Preparar y aceptar un presupuesto

1. En Presupuestos, escribe el nombre (por ejemplo, «Congreso de cardiología, marzo») y pulsa Crear.

2. Un presupuesto nuevo ya trae una fila vacía lista para rellenar; para más, pulsa Añadir trayecto (se añaden de uno en uno). Cada fila es una reserva completa, con lo mismo que pide tu formulario de reserva: tipo (Transfer o Disposición), origen, destino (o las horas y el punto más lejano), fecha, hora, gama, vehículos, pasajeros, nombre del pasajero, teléfono con su prefijo (sale la bandera y el país, por ejemplo ES), correo y vuelo o tren.

3. En vuelo o tren puedes escribir lo que quieras («pendiente», «llega tarde»…) y cuenta como relleno. Solo se seguirá automáticamente si es un código, como IB3456 o VY 1234; si no, al lado sale una ⓘ gris que lo dice.

4. En origen y destino salen primero tus direcciones habituales; también puedes buscar cualquier dirección, aeropuerto, estación u hotel.

5. El botón de ajustes de la fila abre todos sus datos: equipaje, movilidad reducida (PMR), sillas de bebé, de niño y elevadores, Extras, grupo, cartel de bienvenida, referencia y observaciones para el conductor. En el móvil, toca la tarjeta del trayecto.

6. El Importe de cada fila lo calcula WAT con las tarifas acordadas con tu empresa de transporte, aunque falten el vuelo, el pasajero, el teléfono o el correo: esos datos se piden al aceptar. Solo lo que cambia el precio (origen, destino u horas, fecha, hora, gama, pasajeros) lo deja sin importe, con un aviso corto como Falta origen y una ⓘ con la frase entera. Si a una fila le faltan datos para reservar, su botón de ajustes lleva un punto ámbar. Abajo ves siempre el total, la base y el IVA.

7. En Vuelo / tren, si el trayecto sale de un aeropuerto o una estación y aún no tienes el número, marca Aún no junto al campo (en los datos del trayecto se llama Aún no lo sé). Tendrás que indicar el vuelo como mínimo 24 horas antes del servicio. Si no, la reserva se podrá cancelar.

8. El icono de copiar de la fila la duplica justo debajo; la ✕ la quita (antes pregunta «¿Eliminar este trayecto?», porque se guarda al momento y no se deshace: confirma con Eliminar trayecto). En el ordenador puedes moverte con Tab, Intro y las flechas ↑ ↓ como en una hoja de cálculo.

9. Pulsa Guardar (el botón verde): verás Guardado. Cada cambio se guarda también solo, al momento. Puedes cerrar y volver más tarde.

10. Pulsa Vista previa para ver el PDF o PDF para bajarlo. Duplicar presupuesto, Enviar para aprobación, Rechazar y Borrar están en Más. Rechazar y Borrar preguntan antes y se confirman con el botón rojo Rechazar presupuesto o Borrar presupuesto.

1. Al pulsar Aceptar presupuesto se exigen todos los datos de la reserva (pasajero, teléfono, correo, vuelo…). Si falta algo, no se crea ninguna reserva: las celdas que faltan se marcan en rojo y la lista dice qué falta en cada trayecto.

2. WAT revisa de nuevo cada trayecto: que ninguno haya empezado, que tenga todos sus datos y que el precio siga siendo el de hoy. En la lista, Trayecto N · completar abre ese trayecto para rellenarlo ahí mismo; si lo que falta es el vuelo, Marcar «aún no lo sé» lo resuelve en todos a la vez. Si hay fechas pasadas, puedes Corregir o Eliminar los pasados.

3. Si las tarifas han cambiado, verás una tabla con el precio original y el precio actual de cada trayecto y el total nuevo. Nada cambia hasta que pulses Aceptar con los precios actuales; el precio original queda guardado como referencia.

4. Verás el número de reservas y de vehículos, el importe total y la fecha del primer servicio, y «Al aceptar este presupuesto se crearán X reservas en tu cuenta…». Pulsa Sí, crear X reservas.

Los estados

Borrador

Lo estás preparando.

Pendiente de aprobación

Lo has enviado con Enviar para aprobación para que lo acepte quien puede hacerlo. Si lo editas, vuelve a borrador.

Aceptado

Se crearon sus reservas. Ya no se puede editar: solo duplicar.

Caducado

El primer servicio ya ha empezado. Corrige la fecha de ese trayecto (o elimínalo) y vuelve a borrador, o duplícalo.

Rechazado

Se descartó con Rechazar (lo puede hacer quien puede aceptar). Solo se puede duplicar.

Un trayecto dice «Pendiente»

Tu tarifa no tiene precio para ese trayecto. El total no es definitivo y no se puede aceptar hasta que lo tenga: pídeselo a tu empresa de transporte.

Veo «—» en vez de los importes

Tu acceso no ve los precios. Puedes preparar el presupuesto igual: WAT calcula los importes y los ve Dirección, que es quien lo acepta y descarga el PDF.

No me deja aceptar

La lista que sale al pulsar Aceptar presupuesto dice qué falta en cada trayecto: algún dato que tu formulario de reserva pide (pasajero, teléfono, correo, vuelo…), un trayecto que ya ha empezado o uno sin precio. Pulsa Trayecto N · completar para rellenarlo.

Un trayecto sin vuelo no tiene precio

Ya no pasa: el precio se calcula sin el vuelo. Si una fila no tiene importe, mira su aviso (por ejemplo Falta origen) y la ⓘ.