Paso a paso

Gastos de conductores y vehículos

Apunta cada gasto con la foto o el PDF del ticket, deja que WAT te proponga base e IVA, y pasa a Gastos los tickets que suben tus conductores.

Dónde está: Panel → Gestión → Finanzas → sección Gastos
Disponible para: Titulares de la cuenta · Miembros del equipo con permiso (permiso «Finanzas y facturación · Ver (y Editar y cobrar o Vehículos · Editar para apuntar o borrar)»)
Se usa en: Ordenador (en el móvil no está disponible)

Para qué sirve

Para llevar en un sitio lo que te cuesta tu flota, con su justificante, y que WAT te recuerde lo que está a punto de vencer.

Antes de empezar

En el ordenador o la tableta: Finanzas no se ofrece en el menú del móvil. La pantalla sí funciona en el teléfono si la abres directamente, y allí el botón + Gasto con foto queda abajo, a mano.
Para ver los gastos necesitas «Finanzas y facturación · Ver». Para apuntarlos o borrarlos, además «Finanzas y facturación · Editar y cobrar» o «Vehículos · Editar».

La lista

Arriba eliges la vista (Todos, Por completar, Del conductor) y el periodo: el trimestre en curso (por defecto), el anterior, el año o Todo. Debajo, tres cifras: Gastos del periodo, IVA soportado registrado (lo que dicen los tickets con desglose; qué parte es deducible lo decide tu gestoría) y cuántos están Por completar.

Un gasto está Por completar si le falta el proveedor, el desglose de IVA o el justificante. Se guarda igual; la lista te dice qué le falta.

Apuntar un gasto

Entra en Finanzas, abre la sección Gastos y pulsa + Gasto.
En El justificante, pulsa Hacer foto o Elegir archivo (una foto o un PDF de hasta 4 MB).
En Lo que pone el ticket, escribe el Proveedor, el Total (€) · IVA incluido, la Fecha y el Tipo de IVA.
WAT te propone la Base y el IVA registrado a partir del total y el tipo. Si el ticket dice otra cosa, pulsa El ticket dice otra cosa y escríbelos. Si la cuota no es la del tipo, te avisa sin bloquear; al 0 % la cuota tiene que ser 0.
En A qué corresponde, elige la Categoría (Combustible, Mantenimiento, Peaje, Parking, Lavado, ITV, Seguro u Otro) y el Vehículo (o General (sin vehículo)).
Si quieres, abre Más datos: NIF del proveedor, Nº de factura, forma de pago, cuándo se pagó y el Próximo vencimiento (ITV, seguro…).
Pulsa Guardar gasto. La barra de abajo te dice antes si quedará por completar y qué le falta.

Para completar o cambiar un gasto, ábrelo en la lista: verás sus datos, el justificante al lado y su Historial.

Los avisos de vencimiento

Arriba de la lista verás Ya vencidos y Vencen en menos de 60 días, con el tipo, el coche y la fecha. Solo se avisan en esta pantalla: WAT no manda correo.

Los tickets de tus conductores

El conductor puede subir en cada servicio, desde su app, un gasto con la foto del ticket (Fotos y gastos de un servicio). Salen en la vista Del conductor, con Ver ticket. Pulsa Pasar a gastos y WAT crea el gasto con su foto; después lo completas. También puedes hacerlo desde la ficha de la reserva, debajo de la foto del ticket.

Si la foto no llegó a copiarse, en la ficha del gasto sale Copiar la foto mientras siga guardada (las fotos del conductor se borran a los 30 días).

Borrar un gasto

Qué ocurre después

Verás «Gasto guardado.» y el gasto entra en la lista y en las cifras del periodo.

Problemas habituales

«Solo fotos (JPG, PNG, WEBP) o PDF.»

El archivo no es una foto ni un PDF. Hazle una foto al ticket o guárdalo en PDF.

«El PDF pesa … como mucho 4 MB.»

Las fotos se encogen solas, pero un PDF se sube tal cual. Guárdalo más ligero y vuelve a intentarlo.

«El gasto está guardado, pero el justificante no se ha podido subir.»

El gasto ya existe: vuelve a elegir el justificante en su ficha. No lo apuntes otra vez.

No veo + Gasto ni Pasar a gastos

Te falta el permiso para apuntar gastos: «Finanzas y facturación · Editar y cobrar» o «Vehículos · Editar», además de «Ver».

No encuentro Finanzas en el móvil

Finanzas no está en el menú del teléfono: úsala desde el ordenador o la tableta. Si abres un gasto en el móvil, Guardar gasto queda justo encima de la barra de abajo.

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