Gastos de conductores y vehículos

Para qué sirve

Para llevar en un sitio lo que te cuesta tu flota, con su justificante, y que WAT te recuerde lo que está a punto de vencer.

Antes de empezar

• En el ordenador o la tableta: Finanzas no se ofrece en el menú del móvil. La pantalla sí funciona en el teléfono si la abres directamente, y allí el botón + Gasto con foto queda abajo, a mano.
• Para ver los gastos necesitas «Finanzas y facturación · Ver». Para apuntarlos o borrarlos, además «Finanzas y facturación · Editar y cobrar» o «Vehículos · Editar».

La lista

Arriba eliges la vista (Todos, Por completar, Gastos conductores) y el periodo: el trimestre en curso (por defecto), el anterior, el año o Todo. Debajo, tres cifras: Gastos del periodo, IVA soportado registrado (lo que dicen los tickets con desglose; qué parte es deducible lo decide tu gestoría) y cuántos están Por completar.

Un gasto está Por completar si le falta el proveedor, el desglose de IVA o el justificante. Se guarda igual; la lista te dice qué le falta.

Aquí salen también los gastos que un conductor apunta en su app como pagados por la empresa (lo normal en un repostaje con la tarjeta de la empresa). Son gastos tuyos, no dinero que le debas: debajo del nombre dicen Apuntado por … desde la app y su estado es Por revisar hasta que les pongas el proveedor y el IVA. Lo explica el apartado Lo que pagó la empresa, más abajo.

Apuntar un gasto

Para completar o cambiar un gasto, ábrelo en la lista: verás sus datos, el justificante al lado y su Historial. En cuanto cambias algo, abajo aparece una barra con «Cambios sin guardar»: Guardar cambios, o Descartar para volver a lo guardado.

Los avisos de vencimiento

Arriba de la lista verás Ya vencidos y Vencen en menos de 60 días, con el tipo, el coche y la fecha. Solo se avisan en esta pantalla: WAT no manda correo.

Los tickets de tus conductores

El conductor puede apuntar en cada servicio, desde su app, un gasto con la foto del ticket (Fotos geolocalizadas y gastos de un servicio). Lo que el conductor pagó de su bolsillo sale en la vista Gastos conductores, agrupado por conductor: arriba Total gastado, Pendiente de liquidar y Liquidado; debajo, la barra de filtros. Ahí solo está lo que le debes o le has devuelto: lo que pagó la empresa no aparece ni suma. Cada gasto dice su categoría, de qué reserva viene (número y trayecto) —o el coche, si el conductor lo añadió aparte desde su Menú (repostaje, parking…)— y lleva el botón Ver de su ticket: púlsalo y la foto se abre a pantalla completa (se descarga en ese momento, no al abrir la lista), con zoom, Con sello (la copia con fecha y GPS) y todos sus datos; si la foto vino de la galería del móvil, lo dice. Cuando le devuelvas el dinero al conductor, pulsa Pendiente y pasa a ✓ Liquidado (se puede deshacer pulsando otra vez; no mueve dinero, solo lo apunta). El conductor lo ve en su app, en Menú → Gastos registrados. En la ficha de la reserva, pestaña Actividad, en Actividad del conductor › Gastos del conductor, cada gasto tiene su Ver ticket. Las fotos geolocalizadas que suba el conductor salen aparte, en su propio grupo: no son gastos.

Quién pagó cada gasto: el conductor o la empresa

Al apuntar un gasto, el conductor dice quién lo pagó. En el repostaje sale elegido La empresa (se paga con la tarjeta de la empresa) y en parking, peaje, lavado y otro, Yo; lo puede cambiar con un toque.

Lo que pagó la empresa: por revisar

En cuanto el conductor apunta un gasto como pagado por la empresa, WAT lo da de alta en tus gastos con lo que él puso: la fecha, la categoría, el total (IVA incluido), el coche, su nota y la foto del ticket. Debajo del nombre dice Apuntado por … desde la app y, si es un repostaje, los litros y los km. Si es de un servicio, en su ficha tienes ver la reserva.

• Nace sin proveedor, sin tipo de IVA, sin base ni cuota y sin forma de pago: el conductor no los da y WAT no los inventa. Por eso su estado es Por revisar. Ábrelo y complétalo como cualquier otro gasto.
• La foto del ticket se copia sola como justificante. Mientras no esté copiada, en Justificante pone Foto del conductor y se abre igual; en la ficha tienes Copiar la foto.
• Si en realidad lo pagó el conductor, pulsa Lo pagó el conductor en esa fila o en su ficha: sale de tus gastos y vuelve a Gastos conductores, pendiente de liquidar. Solo mientras siga Por revisar.
• Mientras siga Por revisar, si el conductor corrige el importe, la categoría, el coche o la nota en su app, aquí cambia también. Cuando ya le has puesto algún dato de factura o de pago, el conductor ya no puede cambiarlo ni borrarlo.

Si el conductor marcó mal quién pagó

• Lo pagó la empresa y sale en Gastos conductores: pulsa el botón Pagado por la empresa en esa fila. Sale de ahí, arriba ves Liquidado · pagado por la empresa (ya no se le debe nada al conductor) y entra en tus gastos, por revisar. No mueve dinero.
• En ese mismo aviso tienes Abrir el gasto y Deshacer: Deshacer lo devuelve a Gastos conductores, pendiente de liquidar, mientras no le hayas puesto datos de factura o de pago.
• Un gasto ya ✓ Liquidado no ofrece ese cambio: márcalo antes como Pendiente.
• Los gastos apuntados antes de que existiera esta opción figuran como pagados por el conductor, también los repostajes. Si alguno se pagó con la tarjeta de la empresa, corrígelo con ese mismo botón.

El informe de gastos de los conductores (Excel o PDF)

• El informe lleva solo lo que pagaron los conductores. Lo que pagó la empresa no está: son gastos tuyos y están en Todos.
• Excel: solo los gastos, sin fotos. Una hoja con una fila por gasto (fecha, conductor, categoría, importe, coche, litros, km, servicio, trayecto, nota y estado), el total y, debajo, sus dos partes: pendiente de liquidar y liquidado.
• PDF: en horizontal, con las cifras (total, pendiente de liquidar y liquidado), los totales por conductor, categoría, coche y mes, y la lista de gastos.
• PDF con fotos: lo mismo, pero cada gasto en una ficha con la foto de su ticket (hasta 150; las demás se ven en WAT).

Si la foto no llegó a copiarse, en la ficha del gasto sale Copiar la foto mientras siga guardada (las fotos del conductor se borran a los 30 días).

Borrar un gasto

Qué ocurre después

• Verás «Gasto guardado.» y el gasto entra en la lista y en las cifras del periodo.

Problemas habituales