servicio está comunicado al Registro VTC con la matrícula del coche que de verdad va a salir; que la recogida está donde tu autorización permite empezar; que el conductor lleva su permiso y los papeles del coche; que el vehículo es el que se vendió (plazas, maletas, sillas, adaptado); y que el conductor sabe a quién recoge, dónde espera y qué hacer si el pasajero no aparece. Las tres primeras salen de la norma estatal: artículo 182.1 del ROTT, artículo 1 del Real Decreto 785/2021 y artículo 91.2 de la LOTT. Varias comunidades añaden reglas propias, que están más abajo con su artículo.
Es una de las guías de negocio de WAT y la lista es criterio operativo nuestro: lo que es norma lleva su artículo aquí y su fuente al final. Si el servicio es una recogida en llegadas, complétala con traslados al aeropuerto; lo que pasa cuando el pasajero no aparece está en política de no-show y espera.
Lo que exige la norma antes de arrancar
Son seis comprobaciones que no dependen de tu forma de trabajar. Están en normas estatales.
| Comprobación | Qué dice la norma | Dónde está |
|---|---|---|
| El servicio está contratado | Un VTC ocupado por personas ajenas a la empresa solo puede circular si se justifica que presta un servicio previamente contratado. El contrato tiene que estar cumplimentado antes de empezar y su documentación va a bordo. | Art. 182.1 del ROTT |
| Está comunicado al Registro VTC | El titular de la autorización comunica por vía electrónica, antes del inicio de cada servicio concreto, los datos del arrendador, del intermediario, del contrato, del inicio y el fin, y la matrícula. | Art. 1 del Real Decreto 785/2021 |
| Empieza donde puede empezar | Los servicios deben iniciarse en la comunidad autónoma donde está domiciliada la autorización, y el inicio es el lugar donde se recoge de forma efectiva a los pasajeros. La ley prevé salvedades, como la recogida contratada en un puerto o aeropuerto de otra comunidad con destino a la tuya. | Art. 91.2 de la LOTT |
| El conductor lleva su permiso y los papeles del coche | El conductor debe estar en posesión y llevar consigo su permiso válido para conducir, el permiso de circulación del vehículo y la tarjeta de inspección técnica, y exhibirlos a los agentes que se los pidan. El mismo artículo dice que la tenencia de la autorización administrativa «podrá acreditarse mediante su presentación física o digital». | Art. 59 de la Ley de Tráfico |
| La autorización, a la vista si sales de tu comunidad | Cuando el vehículo presta servicio fuera de la comunidad donde está domiciliada su autorización, la lleva en el salpicadero, en lugar visible desde el exterior, salvo que vaya identificado con el distintivo de su comunidad. | Art. 182.5 del ROTT |
| No se sale a buscar clientes | Los VTC no pueden circular por las vías públicas en busca de clientes ni propiciar la captación de viajeros sin contrato permaneciendo estacionados para ello. | Art. 182.1 del ROTT |
Qué documento concreto acredita el contrato a bordo no lo fija hoy ninguna orden que hayamos encontrado: está explicado, con sus dudas, en la hoja de ruta VTC. Lo que pasa si falta alguno de estos puntos está en multas VTC.
De las seis, la que más se escapa es la segunda. La matrícula es uno de los datos obligatorios, así que la comunicación solo puede hacerse cuando ya sabes qué coche sale, y tiene que existir antes de que el servicio empiece. El método para no dejarte ninguno está en la guía del Registro VTC; qué servicios puede hacer tu autorización, en VTC urbana o interurbana.
Lo que añade tu comunidad
La norma estatal es el punto de partida. Estas son reglas autonómicas que hemos leído en su texto oficial y que cambian lo que compruebas antes de salir. Cada una vale en su territorio y solo en él. Las comunidades que faltan no están porque no las hemos verificado, no porque no tengan reglas.
| Comunidad | Qué añade antes del servicio | Norma |
|---|---|---|
| Andalucía | Sin un servicio contratado, el vehículo no puede estacionar a menos de 150 metros de las zonas de especial protección que enumera la ley (entre otras, hospitales, paradas de taxi y sedes judiciales), ni a menos de 300 metros de aeropuertos, puertos y estaciones de tren y de autobús. Si la comunicación al registro no se puede hacer por causas técnicas ajenas al titular, se lleva a bordo una copia del contrato, en papel o electrónica, y la prueba del fallo. | Arts. 18 ter.3 y 18 quater.3 de la Ley 2/2003 |
| Cataluña | Entre la contratación y la prestación efectiva de cada servicio, urbano o interurbano, tiene que pasar un intervalo mínimo de 15 minutos, que los entes locales pueden aumentar. Sin servicio contratado, el vehículo permanece estacionado fuera de la vía pública, en aparcamiento o garaje. | Art. 7.2, 7.3 y 7.6 del Decreto-ley 9/2022 |
| Comunidad de Madrid | En los servicios urbanos, se entiende que propicia la captación el vehículo estacionado sin contrato en el interior y en los accesos del aeropuerto, de las estaciones de tren y de autobús y de los lugares de afluencia masiva. Si por cualquier motivo no se puede comunicar el servicio, a bordo va una hoja de ruta, en papel o digital, con los datos de la comunicación; la empresa la conserva un año. | Art. 8.2.a y 8.3 del Decreto 5/2024 |
| Canarias | En puertos y aeropuertos, el vehículo lleva un documento transfer con el nombre y apellidos de cada pasajero, cuántos se recogen, el vuelo o el buque y el destino, cumplimentado antes de entrar en el recinto; el cartel lleva el nombre y apellidos del cliente y el destino. No se puede llegar al punto de recogida más de treinta minutos antes de la hora prevista. | Arts. 79 quater.3 y 79 septies.3 de la Ley 13/2007 |
| Illes Balears | Durante el servicio van en el vehículo el permiso de circulación y la tarjeta de inspección técnica con la inspección en vigor, la documentación que justifica la contratación previa (vale la aplicación o el documento digital) y las hojas de reclamaciones, con su cartel a la vista. Si el coche sustituye a otro por avería o accidente, también la autorización del órgano competente, el documento que acredita la sustitución y su contrato de arrendamiento. | Art. 62 del Decreto 6/2026 |
El detalle y el resto de condiciones de cada territorio están en su guía: Andalucía, Cataluña, Comunidad de Madrid, Canarias e Illes Balears. Los ayuntamientos y los aeropuertos pueden tener además reglas propias sobre dónde parar y esperar.
La víspera: lo que se cierra el día anterior
El servicio de las seis de la mañana se prepara la tarde de antes. Esta es la vuelta que conviene dejar hecha por cada servicio del día siguiente:
- La reserva está completa: nombre del pasajero, teléfono con prefijo, personas, maletas, origen y destino con dirección exacta, hora, y vuelo o tren si se recoge en aeropuerto o estación.
- Tiene coche y conductor asignados, y el coche vale para ese servicio: plazas, maletero, silla infantil si se pidió, vehículo adaptado si viaja alguien en silla de ruedas.
- El conductor se ha enterado. No basta con habérselo mandado: tiene que haberlo visto.
- Está comunicada al Registro VTC con la matrícula del coche asignado, y el justificante está guardado junto a la reserva.
- La recogida está en un sitio donde tu autorización puede empezar el servicio.
- El coche asignado tiene sus papeles en vigor y su documentación dentro. Lo del conductor está en documentación del vehículo y del conductor.
- La forma de cobro está clara para el conductor: cobra él en efectivo, está pagado o va a cuenta del cliente.
El coche, antes de salir del garaje
- Limpio por dentro y por fuera, sin objetos del servicio anterior.
- Combustible o carga para el servicio entero y el regreso, sin tener que parar con el pasajero dentro.
- El maletero vacío: es el sitio de las maletas del cliente, no el almacén del conductor.
- Lo que se pidió, montado y comprobado: silla infantil, elevador, rampa.
- El cartel con el nombre del pasajero, impreso o listo en el móvil, si la recogida es con cartel.
- El móvil del conductor con batería, datos y cargador en el coche.
- La documentación del vehículo en su sitio y, si el servicio sale de tu comunidad, la autorización en el salpicadero o el distintivo puesto.
Lo que el conductor tiene que saber
El conductor no debería tener que llamar a la oficina para hacer su trabajo. Antes de salir tiene que tener, por escrito y en un solo sitio:
| Dato | Por qué importa |
|---|---|
| Pasajero, personas y maletas | Para reconocerle y para saber, antes de llegar, si caben. |
| Punto exacto de recogida y dónde esperar | Un pasajero que no encuentra al conductor acaba contado como ausencia. |
| Vuelo o tren y terminal | La hora real manda sobre la hora reservada. |
| Teléfono del pasajero y de la oficina | Para avisar a tiempo, no para pedir instrucciones. |
| Observaciones | Silla infantil, movilidad reducida, idioma, parada intermedia. |
| Cómo se cobra | Efectivo, ya pagado o a cuenta del cliente. Si cobra él, cuánto. |
| Qué hacer si no aparece | Cuánto espera, a quién llama y qué prueba guarda antes de irse. |
Una hora antes: la última vuelta
- Si hay vuelo, mira la hora real de llegada y mueve la salida del conductor si ha cambiado.
- Mira el trayecto con el tráfico de esa hora, no con el de la víspera.
- Confirma que el conductor que va a salir es el asignado y el coche es el comunicado.
- Si la reserva llegó de un hotel o una agencia y algo ha cambiado, avísales tú antes de que pregunten.
Si algo cambia a última hora
Los cambios de última hora son el momento en que se rompe lo que estaba bien. Cada cambio tiene su consecuencia:
| Qué cambia | Qué haces antes de que empiece el servicio |
|---|---|
| El coche | Revisa la comunicación antes de salir: la matrícula es uno de los datos del artículo 1 del Real Decreto 785/2021, y la aplicación del Registro en la sede del Ministerio tiene las opciones «Modificar Servicio» y «Anular Servicio». Qué deja cambiar cada una está en la guía del Registro VTC. Comprueba también que el coche nuevo vale para el servicio. |
| El conductor | Dale todos los datos de la tabla anterior y espera a que confirme que los ha visto. |
| La hora | Avisa al conductor y al pasajero. Si la comunicación ya estaba hecha, revísala. |
| El origen o el destino | Comprueba que el servicio sigue empezando donde tu autorización lo permite, y revisa la comunicación. |
| El servicio se cancela | Avisa al conductor y deja constancia de la cancelación junto a la reserva. Cómo se anula una comunicación está en la guía del Registro VTC. |
| No puedes hacerlo | Cédelo a un compañero cuya autorización hayas comprobado: subcontratar servicios VTC explica quién comunica entonces. |
Errores frecuentes
- Comunicar el servicio con el coche previsto y salir con otro.
- Dar por hecho que el conductor lo ha visto porque se le mandó un mensaje.
- Aceptar una recogida fuera de tu comunidad sin mirar si entra en las salvedades de la ley.
- Comprobar la documentación del coche el día de la inspección y no el día anterior.
- Aplicar en una comunidad la regla que conoces de otra: los 15 minutos de Cataluña no son de Madrid, ni las distancias de Andalucía son de Canarias.
- Dejar la forma de cobro para cuando el pasajero ya está bajando del coche.
Qué hace WAT aquí, y qué no
Lo que hace hoy
- Marca en el Calendario los servicios a los que les falta coche o conductor, y en el Asignador ves un día entero con lo que queda por repartir.
- En las cuentas con conductores, enseña junto a cada uno si ha confirmado que ha visto el servicio, y se lo vuelve a pedir si después cambia la hora, la recogida o el destino.
- Da al conductor la ficha del servicio en su app: pasajero, teléfono, direcciones, vuelo, maletas, sillas y tus notas, con el cartel y un documento imprimible del servicio.
- Lista los servicios que faltan por comunicar al Registro VTC, avisa de los urgentes y dice qué dato falta antes de exportar el fichero.
- Guarda la tarjeta de transporte, la ITV y el seguro de cada vehículo con su fecha de caducidad y los marca como caducados cuando pasa.
Lo que no hace
- No comprueba si la recogida está dentro del ámbito de tu autorización ni aplica las reglas de tu comunidad (distancias, minutos de precontratación, documentos propios).
- No sigue los vuelos en tiempo real ni mueve sola la hora de recogida.
- No comunica el servicio al Ministerio por ti ni corrige en la sede una comunicación ya hecha: prepara los datos y el fichero, y la comunicación la haces tú.
- No reparte los servicios sola ni avisa si dos servicios del mismo coche se pisan: la asignación la haces tú.
El Asignador · Saber si el conductor ha visto el servicio · La app para conductores
Preguntas frecuentes
¿Qué tiene que llevar un VTC a bordo durante un servicio?
Según las normas estatales que citamos: el permiso del conductor, el permiso de circulación y la tarjeta de inspección técnica del vehículo (art. 59 de la Ley de Tráfico), la documentación que acredita la contratación del servicio (art. 182.1 del ROTT) y, si presta servicio fuera de su comunidad, la autorización en el salpicadero o el distintivo autonómico (art. 182.5). Tu comunidad puede añadir más: en Baleares, por ejemplo, las hojas de reclamaciones.
¿Cuándo hay que comunicar el servicio al Registro VTC?
Antes de que empiece. El artículo 1 del Real Decreto 785/2021 dice «antes del inicio de cada servicio concreto» y no fija una antelación mínima. Como la matrícula es un dato obligatorio, en la práctica se comunica después de asignar el coche. El paso a paso está en la guía del Registro VTC.
¿Hay un tiempo mínimo entre la reserva y la recogida?
La norma estatal exige que el servicio esté contratado antes de empezar, sin fijar minutos. Algunas comunidades sí los fijan: en Cataluña son 15 minutos entre la contratación y la prestación (art. 7.3 del Decreto-ley 9/2022). Míralo en la norma de tu comunidad.
¿Puedo esperar cerca del aeropuerto a que entre un servicio?
El artículo 182.1 del ROTT dice que un VTC no puede propiciar la captación de viajeros que no hayan contratado antes el servicio permaneciendo estacionado para ello. Varias comunidades lo concretan para el vehículo sin servicio contratado: Andalucía fija distancias, Madrid se refiere al interior y a los accesos del aeropuerto, y Cataluña pide que espere estacionado fuera de la vía pública. El gestor de cada aeropuerto puede tener además sus propias reglas de parada: míralas antes de mandar al conductor.
¿Qué hago si cambia el coche después de comunicar el servicio?
Revisa la comunicación antes de que el servicio empiece: la matrícula es uno de los datos que se comunican de cada servicio (art. 1 del Real Decreto 785/2021). La aplicación del Registro en la sede del Ministerio tiene las opciones «Modificar Servicio» y «Anular Servicio»; qué deja cambiar cada una está en la guía del Registro VTC. Y comprueba que el coche nuevo sirve para lo que se vendió: plazas, maletas y adaptación.
Fuentes
- Real Decreto 1211/1990, Reglamento de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres (texto consolidado) · BOE · consultado el
- Real Decreto 785/2021, de 7 de septiembre, sobre el control de la explotación de las autorizaciones de arrendamiento de vehículos con conductor · BOE · consultado el
- Ley 16/1987, de 30 de julio, de Ordenación de los Transportes Terrestres (texto consolidado, última actualización publicada el 15/04/2026) · BOE · consultado el
- Real Decreto Legislativo 6/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Tráfico, Circulación de Vehículos a Motor y Seguridad Vial (texto consolidado; art. 59 y disposición adicional duodécima) · BOE · consultado el
- Registro de comunicaciones de los servicios de arrendamiento de vehículos con conductor · Sede electrónica del Ministerio de Transportes · consultado el
- Textos de la aplicación web del Registro VTC (menús, casilla de veracidad, carga masiva) · Sede electrónica del Ministerio de Transportes · consultado el
- Ley 2/2003, de 12 de mayo, de Ordenación de los Transportes Urbanos y Metropolitanos de Viajeros en Andalucía (texto consolidado; arts. 18 bis, 18 ter, 18 quater y 18 quinquies y disposición transitoria sexta) · BOE · consultado el
- Decreto-ley 9/2022, de 5 de julio, de medidas urgentes en materia de alquiler de vehículos con conductor (Cataluña, texto consolidado; arts. 1 a 4 y 7) · BOE (DOGC n.º 8704, 07/07/2022) · consultado el
- Decreto 5/2024, de 10 de enero, del Consejo de Gobierno, por el que se desarrolla la Ley 20/1998, de 27 de noviembre, de Ordenación y Coordinación de los Transportes Urbanos de la Comunidad de Madrid, en materia de arrendamiento de vehículos con conductor (arts. 1, 3 y 8 y disposición transitoria segunda) · BOCM n.º 9, 11/01/2024 · consultado el
- Decreto 59/2026, de 1 de julio, del Consejo de Gobierno, por el que se modifica el Decreto 5/2024, de 10 de enero (no cambia sus artículos 3 ni 8.1 a 8.3) · BOCM n.º 156, 02/07/2026 · consultado el
- Ley 13/2007, de 17 de mayo, de Ordenación del Transporte por Carretera de Canarias (texto consolidado; arts. 79 bis, 79 quater, 79 sexies y 79 septies) · BOE · consultado el
- Decreto 6/2026, de 20 de febrero, por el que se regulan los servicios de taxi y de arrendamiento de vehículos con conductor de las Illes Balears (arts. 43, 57, 60 y 62) · BOIB n.º 24, 21/02/2026 · consultado el
Cambios en esta guía
- : Publicación de la guía.
La lista es criterio operativo de WAT. Las referencias a normas se leyeron en su texto oficial el día indicado en «Fuentes» y se resumen con fines informativos: no son asesoramiento jurídico, la norma cambia y tu comunidad o tu ayuntamiento pueden exigir algo más. Antes de decidir, confírmalo con tu gestor o con el órgano competente.
