Emitir una factura

1. Pulsa Facturar reservas. Se abre la página Nueva factura con el elegidor de reservas ya desplegado.

2. Filtra por Cliente operativo, A cuenta de, Grupo o fechas, y elige si el importe es el Precio del servicio o el Neto del ejecutor. Con Solo pendientes de facturar (marcada al abrir) solo ves las que aún no están en una factura.

   Si la desmarcas, las que ya están en una factura salen atenuadas y no se pueden marcar. Si aun así una llega a otra factura emitida, WAT no deja emitir esta («alguna de sus reservas ya tiene otra factura emitida»).

3. Marca los traslados (o Marcar todas) y pulsa Añadir N reservas.

   Cada reserva entra como una línea «Traslado Nº … · origen → destino · fecha», con el IVA al 10 %. Si todas van a cuenta del mismo cliente de facturación, se elige solo. Si vuelves a abrir + Reservas, las que ya has puesto salen «ya en esta factura» y no se pueden marcar otra vez.

4. A la derecha, el documento se va rellenando: líneas, base por tipo de IVA, cuotas y total. Sigue con los pasos de abajo.

   Desde Facturas → Por facturar puedes entrar directo con las reservas puestas: Facturar N en la tarjeta del cliente, Facturar parte (solo un grupo, un mes o un coche), Facturar este grupo dentro de ella o, en la vista Por grupo, Facturar en la fila del cliente.

1. Pulsa + Factura en Facturas (o + Recibo / + Presupuesto en su sección: cada documento tiene su entrada y su página, Nuevo recibo y Nuevo presupuesto, y dentro no se cambia de tipo). Se abre la página Nueva factura: a la izquierda lo que estás componiendo; a la derecha, arriba, el total y Emitir, y debajo Así sale la factura: el PDF de verdad, que se actualiza solo mientras escribes (3 en la captura).

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2. Arriba, en una fila: la Fecha, el Pago (Al contado, 30 días, 60 días o 90 días) y Vence (un presupuesto no tiene vencimiento). Al elegir el plazo, Vence se rellena solo contando desde la fecha; si cambias la fecha, se recalcula. También puedes escribir el vencimiento a mano.

   Si el cliente tiene guardadas sus condiciones de pago (en Finanzas → Clientes), al elegirlo se marca su plazo, con la etiqueta suyo; si no tiene, no se marca ninguno. El vencimiento es para controlar el cobro: no cambia los importes. Una factura lleva siempre la fecha del día en que la emites (hora de España): si la preparaste antes, al emitirla se pone la de ese día. En recibos y presupuestos se respeta la que pongas.

3. En Cliente, escribe parte de su nombre o de su NIF en el buscador y elígelo: se rellenan solos sus datos fiscales (sale en una tarjeta; Editar datos si hay que cambiar algo), su retención y su plazo de pago. Para uno que no tienes guardado, elige + Cliente nuevo al final de la lista y escribe Nombre o razón social, NIF / NIF-IVA, País y Domicilio; marca Guardar como cliente si lo quieres para otra vez.

4. En Conceptos, usa Añadir líneas: Sus reservas (el número es cuántas tiene pendientes de facturar ese cliente: las apuntadas a su cuenta y las de su establecimiento), Su tarifa o Línea libre (sin cliente elegido, los botones dicen Reservas y Tarifa). Cada reserva entra con su concepto hecho: número, fecha y hora; el recorrido; y, en un renglón separado por barras, el cliente, el pasajero, la referencia, la clase de vehículo, cuántos viajan y, si tiene, su grupo («Hotel Marina / Juan Pérez / Turismo / 3 pers. / Team Tailor»). El traslado va al IVA que tiene guardado la reserva, y un extra con IVA propio distinto (por ejemplo, un agua al 21 %) entra en su propia línea, a su tipo: la suma es lo que se cobró. Es una tabla: el Concepto entero, Cant., Base (precio por unidad sin IVA), IVA (10 % traslados, 21 % comisiones y servicios, 4 % o 0 %) y el Importe de la línea. Debajo, el desglose: Base imponible, IVA por tipo, Retención IRPF y el Total.

5. Para facturar un traslado sin reserva, pulsa Su tarifa: busca el Origen y el Destino como en Nueva reserva (aeropuerto, hotel, dirección), elige la Gama y cuántos Traslados, y pulsa Añadir línea. WAT calcula el precio en el servidor con la tarifa del establecimiento de ese cliente —el mismo cálculo que su motor de reservas y la carga masiva— y mete la línea hecha («Traslado Aeropuerto de Alicante → Hotel Delfín · Turismo»), con su base sin IVA y su IVA.

   Al lado se ve con qué tarifa se ha calculado («Tarifa de Hotel Delfín»). Si el cliente tiene varios establecimientos, te pide elegir uno; si no tiene ninguno (o no has elegido cliente), se usa tu tarifa general. Es el precio de día y sin la comisión que algunos motores suman como suplemento: si aplica, edita la línea. Si la tarifa no tiene precio para ese trayecto y esa gama, no se crea nada y te dice por qué. Las direcciones tienen que elegirse de la lista.

6. Mira Así sale la factura: es la primera página del PDF de verdad, sin guardar ni numerar nada. Ampliar la abre en grande.

7. Pulsa Emitir factura · <importe> (1 en la captura) y confirma. O Guardar como borrador (2) para terminarla más tarde.

   Mientras falte algo —tus datos fiscales, el nombre o el país del cliente, una línea sin concepto— el botón no se puede pulsar y el visor dice qué falta. El total se ve igual, para que puedas comprobarlo mientras lo arreglas. Mientras se emite, el botón dice Emitiendo… y no responde: aunque pulses dos veces, sale una sola factura con un solo número. Al emitir, WAT marca sus reservas como facturadas y numera en el mismo paso: si alguna no se puede facturar (ya está en otra factura, la dio de alta otra empresa o tiene extras sin decidir), no se emite nada, no se gasta número y la factura sigue en borrador.

Plazo para expedirla

Debajo de la Fecha, cuando la factura lleva reservas de un mes: hasta qué día puedes expedirla y cuántos días quedan. Si el cliente es una empresa o un profesional, antes del día 16 del mes siguiente al servicio; si es un particular y la factura junta varios servicios, el último día del mes. Si su NIF es de persona física (DNI o NIE), WAT no sabe si es autónomo o particular y te da los dos plazos: hasta fin de mes dice «si es particular»; del 1 al 15 del mes siguiente sale en ámbar Fuera de plazo si es particular · si es empresario o profesional, hasta el 15; y solo después del 15 sale en rojo Fuera de plazo. La ⓘ dice las dos fechas. Con una sola reserva y DNI o NIE, el único plazo es el de empresario o profesional: «Plazo para expedirla si es empresario o profesional: hasta el 15…», y pasado el 15 sale en ámbar, nunca en rojo (a un particular no se le avisa). Avisa, no impide emitir. Con una sola reserva a un particular no sale.

Retención de IRPF

En el desglose, debajo de los conceptos. Si alguna línea es de traslado, WAT la deja a 0 y bloqueada (la ⓘ dice por qué). Si tienes dudas sobre la retención, pregúntale a tu gestor.

Inversión del sujeto pasivo

En el desglose, y solo si el país del cliente no es España. Exige el NIF-IVA con prefijo de país.

Notas

Forma de pago, IBAN… Salen en la factura. Si todas las reservas que has puesto son del mismo grupo, debajo sale marcada la casilla Poner en la factura «Reservas del grupo: …»; desmárcala si no lo quieres.

El total y la vista previa

Los importes los calcula WAT en el servidor, con el mismo motor que emite la factura: lo que ves ahí es lo que se va a emitir. Enseña la base y la cuota por cada tipo de IVA (lo que exige una factura completa), la retención si la hay y el total. En el teléfono, abajo queda una sola fila con el total, Detalle y el botón de emitir; Detalle despliega el resto: el desglose, la vista previa, Cancelar y Guardar como borrador.

«completa tus datos fiscales en Configuracion… antes de emitir»

Te falta el NIF/CIF, el nombre o razón social o el domicilio fiscal. Complétalos en Finanzas → Datos fiscales.

No veo + Factura ni Emitir

Te falta el permiso «Finanzas y facturación · Emitir facturas».

El botón «Emitir factura» está apagado

El visor de la derecha dice justo qué falta: tus datos fiscales, el nombre o el país del cliente, o una línea sin concepto, sin cantidad o sin precio. Arréglalo y el botón se enciende solo.

El total dice «Calculando…» y no cambia

Los importes los calcula el servidor. Si se queda ahí, comprueba tu conexión y vuelve a tocar una línea: se recalcula al cambiar cualquier dato.

«Su tarifa» no da precio para un trayecto

La tarifa con la que se calcula (la ves al lado del botón) no tiene precio para ese trayecto en esa gama. WAT no coge otro parecido ni el del sentido contrario: pon el precio en Tarifas (el enlace Abrir Tarifas lo abre al lado) o escribe la línea con Línea libre.

Ya no está «+ Por zonas»

Se ha sustituido por Su tarifa, que calcula con direcciones reales (no eligiendo zonas a mano) y con la tarifa del cliente.

Al elegir el cliente no se marca ningún plazo de pago

Ese cliente no tiene condiciones de pago guardadas. Elige tú el plazo o escribe el vencimiento; para que salga solo la próxima vez, pon sus días de pago en Finanzas → Clientes.

No puedo elegir la serie de la numeración

La numeración es automática. Facturas (F-AAAA-NNNN) y rectificativas (R-AAAA-NNNN) son correlativas por año. Presupuestos (P-), proformas (PRO-) y recibos (RC-) llevan el número de tu cuenta y cinco cifras (por ejemplo P-10001-00001) y siguen una sola serie. No se elige la serie; sí por dónde sigue, en Datos fiscales → Numeración.

«Elige el país del cliente.» o «falta el país del cliente»

Una factura completa lleva el país de tu cliente y WAT no da por hecho España. Elígelo en la factura o, si es un cliente guardado, en Finanzas → Clientes → Editar.

«Junta servicios de septiembre y octubre…» o «Esta factura junta servicios de 2 meses distintos…»

Has puesto reservas de más de un mes. Una factura que agrupa servicios solo puede llevar los de un mismo mes natural, y WAT no la emite (tampoco desde la lista de borradores). En Nueva factura, pulsa Hacer una factura por mes. Si es un borrador que ya tenía esas reservas, pulsa Eliminar y facturar por mes: se elimina el borrador (sus reservas vuelven a Por facturar) y se abren en una factura nueva, donde pulsas Hacer una factura por mes. Lo que hubieras cambiado a mano en ese borrador no se conserva.

«Fuera de plazo: había que expedirla como tarde el …»

La factura se puede emitir igual, pero ya pasó el plazo de expedición. Si el NIF del cliente es de persona física (DNI o NIE), WAT solo lo dice en rojo cuando ha pasado también el plazo de empresa o profesional (el día 15 del mes siguiente). Ante la duda, consúltalo con tu gestor.

«Fuera de plazo si es particular · si es empresario o profesional, hasta el …»

El NIF del cliente es de persona física y WAT no sabe si es autónomo. Si lo es, aún estás en plazo hasta esa fecha; si es un particular, el plazo acabó el último día del mes. Es un aviso: puedes emitir igual.

«Esta cuenta está marcada como cuenta de pruebas…»

En una cuenta de pruebas no se numera ningún documento real. Si crees que tu cuenta no debería estar así, escríbenos.

«No sabemos si se ha emitido: el servidor no ha contestado…»

Se cortó la conexión justo al emitir. Pulsa Emitir otra vez: si la factura ya se había emitido, WAT te enseña esa misma, con su número; si no, se emite ahora. No se crea una segunda factura. Si recargas la página en la misma pestaña, al volver WAT comprueba qué pasó: si ya estaba emitida, te lo dice; si no llegó a guardarse, empiezas sin más; y si quedó guardada como borrador, solo la retoma sola cuando lo que tienes en pantalla es esa misma factura (mismo cliente, mismas líneas, mismos importes y mismas reservas). Si no lo es, te pregunta antes (ver «Tienes una factura pendiente»). Si la abriste en otra pestaña o la cerraste, mira primero en Documentos emitidos si ya está.

«Tienes una factura pendiente»

Sale al volver a Nueva factura en la misma pestaña cuando una factura anterior se quedó en «No sabemos si se ha emitido», no llegó a emitirse y lo que tienes ahora en pantalla es otra factura. Debajo ves de quién es, cuántas reservas lleva y su total. Hasta que elijas, Emitir y Guardar como borrador no hacen nada. Retomar la factura pendiente abre ese borrador con sus datos y sus reservas, sin mezclar nada de lo que tenías en pantalla. Empezar de cero sigue con la factura nueva: la anterior se queda en Facturas → Borradores sin emitir y con sus reservas, que no vuelven a Por facturar mientras ese borrador exista; si no la quieres, elimínala y vuelven. Si el aviso dice «No hemos podido comprobar la factura anterior», el servidor no contesta: Retomar lo vuelve a comprobar.

«Factura emitida con los datos anteriores»

Pasa si, tras el aviso «No sabemos si se ha emitido», cambiaste algo y volviste a pulsar Emitir: la factura ya se había emitido con lo que tenía en ese momento, y tus cambios no están en ella. Una factura emitida no se edita: si hay que corregirla, haz una rectificativa.

«No hemos podido comprobar qué está ya facturado»

WAT no ha podido leer qué reservas están ya en una factura. Para no ofrecerte otra vez lo que ya facturaste, hasta comprobarlo no deja emitir ni guardar la factura. Pulsa Reintentar en el aviso; si sigue, comprueba tu conexión y recarga la página.

«Esta reserva ya está en otra factura (…): se factura una sola vez» o «No se ha emitido: no se han podido vincular sus reservas…»

Una de las reservas no se puede facturar aquí: ya está en otra factura o en un borrador (entre paréntesis sale cuál), la dio de alta otra empresa o tiene extras sin decidir. No se ha emitido ni se ha gastado ningún número: la factura sigue en borrador. Quita esa reserva con la ✕ de su línea (o termina o elimina el otro borrador, o decide sus extras en la reserva) y vuelve a pulsar Emitir.

«Las reservas de la factura no cuadran con sus líneas…»

Hay una reserva en la factura sin ninguna línea suya, o una línea que dice una reserva que no va. No se ha emitido ni gastado número. Revisa Conceptos: quita esa reserva con la ✕ de su línea y, si la quieres facturar, vuelve a añadirla desde Sus reservas.

«Como mucho 200 reservas por factura…»

Una factura lleva como mucho 200 reservas. Quita algunas con la ✕ de su línea y factúralas en otra factura.

«Otra cuenta con tu mismo NIF ya tiene una factura con este número…»

Dos cuentas de WAT con el mismo NIF no pueden repetir número de factura. No se ha emitido ni gastado número. Escríbenos para revisarlo.