Paso a paso

Crear una reserva

Apunta a mano un traslado en una sola página, con el presupuesto a la vista mientras lo rellenas. Entra confirmada.

Dónde está: Panel → Reservas → + Nueva reserva → Formulario completo (en el móvil, Reservas → Nueva reserva)
Disponible para: Titulares de la cuenta · Miembros del equipo con permiso (permiso «Reservas · Crear»)
Se usa en: Ordenador y móvil

Para qué sirve

Para apuntar un servicio que te han pedido por teléfono, WhatsApp o en persona. Es el mismo motor de tus clientes, pero aquí eliges tú el precio, a quién facturas, el coche y el conductor.

Antes de empezar

Permiso «Reservas · Crear».
Tu cuenta tiene que estar verificada: hasta entonces WAT no deja crear ninguna reserva, tampoco a mano. Ver Verificar tu empresa.
Para que el precio salga solo, ten configuradas tus tarifas. Si no, puedes escribir el precio a mano.

Pulsa + Nueva reserva en la barra lateral (o la tecla N, desde cualquier pantalla del panel). Se abre el formulario.
Un traslado sencillo lo puedes apuntar en la propia tabla pulsando una celda vacía: Crear una reserva desde la tabla. También llegas al formulario desde el Inicio y el Calendario.
Deja marcada la pestaña Transfer. Escribe Origen y Destino y elige cada uno de la lista de sugerencias.
Si arriba has elegido un cliente, salen las direcciones habituales de ESE cliente (las de su ficha), cada una en origen, en destino o en los dos, según la tengas puesta; sin cliente, salen las tuyas. Tus direcciones habituales salen arriba de la lista con el nombre que les pusiste. Al elegir una se escribe ese nombre seguido de su dirección («Oficina · Calle Mayor 5, 03501 Benidorm»), y así queda en la reserva; si la dirección ya empieza por el nombre, no se repite. El precio se calcula con la ubicación exacta que guardaste. Si es un servicio por horas, usa la pestaña Por horas: Crear una reserva por horas.
En Cuándo, pon la Fecha de recogida y la Hora de recogida. Si quieres, añade la hora de fin —o lo que dura, en minutos: o duración (min)— o marca que se repite cada semana.
También vale una fecha u hora ya pasada (atajo Ayer): para apuntar un servicio que se hizo sin meterlo, por ejemplo uno que se pasó por teléfono. Entonces es obligatorio poner coche y conductor (o un conductor externo), el botón dice Guardar reserva pasada, te pide confirmarlo y la reserva se guarda ya Completada, solo para el registro y el cobro. Al pasajero no se le manda nada.
En Vehículo toca la gama (Turismo, Turismo VIP, Minivan o Minivan VIP). Cada una enseña el precio de tu tarifa.
A la derecha, el Presupuesto se va rellenando mientras escribes: el mapa, el trayecto, la fecha, el vehículo y el precio.
En Pasajeros y equipaje indica Pasajeros totales, Maletas pequeñas y Maletas grandes, y marca si hace falta vehículo adaptado o sillas para niños.
En Datos del pasajero escribe su nombre (es lo único obligatorio) y, si los tienes, teléfono, correo, vuelo y notas. El vuelo no es obligatorio; si el pasajero tiene dos (una escala, ida y vuelta), escribe el primero y pulsa + Añadir otro vuelo. Como mucho son dos, y el segundo se quita con Quitar.
El campo Email del cliente (opcional) es el correo del pasajero: ahí le llega la confirmación.
En Precio y cobro revisa el Precio (€) y el Cobro y, si quieres, elige ya el Cliente a facturar. En Asignación, el Vehículo y el Conductor.
Mira el Presupuesto de la derecha y pulsa Crear reserva confirmada, debajo del total.
Si falta algo, encima del botón se dice qué.

El presupuesto

Sale del mismo cálculo que el precio de la reserva: tu tarifa, la zona o los kilómetros, el recargo de noche si toca y, por horas, la dieta.
Enseña cada línea, la base imponible, el IVA y el Total, que lleva el IVA dentro. Si escribes un precio a mano, el presupuesto pasa a ese importe y te recuerda el de tu tarifa.
Mientras se calcula dice «Calculando…». Si no hay tarifa para esa gama o el trayecto no se encuentra, lo dice con su motivo.
El % de IVA del presupuesto es el de tus tarifas, y es el que la reserva se guarda. Si luego cambias el tipo en Tarifas, esta reserva conserva el que se le aplicó. Puedes corregirlo en su ficha.
Copiar resumen copia el trayecto, la fecha, el vehículo y el precio en texto, para pegarlo donde quieras. Enviar por WhatsApp abre WhatsApp con ese texto; si pusiste el teléfono del pasajero, en su chat.
No se guarda ni se crea ningún documento. Para un presupuesto en PDF, hazlo en Finanzas con + Presupuesto: Emitir una factura.

Precio (€): Vacío = el precio de tu tarifa, que ves en el presupuesto. Si escribes un importe, manda ese. No puede ser negativo.
Cobro: Cómo pagará el pasajero: Efectivo (lo normal), Tarjeta al conductor o A cuenta de cliente. No indica si ya está pagado.
Cliente a facturar (opcional): A quién le harás la factura. Puedes crear uno nuevo ahí mismo con + Añadir cliente nuevo….
Parking € (opcional): Se apunta aparte y no se suma al precio.
Grupo (opcional): Sale si tienes clientes. Con un cliente elegido arriba, el desplegable trae sus grupos (un congreso, una boda, un equipo) para facturarlos juntos después; + Nuevo grupo… crea uno ahí mismo, dentro de ese cliente: escribe el nombre y pulsa Crear. Mientras llegan los grupos del cliente, el desplegable dice «Cargando grupos…». Sin cliente elegido está apagado: los grupos son de cada cliente. En una reserva que se repite tampoco se elige. Ver Grupos del cliente.
Vehículo (opcional): Solo salen tus vehículos activos en los que caben los pasajeros (y adaptados, si marcaste movilidad reducida). «(tipo distinto)» avisa de que no es la gama elegida.
Conductor (opcional): Solo en cuentas con flota: tus conductores activos.

Qué ocurre después

La reserva nace Confirmada, contigo como empresa que la hace. WAT no cobra comisión por las reservas que apuntas a mano.
Si pusiste correo del pasajero, le llega un correo «Reserva confirmada» con el trayecto y la hora, sin el importe. Si la fecha ya había pasado, no se le manda nada y la reserva queda Completada.
Si elegiste conductor, lo verá en su app. Si no, asígnalo después: Asignar conductor y vehículo.
Verás «Reserva creada · Nº …» con el botón Ver la reserva.

Problemas habituales

Arriba pone «Todavía no puedes crear reservas…» y el botón de crear está apagado

Tu cuenta aún no está verificada: hasta que WAT aprueba tus documentos no se puede crear ninguna reserva. Si dice «falta subir tus documentos», pulsa Subirlos; si dice «tu cuenta está en revisión», no tienes que hacer nada: te llega un correo cuando quede verificada. Si solo dice «tu cuenta está sin verificar», pulsa Ver verificación para ver qué falta. Si trabajas en el equipo de otra empresa, la verificación la hace su propietario. Puedes recorrer el formulario para ver cómo funciona, pero no crear. Ver Verificar tu empresa.

No sale precio o sale «—»

No hay tarifa para ese trayecto o esa gama; el presupuesto dice el motivo. Escribe el precio a mano en Precio y cobro o revisa tus tarifas: El precio sale a 0 € o «sin precio».

El botón de crear está apagado

Falta algo. Encima del botón se dice qué: el origen, la fecha, el nombre del pasajero…

¿Puedo mandarle el presupuesto al cliente antes de crear la reserva?

Sí, como texto: Copiar resumen o Enviar por WhatsApp, en el presupuesto. No queda guardado: si el cliente acepta, vuelve a Nueva reserva y créala.

«El grupo supera la capacidad de la categoría elegida»

No caben tantos pasajeros o maletas en esa gama. Sube a Minivan o divide la reserva en dos.

Me ofrece «Crear enlace de pago» al terminar y no funciona

El cobro con tarjeta aún no está disponible. La reserva está creada igual; cóbrala en efectivo o con datáfono.

Se nos olvidó meter un servicio que ya se hizo

Créalo con su fecha y hora reales, aunque ya hayan pasado. En Asignación pon el Vehículo y el Conductor, o el conductor externo que lo hizo (es obligatorio). Pulsa Guardar reserva pasada y confírmalo: queda Completada al momento. Al pasajero no le llega ningún correo.

¿Puedo duplicar una reserva que ya tengo?

Sí, si la dio de alta tu empresa: en la lista, ⋯ → Repetir reserva; en la ficha, ⋯ → Repetir reserva (otra fecha). Se abre Nueva reserva con todo copiado y arriba «Repitiendo la reserva Nº …: elige la fecha y la hora.». Si se repite cada semana, usa una reserva repetitiva.

Quiero apuntar la vuelta de un traslado

En la lista, ⋯ → Repetir reserva (vuelta); en la ficha, ⋯ → Repetir reserva otra fecha (vuelta). Se abre Nueva reserva con todo copiado pero con el origen y el destino cambiados de sitio, y arriba «Vuelta de la reserva Nº …: elige la fecha y la hora.». Al crearla, la vuelta queda enlazada con su ida: Ida y vuelta enlazadas. Una reserva por horas no tiene vuelta: en la lista no sale y, desde la ficha, se copia tal cual.

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