Editar una reserva

Para qué sirve

Para corregir o actualizar los datos de una reserva, antes o después del servicio: lo que de verdad pasó (otra hora, otra dirección, otro conductor) queda bien apuntado.

Antes de empezar

• Permiso «Reservas · Editar».
• Solo la empresa que originó la reserva puede modificarla. Se puede también con el servicio ya hecho (Completada o No-show); una cancelada o rechazada, no.

Qué hay en cada sección

• Fecha y hora: la recogida. Si cambias la fecha o la hora, el conductor asignado la ve cambiada en su app y se recalcula la disponibilidad.
• Trayecto: origen y destino, con el buscador de direcciones.
• Pasajeros y equipaje: nombre, teléfono y correo del pasajero, el vuelo o tren (y + Otro vuelo o tren), las maletas y cuántos son.
• Tipo de servicio: la gama y la nocturna. Si la reserva es por horas, cuántas. Transfer o disposición se lee, no se cambia.
• Conductor y vehículo: los mismos desplegables de la tarjeta Asignación (con Otro conductor de fuera…) y el fin del servicio.
• Cliente y facturación: el cliente se lee; Se factura a, el grupo y la referencia se cambian.
• Cobro: quién cobra y cómo paga, como en Dinero. El estado del cobro y el enlace de pago se gestionan en la pestaña Dinero.
• Precio y extras: el precio (con la tarifa que calcula WAT para el trayecto nuevo y Usar para ponerla), los extras, el parking y el % de IVA. Los extras se guardan al momento, cada uno por su cuenta.
• Observaciones y notas: las observaciones de la reserva y una nota para el conductor o para el pasajero. Cada nota se guarda como una observación nueva; las de antes no se editan. El pasajero no ve estas notas: para escribirle, usa la conversación de la pestaña Comunicación.

Corregir una reserva que ya pasó

Una reserva Completada o en No-show se corrige igual: Modificar, los desplegables de conductor y vehículo de la tarjeta Asignación y las celdas de la tabla. El estado no cambia: sigue Completada (o No-show). Así cuenta bien en la jornada del conductor y en la Torre de control.

• En el resumen de Modificar sale lo que el cambio no toca: «Esta reserva ya está en la factura F-…: el cambio no la modifica», si ya está cobrada, si está liquidada y si la liquidación del conductor de ese mes está cerrada. Nada de eso se recalcula solo.
• Si ya está en una factura emitida, el Parking y el % IVA salen apagados, y el cliente de facturación tampoco se cambia: se corrige con una factura rectificativa.
• Cambiar el conductor de un servicio ya terminado no le manda aviso a nadie: la ficha dice «Asignación corregida · el servicio ya terminó: sin aviso al conductor».
• El Calendario no deja arrastrar servicios terminados: se corrigen desde la ficha o la tabla.
• Cada cambio queda en la pestaña Actividad de la reserva: quién, cuándo y cómo estaba antes.

En el ordenador puedes cambiar algunas cosas directamente en la tabla, sin abrir la reserva: pulsa la celda de Parking, % IVA, KM o Facturable a, escribe y pulsa Intro (Escape cancela). Hace falta el permiso «Reservas · Editar». La columna Evento/cliente ya no sale por defecto —su sitio lo ocupa Grupo—, pero si la enciendes en Ajustes se edita igual.

La forma de cobro también se cambia en la tabla, en la columna Pago: pulsa su celda y elige Efectivo, Tarjeta al conductor o A cuenta de cliente. Se guarda al elegir. Lo que pone esa columna es cómo se va a cobrar, no que esté cobrado: el estado del cobro está en la ficha, en Dinero.

El Grupo también se cambia en la tabla: pulsa su celda y elige de la lista, que solo trae los grupos del cliente de esa reserva. Se guarda al elegir, y Sin grupo lo quita. + Nuevo grupo… crea uno dentro de ese cliente: escribe el nombre y pulsa Intro (hace falta poder gestionar los grupos del cliente: «Mis clientes · Editar» o «Finanzas y facturación · Editar y cobrar»). Una reserva propia, sin cliente, no puede llevar grupo: su celda no se pulsa.

Los minutos que contabiliza el servicio también se ponen en la tabla, en la columna Duración (min) (en el ordenador su cabecera dice Min): pulsa su celda, escribe los minutos sin decimales (90 = hora y media; como mucho 1440) y pulsa Intro o sal de la celda; Escape cancela. Hace falta el permiso «Reservas · Editar». La hora de fin pasa a ser la recogida más esos minutos. Si borras el número y pulsas Intro, la hora de fin se quita. La celda vacía está en blanco, pero se puede pulsar. Como las demás, se cambia también con la reserva ya completada; a diferencia de ellas, también en las que hace tu empresa aunque las originara otra: es el mismo dato que Fin del servicio en la ficha.

Qué ocurre después

• El cambio queda anotado en la pestaña Actividad de la reserva (si tienes permiso para ver la actividad).
• El Grupo no se puede cambiar si la reserva ya está facturada.

Problemas habituales